Microsoft 社の提供するクラウドサービス Office365 を導入していて(もしくは導入しようとしていて)、ワークフローシステム検討で頭を悩まされるケースをよく聞きます。

 SharePoint でワークフローを組むのは難しい、もっとカンタンに組みたい、Office365 と連携して使いたい

そんな要望に対応する方法を紹介します。

 

SharePoint でワークフローシステムを構築することの難しさ

 

SharePoint でワークフローシステムを構築するのはカンタンな話ではありません。Visual Studio は開発者向け、SharePoint Designer は非技術者向けとなっていますが、SharePoint Designer を使うとしてもスキルの高い担当者でないと対応が難しいです。どうにか構築できたとしても、その後のメンテナンスのことを考えると・・・システム担当としては頭の痛くなる話です。

また Office365 導入前には Notes を利用していたというケースであれば、Notes で複雑なワークフローを構築していて SharePoint に移行するのはかなり厳しい・・・といったことも少なくありません。

以上のような背景を踏まえ、Office365 と連携できる別のワークフローシステムの利用検討について掘り下げていきます。

 

Office365 とともに使うワークフローシステムに求められること

 

まず、求められる点を整理してみます。

  • ワークフローが組みやすい
    業務フローの作成・変更がしやすい、また業務の流れが容易に把握できてメンテナンスしやすい
     
  • Office365 と連携して使いたい
    社内グループウェアとして使っている Office365 と認証連携させてシングルサインオンで使いたい、Office365 に含まれるサービスと連携して使いたい
     
  • ワークフローもクラウドサービスが望ましい
    クラウドサービスを使う目的として、情報システム部門の保守運用の負荷を下げたい、経年で陳腐化しないものにしたい、災害対策等があげられる。Office365 を使うのであれば、ワークフローも社内設置型(オンプレミス型)にはしたくない

 

要求にフィットするワークフローシステム

 

様々なクラウド型ワークフローシステムがある中で、「Questetra BPM Suite」(以下、「Questetra」とします、読みは「クエステトラ」)は、フローの組みやすさが特長で、また Office365 はもちろんのこと、様々なシステム・サービスと連携ができ、その実績も豊富です。その Questetra の3つの特長を紹介します。

ドラッグ&ドロップでフローが組みやすい

 

  • フローを作る部品をドラッグ&ドロップで配置して、グラフィカルに業務フローが設計できるので、直感的でわかりやすい!フローを組む人はもちろん、フローを使う人にとっても業務の流れが見渡せるのでわかりやすい!
  • 複雑な業務フローにも対応でき、Notes で作成した高度な業務フローの移行実績もあり!
  • フロー作成のためのモデラは Web ブラウザで動き、フロー実行環境と一体なのでわかりやすく仕組みもシンプル!

Office365 や様々なシステムと連携して利用できる

 

  • Office365 とのシングルサインオン連携(AzureAD /オンプレ AD との連携)はもちろん、SharePoint ポータルからのフロー開始や Microsoft Teams との連携も可能!
  • REST API を使って Salesforce や Box や Slack など多くのクラウドサービスとの連携実績が多数あり!

業務の進捗が可視化できる

 

  • 様々なグラフから業務の進捗状況や処理時間を可視化!
  • 可視化されたデータを元にして、業務のスピードアップや遅延防止など、様々な改善が可能!

 

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Office365 と Questetra を連携して利用されているケース

 

Office365 と Questetra をどのように連携して利用されているか実例を紹介します。

株式会社日本一ソフトウェア
開発プロジェクトの予算執行稟議をはじめとする、様々な稟議・社内申請で Questetra を、また Office365 は掲示板・メール・スケジュール管理・Web会議といった日々の業務で利用。
Questetra と Office 365 / Azure AD とのシングルサインオン環境を設定して連携活用。
某部品メーカー
事務作業の依頼や財務部門への問合せ管理で Questetra を利用。もともと Excel で管理しようとして破たんしていたが、業務の進捗の可視化や類似ケースの対応の効率化を実現。
SharePoint に Questetra の業務を起動する依頼フォームを埋め込んで連携活用。

 

まずは無料で試してみませんか?

本当にワークフローを組みやすいのか、ぜひ一度ご自身で確かめてみてください。
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関連情報:チュートリアル: Azure Active Directory と Questetra BPM Suite の統合(マイクロソフト社)