はじめに

お客様へ業務改善のご提案内容を模索されていることと思います。「業務課題想定が絞りきれない」「複雑・多種な論点となり、お話がすすまない」というパートナー様の声を聞きます。お客様にとってわかりやすくシンプルな業務を対象に業務改善の議論を行うことが望ましくあります。

しかしながら、シンプルな業務は効果性が薄いと感じられ、応用利用のイメージも持ちづらくあります。「ペーパーレス」の話題・議論も同様です。Questetra で「ペーパーレス」実現を考える時、どのような課題・解決が行えるのか?周辺課題解決も含め説明を致します。

課題整理の重要性?

サービスのお申し込みや契約サービスの連絡票(損害保険等では、事故の報告)の送付を行う手続きがあります。昨今、Web サイトから手続きを行えますが、「紙で郵送」「FAX で送信」「デジタルファイルを作ってメールで送信」等の手段がまだまだ存在します。

紙で業務を進めるのは、非効率であることは、自明です。そこで、「ペーパーレス」という一言で解決への検討を行うケースが見られます。方針として間違ってはいません。しかし、誰がどのような場面で不利益(非効率)を被っているかを明確にしなければなりません。全体的な業務の流れが不明確ですと、検討が進みづらくなります。課題を整理し、お客様と共有し、解決案へ導く必要があります。また、「何を優先して課題解決を行うか」も重要なポイントです。

「ペーパーレス」実現には、様々な課題があります。「ハンコどうするか問題」(セキュリティ)、「投資費用」等です。重要な問題でもありますが、まずは、業務課題自体にフォーカスを当て、「どこを解決すべきか」を明確にします。おおよそ紙の業務運用であれば上記が課題のまとめになるでしょう。

「ペーパーレス実現」による課題解決

上記の図が(Questetra で行う場合)解決や、問題発生の緩和を示しています。もし、さらに解決・緩和を進めたい場合は、Questetra 以外のサービスも組み合わせ(例えば、ストレージサービスやリッチなフロントエンドシステム)を議論することになるでしょう。

具体的な課題解決

Questetra を利用し、課題解決を考えた場合、以下の業務フロー図で実現が可能です。

  • 受付は、公開フォーム画面で行う
  • 本人確認は、メールで行う

上記の方針で実現しています。 Questetra の公開フォームで受付を行うことでデータも蓄積され、進捗管理、過去の情報の閲覧が可能になります。

実現に向けた詳細な議論

懸念として挙げられるものとしては、「申込者の特定をどうする?公開フォーム画面だから誰でもできるんでしょ」「費用が大きくかかるのではないか?」が主に考えられます。

申込者の特定をどうする?問題

公開フォーム画面ですので誰でも(なりすまし等)申し込みが可能になります。この問題の解決は、「メール認証」で多くが解決できます。公開フォーム画面で入力されたメールアドレスに対し、メール(フォーム URL 付)を送信し、その後の受付チェックや再入力のフォーム画面を案内します。これにより、申込者と違う人がなりすますことを防止できます。そもそも、紙での郵送/FAX では、この問題は解決できません。(比較にならないですが)送付ミス防止やなりすまし防止は、大きく向上します。

費用大きくかかるのでは?問題

公開フォーム画面の利用者は、Questetra サービスの課金対象にはなりません。また、Questetra のエディションとしても Advanced で実現が可能となります。リーズナブルな投資による実現と言えるでしょう。(ご参考:価格表 https://questetra.com/ja/pricing/

事例はあるのか?効果は?

複数の実現事例がございます。また、長らくご利用され、効果実績の御連絡も頂いています。「ペーパーレス」の実現は、(Questetra 以外の)様々なサービスで紹介されています。フロントエンドシステムとして特化されているものが多いように見受けられます。受付後の業務の管理も含めた実現を考えた場合、Questetra は、(フロントエンドシステムに比して)より、お客様に貢献できると考えられます。

まとめ

「ペーパーレス」は、長らく話題・議論されている問題です。しかし、なかなか進まなかった課題解決でもあります。ただ、「DX デジタルトランスフォーメーション の推進」等という世の中の動きがあります。それ故に「取り組もう」という機運は高くなってきています。

一連の説明は、比較的簡易な形で行えると考えています。「業務効率向上をできそうに感じる」「一定のセキュリティの担保がある」「比較的リーズナブルな投資で実現できそう」とお客様に「高い実現性」を感じて頂けると思います。また、受付後のワークフローについても巻取ることができる可能性もございます。ぜひとも、ご提案の一助として頂ければと思います。

これまで説明を致しました内容は、提案資料としてまとめてございます。(サンプルのワークフローアプリもございます) PowerPoint 形式でのデジタルファイルが必要な場合は、営業担当者へご連絡ください。

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