Boxを活用した業務委託の効率化 – 自動化のススメ | ノーコードワークフローのQuestetra BPM Suite

こんにちは！矢作です！

クラウドストレージ Box には、社外の人とファイルやフォルダを「共有」するための機能が用意されています。共有の方法には、「コラボレーション」と「共有リンク」という２つの方法があります。

本記事では、「コラボレーション」による「共有」を自動化する方法を紹介します。

先に、「コラボレーション」と「共有リンク」の違いについて知りたい人は、「自動化のススメ – Box コラボレーションと共有リンクの違い」をご覧ください。

ノーコード開発クラウド Questetra BPM Suite

「業務の自動化」には、クラウド型のノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。クエステトラ社が提供するクラウドサービスで、システムの内製化に活用されています。

Questetra BPM Suite では、システム開発が Web ブラウザだけで行われます。業務の流れ図（ワークフロー図）の作成を通じて、業務システムが構築されます。構築されたシステムでは、業務データが電子化されるだけではありません。

人と人との業務情報の受け渡しが自動化されるとともに、数値計算、データの解析や整形、メール送信などの処理も自動化されます。更に、他のクラウドサービスとのデータ連携も自動化されます。

自動化は、ワークフロー図において自動化したいタイミング（例えば、品質管理部長が検査報告書を承認したら）に、自動処理が行われるアイテム（検査報告書ファイルが Box にアップロードされる）を配置することで実現されます。

Questetra BPM Suite に用意されている様々な自動化アイテムを利用すると、簡単に「業務を自動化」できるようになります。

クラウドストレージ Box コラボレーション

Box は企業向けのクラウドストレージサービスです。Box 導入事例ページには「顧客企業数100,000以上、67%がフォーチュン500企業」と書かれており、大変多くの企業で利用されていることが分かります。

前節で紹介した「Questetra BPM Suite (v13.3)」に用意されている自動化アイテムには、Box に関するものが用意されています。

Box: ファイルアップロード
Box: ファイルコピー
Box: ファイル移動
Box: ファイル共有リンク作成
Box: ファイル共有リンク削除
Box: ファイル削除
Box: ファイルダウンロード
Box: フォルダ作成
Box: フォルダ検索
Box: フォルダ共有リンク作成
Box: フォルダ共有リンク削除
Box: フォルダ削除
Box: コラボレーション追加
Box: コラボレーション削除

次節で作る仕組みでは「Box:コラボレーション追加」「Box: コラボレーション削除」（太字）が使用されます。

業務委託でのファイルのやり取りを効率化

次のような処理が行われるシステムを構築します。

業務委託の担当者は、委託先の氏名とメールアドレス（Boxアカウント）、ファイルのやり取りに使用する Box のフォルダIDを入力する。（委託申請）
担当者の上司は申請内容を承認する。
フォルダにコラボレーションが追加される。
委託先に、委託に関する案内や Box のフォルダURLが書かれたメールが送信される。
業務委託の担当者は納品物をチェックする。
担当者の上司は、納品チェックの結果を確認し承認する。
フォルダからコラボレーションが削除される。
委託先に、Boxのフォルダへアクセスできなくなったことが書かれたメールが送信される。

この業務の流れのうち、太字の工程は自動処理されます。

まずは業務の流れ図（ワークフロー図）を作成することから始めます。（以下、Questetra BPM Suite での操作です）

クラウドソーシングなどへの業務委託ワークフロー図

ワークフロー図中の次の 4 つの工程は人により処理されます。（青い四角アイテム）

1.委託申請
2.委託承認
5.納品チェック
6.納品承認

「2.委託承認」で承認されると、グレーのアイテム「3.コラボレーション追加」で Box のフォルダにコラボレーションが自動追加されます。続いて、赤丸のアイテム「4.委託先にメール送信（委託時）」で、委託に関する案内や Box のフォルダURLが書かれたメールが委託先に送信されます。

その後、「6.納品承認」で承認されると、グレーのアイテム「7.コラボレーション削除」で Box のフォルダに追加されていたコラボレーションが自動削除されます。そして最後に、赤丸のアイテム「8.委託先にメール送信（終了時）」で、委託先に Box のフォルダへアクセスできなくなったことが書かれたメールが送信されます。

コラボレーション追加・削除の設定

委託先へのメール送信設定

「1.委託申請」では、委託先とファイルのやり取りをするためのフォルダを Box に予め作成しておきます。そして、作成したフォルダのフォルダ ID を入力します。フォルダ ID は、フォルダの URL の一部（次の青い部分）です。

https://example.app.box.com/folder/xxxxxxxxxxx

委託申請が承認されると、委託先が Box のフォルダに共同作業者としての設定が自動的に行われます（コラボレーション追加）。その直後に、委託先には共有するフォルダの URL がメールで自動送信されます。

この後、委託先（共同作業者）と委託担当者との間で、ファイルのやり取りが行われ（ワークフロー図中には含まれていません）ます。最終的に、委託先が納品した成果物を納入承認されると、共有していた Box のフォルダから共有設定が自動解除されます（コラボレーション削除）。その直後、委託先には業務委託が終了されることを知らせるメールが自動送信されます。

委託申請・承認工程の画面

納品チェック・承認工程の画面

委託先に送信されるメール

クラウドソーシングなどへの業務委託ワークフローの自動化

まとめ

業務委託が承認されると、委託先と共有する Box のフォルダに、自動的に共有設定（コラボレーション追加）される仕組みを紹介しました。委託先からの納品について承認されると、Box のフォルダから自動的に共有設定が解除（コラボレーション削除）される機能も備わっています。

Box のフォルダを、社外の人と共有する設定、共有を解除する設定が自動的に行われるようにすることで、設定・解除に関する担当者の手間がなくなります。また、設定・解除を知らせる案内メールを送信する手間もなくなります。

これらの作業はすべて自動で処理されることになったため、手動で処理していたときには発生していた作業モレや、作業ミスも同時になくなります。

ノーコード開発プラットフォーム「Questetra BPM Suite」に用意されている自動化アイテムを利用すると、Box の API (Application Programming Interface) に関する知識・経験がなくても、ファイルコピー、共有リンク作成が自動処理される仕組みを構築できます。

「Questetra BPM Suite」には60日間無料でご利用いただけるトライアルが用意されています。ご興味のある方は、是非、以下よりお申し込みください。

今回はここまで！

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