社内には稟議や経費精算など多くのルールの決まった業務があります。
それらを紙で処理されているケースは少なくなく、上司のトレイにはいつも承認待ちの稟議書がたくさん積まれていたり、管理部門の近くには決裁文書に関するパイプファイルがたくさん収納されていたり、といった状況がまだまだ多いようです。

そういった紙業務を電子化・ペーパーレス化することで、大幅なスピードアップやコストダウンができます!
実際にどうすればいいのか事例を交えて詳しく解説します。

 

こんな課題を抱えてませんか?

 

会社に戻らないと報告や承認ができない

 

  • 上司が外出・出張に出ることが多くて決裁処理が止まってしまう・・・
  • 役員が出張から戻ってきたら承認待ちの書類が山積み・・・
  • 外出先から自社に戻らないと報告ができない・・・移動時間もかかるため夜遅くまでかかってしまう・・・

 

書類を探すことやチェックに時間がかかる

 

  • 進捗を確認するために関係者に聞いてまわらないといけない・・・大量の紙の中から探すのが大変・・・
  • しかるべきところに紙を移動するのに時間と手間がかかる・・・
  • 入力モレのチェックに手間がかかる・・・起案一覧の作成や採番の手間も・・・

 

紙処理ゆえのコストやミスが発生する

 

  • 紙自体のコスト、印刷のコスト、保管や整理のコスト、いろいろムダ・・・
  • 古い版の紙を使ってやり直し・・・紙の行き先が誤ったり、紛失することも・・・

 

電子化・ペーパーレス化すると業務が驚くほどスムーズに!

 

いつでもどこからでも

 

  • 外出・出張先からでもスマホで処理が可能!処理が遅れない・たまらないので、3倍以上早く処理できるようになったケースも!
  • 出先で処理を済ませてしまえるので会社に移動せずに直帰が可能!

 

スピーディにムダなく

 

  • 進捗状況はいつでも確認可能!検索もラクラク!
  • 自動チェックで入力モレなし!起案一覧や採番も自動で!
  • 類似ケースで再利用できる!過去ケースの確認もカンタン!
  • 常に最新版で処理可能!紛失なし!
  • 紙・印刷・保管や整理のコスト不要!エコでオフィスもきれい!

 

さらなる効果も

 

  • 業務の流れが可視化されて理解しやすい!改善検討もしやすい!
  • どこで時間がかかっているか等の分析が容易!
  • 自動的にルールを遵守!決裁ルート誤りによる監査指摘もなし!

 

電子化・ペーパーレス化の実現方法と効果の事例

社内の稟議などの業務を電子化・ペーパーレス化するためには「ワークフローシステム」を活用します。

中でも「クラウド型」のワークフローシステムは、初期投資を抑えてトライアル(試行)ができ、低リスクで導入検討が可能です。例えば、小さく限定した範囲で始めて、そこから広げていく、といったこともできます。また、クラウド型であれば、社内の情報システム担当の負担も非常に軽く利用ができます。

クラウド型ワークフローシステムである「Questetra BPM Suite」(以下、「Questetra」とします、読みは「クエステトラ」)を利用して、多くの方が電子化・ペーパーレス化を実現し、業務改革を達成されています。


株式会社JTBビジネスイノベーターズ

契約稟議ワークフローをペーパーレスで実現。厳密な権限管理で信頼性の高い稟議システムを構築


SMBCファイナンスサービス株式会社

アウトソース作業委託をペーパーレス化。 進捗のリアルタイム把握を実現


東邦ガス株式会社

 
ペーパレスを実現、伝達スピードも2倍


株式会社インプレスホールディングス

システム利用申請の電子化による内部統制の強化


株式会社クリアックス

 
ペーパレス化で意思決定手続を3分の1に短縮


株式会社日本一ソフトウェア

紙運用における様々な課題を解決。グループウェア(Office365)連携での利用

 

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Questetra が選ばれる3つの理由

 

初期投資を押さえて始められる

 

無料でお試しが可能(10ユーザまで登録可能)。
また初めは導入範囲を限定して、低コスト(月2万円~、初期費用なし)で試行運用することもできます。
リスクを抑えて、効果を確認しながら導入・拡大の判断ができます。

フローが組みやすい

 

目に見える形で業務フローが設計でき、直感的でわかりやすいです。
進捗状況も可視化でき、さらなる改善検討もしやすくなっています。

グループウェアと連携して使える

 

G Suite や Office365 などのグループウェアと連携して利用できます。
例えばグループウェアにログイン済であれば、そのままワークフローも利用できます(シングルサインオン)。ユーザ管理の手間を減らしてシステム管理もラクになります。

 

電子化・ペーパーレス化の実現を目指して

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