案内メールの自動化で、誤送信の不安を解消
1. 課題：手作業によるファイル送信のリスク
株式会社◯◯の営業事務員は、顧客への見積書発行業務を担当しています。
従来、見積書発行業務においては、ファイルダウンロードフォームの自動生成とダウンロード状況の自動通知機能が導入されていました。
しかし、ダウンロードフォームURLの案内メール作成と送信は、担当者が手作業で行う必要がありました。
この手作業によるメール作成には、
- 入力ミスによる誤送信のリスク
- 業務効率の低下
- 顧客対応の遅延
などの問題がありました。
2. 解決策：顧客への案内メール送信を自動化
プロセスオーナーは、ダウンロードURL記載の案内メールが自動送信される仕組みを構築します。
Before :
1. 登録する
- 担当者は、見積書ファイルを登録します。
1x. ダウンロードURL生成
- ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
2. ダウンロードする
- 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
- 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
- 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
3. URL確認
- 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。
After :
1. 登録する
- 担当者は、見積書ファイルを登録します。
1x. ダウンロードURL生成
- ファイルのダウンロードURLが自動生成されます。
2. ダウンロードする
- 期限付きのファイルダウンロードフォームが自動生成されます。
- 顧客がファイルをダウンロードすると、担当者に通知されます。
- 7日経過後、ファイルダウンロードフォームがクローズされます。
2x. メール本文生成
- ファイルダウンロードフォームのURL案内メールが、自動生成されます。
3. URL確認
- 担当者は、ファイルダウンロードフォームのURLが確認できます。
- ファイルダウンロードフォームのURL案内メールが自動生成されます。
- 担当者は案内メールの送信方法を、手動と自動から選択できます。
- 自動を選択すると、案内メールが顧客に自動送信されます。
Before / After 比較（スライダが動きます）
3. 効果
セキュリティリスクの低減
- 手作業による誤送信や情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。
- 送信内容のテンプレート化により、人為的ミスを防止できます。
業務効率の向上
- 案内メールの作成と送信にかかる時間を大幅に削減できます。
4. 他業務での応用
顧客向け資料配布
顧客に製品資料やマニュアルをダウンロードフォームで配布することで、顧客満足度向上に貢献できます。
教育・研修
受講者に教材をダウンロードフォームで配布することで、学習環境を整え、学習効果を高めることができます。
ホワイトペーパー配布
企業の専門知識をまとめたホワイトペーパーをダウンロードフォームで配布することで、リード獲得やブランディング効果を期待できます。
