希望の人材のみ面接を実施。さらに書類選考は同時並行でスピード化！
1．課題：多過ぎる部門長の面接回数
W社は、創業3年目、約30人の従業員を抱えるIT系スタートアップ企業です。資金調達も順調に進んでおり、経験者採用の強化に取り組み中です。応募者数も順次増加しており、採用担当者は採用活動の成果を出したいと考えています。
しかし、人事部長による書類選考後に一次面接を担当する各部門長から、不満の声が上がりました。
実は、書類選考の通過率は非常に高く、結果的に部門長の面接回数が大きく増加していました。また、面接が多いにも関わらず、最終の社長面接に進む応募者は一次面接者の10％程度と、部門長からは適切な書類選考がされているのかという疑問の声も上がっていました。
2．解決策：書類選考の厳格化
採用担当者は、書類選考の基準を厳格化し、一次面接に進む応募者を減らすべきだと考えました。一方で、期待の持てる人材と面接できるように、応募先の部門長にも書類選考に加わってもらうことにしました。その上で、通過条件を「人事部長と部門長の双方が合格判定すること」としました。
プロセスオーナーは、書類選考工程が応募先の部門長にも割り当てられるよう、ワークフローを改編します。また、選考にスピード感を持たせられるよう、人事部長・応募先の部門長が同時並行で選考に対応できるように工夫します。
Before :
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- 採用担当者は[1-1.応募受付]工程で、書類の不備等を確認し、問題なければ[2-1.人事書類選考]工程に流します。
After :
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- 採用担当者は[1-1.応募受付]工程で、書類の不備等を確認し、問題なければ書類選考工程に流します。
- この際、人事部長と応募先の部門長双方に書類選考工程が割り当てられます。
- 人事部長は[2-1.人事書類選考]工程で、応募先の部門長は[2-2.部門長書類選考]工程で合格・不合格を選択します。
- この際、双方が合格とした場合のみ、書類先行通過と判定され、人事担当者は[3-1.確認/一次日程]工程で、一次面接の日程を調整します。
3．効果
部門長の面接時間の削減
- 応募先の部門長による書類選考の時間は増加しますが、採用面接の回数・時間は大きく減少するため、全体として部門長が採用活動にかける総時間は削減されます。
- さらに、希望する人材のみ面接することが可能となり、少ない時間で効率的な人材採用が可能になります。
採用担当者の工数削減
- 面接人数が減ることで、部門長・社長の日程調整が容易になり、採用担当者の業務効率が改善します。
採用プロセスのリードタイム短縮
- 書類選考を、人事部長・応募先の部門長が同時に進められるため、前工程の待ち時間がなくなり、選考期間が短縮されます。
