Google が提供するグループウェア G Suite(旧:Google Apps)と連携できるワークフローシステムにはいろいろあります。
ただ多くのものは安価ですが、機能的にシンプルなものが多いようです。
 G Suite と連携できる本格的なクラウド型ワークフロー
にはどんな特長があって、どんなことが実現できているのか、事例を交えて紹介します。

 

G Suite と連携できるワークフローシステムは物足りない?

 

G Suite と連携できるとうたうワークフローシステムの多くは、1ユーザあたりの月額が500円以下のものが多くあります。
ただ、それらの製品の場合は、安価であるがゆえ

  • 決裁申請の金額や内容による分岐に対応できない・・・、業務ルール通りに処理がまわらないことがあって監査にひっかかる・・・
  • 1人が複数の役職を兼任している場合に、立場を変えるためにログインしなおさないといけない・・・
  • 処理の締切の指定ができない・・・

といった物足りなさ・使いづらさを感じられるケースが少なくありません。

また、G Suite 導入前に Notes 等の高機能なワークフローを利用されていた場合には、本格的なワークフローシステムでなければ、そもそも移行が実現できない、ということも発生します。

以上のような背景を踏まえ、G Suite と連携できる本格的なワークフローシステムを検討されるケースについて掘り下げていきます。

 

G Suite とともに使うワークフローシステムに求められること

 

まず、求められる点を整理してみます。

  • G Suite と連携して使いたい
    社内グループウェアとして使っている G Suite と認証連携させてシングルサインオンで使えるようにしたい、G Suite に含まれるサービスと連携して使いたい
     
  • 複雑な業務にも対応したい
    例えば「稟議フロー」、組織構造が複雑で組織によって階層の深さが異なったり、承認後の回覧があったりと、かなり複雑な業務フローになっているケースが非常に多い。そういったケースへも対応したい
     
  • ワークフローもクラウドサービスが望ましい
    クラウドサービスを使う目的として、情報システム部門の保守運用の負荷を下げたい、経年で陳腐化しないものにしたい、災害対策といったことがあげられる。G Suite を使うのであれば、ワークフローも社内設置型(オンプレミス型)にはしたくない

 

G Suite との連携に強いクラウド型ワークフローシステム

 

様々なクラウド型ワークフローシステムがある中で、「Questetra BPM Suite」(以下、「Questetra」とします、読みは「クエステトラ」)は、G Suite はもちろんのこと、様々なシステム・サービスと連携ができ、その実績も豊富です。その Questetra の3つの特長を紹介します。

ドラッグ&ドロップでフローが組みやすい

 

  • フローを作る部品をドラッグ&ドロップで配置して、グラフィカルに業務フローが設計できるので、直感的でわかりやすい!
  • フローを組む人はもちろん、フローを使う人にとっても業務の流れが見渡せるのでわかりやすい!
  • 複雑な業務フローにも対応でき、Notes で作成した高度な業務フローの移行実績もあり!

G Suite や様々なシステムと連携して利用できる

 

  • G Suite とのシングルサインオン連携はもちろん、ユーザや組織情報の連携、Google Drvie へのファイル出力や Google Sheets からの一括ワークフロー起動、Google カレンダイベントからのワークフロー起動等、様々な連携が可能!
  • REST API を使って Salesforce や Box や Slack など多くのクラウドサービスとの連携実績が多数あり!

業務の進捗が可視化できる

 

  • 様々なグラフから業務の進捗状況や処理時間を可視化!
  • 可視化されたデータを元にして、業務のスピードアップや遅延防止など、様々な改善が可能!

 

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G Suite と Questetra を連携して利用されているケース

 

G Suite と Questetra をどのように連携して利用されているか実例を紹介します。

Sansan株式会社
Questetra の社内SNSを活用し「停滞」のない意思決定環境を実現。
G Suite と連携できるライトなワークフローシステムからの移行。
Questetra と G Suite はシングルサインオン連携して活用。
株式会社JTB情報システム
Questetra で経費支出の複雑な回付フローをモデル化。
電子化したことで「ミスに伴う手戻り」が減少し、業務ルールが自然と守られる様に。
Questetra と G Suite はシングルサインオン連携して活用。
株式会社サーバーワークス
Questetra で様々な「自動化」を実現して AWS 運用業務の省力化と品質向上を実現。
申請が上司承認され次第、自動的に G Suite の API 呼出される等 Questetra と連携して活用。
また Slack、Salesforce、Backlog 等の他サービスとも連携して利用。
サイバートラスト株式会社
「経費」と「申請」の電子化から始まって「営業支援」など社内のあらゆる業務で Questetra を利用。
Google Sheets で準備したマスタ管理シートや経費の予実管理シートと連携して活用。
また契約更新管理業務では kintone、Box を組み合わせて利用。

その他にも数多くのお客様で、G Suite と Questetra を組み合わせて大幅な業務の効率化を実現されています。以下の記事も参考にご覧ください。

 

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関連マニュアル:M309: 外部の認証サービスを用いたシングル・サインオン機能を有効化する (OpenID 編)