Box、kintone、Google Calendarと連携した業務開始が可能に

SaaSベンダーの株式会社クエステトラ（京都市、代表執行役 CEO 今村元一）は4月12日、クラウド型ワークフロー製品である 『Questetra BPM Suite』 の新バージョン13.0を公開しました。新バージョン13.0では、たとえば「Boxへのファイル登録」をトリガーに、ワークフローの自動開始が実現できるようになります。

DX(デジタルトランスフォーメーション)推進や、リモートワークに対応した仕組み構築において、様々な企業向けSaaSが利用されるようになりました。SaaS活用により一定の効果が得られるものの、SaaS間でデータをやり取りする手間が大きいという課題も存在します。

新バージョンの『Questetra BPM Suite』では、例えば、ファイルストレージサービスのBoxに契約書が置かれると、審査対応の工程が然るべき担当者に自動的に割り当てられる、というような仕組みをノーコードで構築できるようになります。これにより、メールやチャットサービスを利用した依頼作業の手間が削減されます。

Boxの他、kintone、Google Calendarでも同様に、登録されたデータをトリガーとして、業務が自動開始される仕組みを構築できるようになります。

Questetra BPM Suite とは

クラウド型ワークフロー『Questetra BPM Suite』は、ペーパーレス環境やリモートワーク環境を推進するための業務プラットフォームです。業務案件は業務フロー図に従ってコントロールされ、案件が人間工程に到達すれば担当者はアウトプットを求められます。また、案件が自動工程に到達した際には、「PDFの生成」や「クラウドストレージへの保存」といった既定の処理（サーバサイド処理）が自動的に行われます。（BPM: Business Process Management）
「稟議承認フロー」「文書翻訳フロー」「品質チェックプロセス」「請求書発行プロセス」といった様々な業務に適用していただけます。各業務のプロセスオーナーは日々の業務の中で少しずつ「業務プロセスの改善」を実践することが可能です。（業務フロー図サンプル： https://questetra.zendesk.com/hc/ja/articles/360012492211 ）

SaaSと連携した業務の新規自動開始

SaaSに新たにデータ（やファイル）が登録されると、自動的にプロセスが開始される開始イベントが追加されました。対応するSaaSは、Box、kintone、Google Calendarです。※対象エディション: Advanced, Professional, Enterprise

その他の機能改良について

Boxファイルダウンロード

サービス工程を利用すると、Boxに保存されたファイルがファイル型データに自動セット（添付）されるようになります。契約書作成業務フローであれば「あらかじめBox保存された契約書ひな形が取り込まれた状態」を実現できるようになります。※対象エディション: Advanced, Professional, Enterprise

Boxフォルダ共有リンク削除

サービス工程を利用すると、Boxに作られたフォルダの共有リンクが削除されるようになります。例えば、共有設定されていたフォルダが定められた期間を経過後に自動的に共有されなくなる、という仕組みを構築できるようになります。※対象エディション: Advanced, Professional, Enterprise

Google MeetのURL自動生成

Google Calendarに予定が自動追加されるサービス工程で、予定情報にGoogle MeetのURLが自動的に生成・追加されるようになります。例えば、お客様との面談予約を管理する業務において面談日時を入力すると、自動的にMeet URLがセットされた予定が登録され、メール送信機能によりMeet URLがお客様に案内される、という仕組みを構築できるようになります。※対象エディション: Advanced, Professional, Enterprise

★詳細については、リリースノートを御参照ください。Ver. 13.0 リリースノート： https://support.questetra.com/ja/versions/version-1300/