こんにちは！矢作です！

ワークフローシステムや簡易データベースシステムの様に、自分たちでデータの入力画面を作れるクラウドサービスが多く存在します。そのようなシステムでは、データ入力の手段に「選択入力機能」が用意されています。選択入力機能は、用意された選択肢の中から適切なものを選ぶと、データ入力が完了する、というとても便利な機能です。

選択入力機能は、入力の手間を減らすだけでなく、誤入力も防止できるというメリットがあります。しかし、選択入力機能が役に立つのは “選択肢” が適切にメンテナンスされていることが前提です。

複数の業務で利用される選択入力機能の場合には、ひとつの選択肢マスターデータが利用される仕組みを活用すると、メンテナンスの手間が削減されます。

本記事では、マスターデータの更新頻度が高い場合の課題を解決する、更新作業の自動化について紹介します。

選択肢マスターデータの自動更新が必要な理由

選択肢のメンテナンスコストに関する図をご覧ください。

選択肢のメンテナンスコスト – 更新頻度と業務の数との関係

この図では、

• 選択肢更新の頻度
• その選択肢を必要とする業務の数

に応じて、選択肢のメンテナンスコストがどうなるのかを示しています。選択肢マスターデータを用意することで解決できるのは、「その選択肢を必要とする業務の数」が多いときのみです。選択肢の更新作業を、1日に1度、数時間置きに1度、というようなペースで行わなければならない場合、選択肢マスターデータを用意するだけでは十分に対応できません。選択肢マスターデータの更新は、次の2つの作業で行われます。

• 新しい選択肢マスターデータを用意する
• 用意した選択肢マスターデータをシステムにセットする（アップロードする）

これらを1日置き、数時間置きに行うには、大きな手間が発生します。また、ミスが発生する可能性も高くなります。
このような課題を解決するために、選択肢マスターデータの更新作業を “自動化” することが求められます。

選択肢マスターデータ自動更新の仕組み

実際に、選択肢マスターデータが自動更新される仕組みは、そのシステムにより様々です。ここでは、クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」に備わっている仕組みを紹介します。前節で、選択肢マスターデータの更新は次の2つの作業で行われると紹介しました。

• 新しい選択肢マスターデータを用意する
• 用意した選択肢マスターデータをシステムにセットする（アップロードする）

Questetra BPM Suite では、この流れをワークフロー図に描いて設定することで、選択肢マスターデータの更新を自動化することができます。
例えば、次のワークフロー図では、クラウド型簡易データベース kintone アプリに登録されているデータから、選択肢マスターデータが更新されます。

選択肢マスター自動更新ワークフロー

このワークフローでは、次の作業が毎日5:00に自動的に処理されるようになっています。

• kintone アプリに格納されたデータをダウンロード
• ダウンロードされたデータを、選択肢マスターデータとして登録

この例では、kintone アプリのデータをダウンロードしていますが、他にも Google スプレッドシートに登録されたデータも対象とすることが可能です。また、独自にスクリプトを組むことで、他のクラウドサービス(Salesforce など)に登録されたデータをダウンロードすることもできます。

Questetra BPM Suite では、ワークフロー図に選択肢マスターを登録するまでの流れを描き、簡単な設定を行うだけで、選択肢マスターファイルが自動更新される仕組みを構築できます。

まとめ

データ入力画面における選択入力機能は大変便利な機能ですが、その選択肢のメンテナンスコストが大きくなることがあります。

更新頻度が高い場合には、その更新作業が自動化されるようにすることで、手間が小さくなったり、ミスが防止されたりします。クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」では、選択肢を更新するための手続きをワークフロー図に描き、簡単な設定をするだけで、選択肢マスターファイルが自動更新される仕組みを構築できます。

Questetra BPM Sute にご興味を持たれた人は、60日間無料でご利用いただけるトライアルがございますので、是非お申し込みください。

今回はここまで！