今(2018年7月現在)、RPA ツールに対する期待が高まっています。RPA ツールの積極活用により、政府が推進する働き方改革を「生産性向上」の視点から実現することに大きく貢献すると期待されています。(RPA = Robotic Process Automation)

RPA ツールを導入すれば「生産性向上」が確実!であれば良いのですが、それほど簡単ではなく、RPA ツール導入ユーザには次のような共通の課題があります。

人間と RPA ツールとの仕事の受け渡しの手間が大きい!

 

以下、この課題を解決し RPA ツールの価値を最大限に引き出す方法を紹介します。

 

RPA ツール導入ユーザの課題

RPA ツール(ソフトウェアロボット)は、様々な PC 作業を自動化し、処理にかかる時間を短縮したり、ミスを防止したり、仕事の生産性を大きく高めることが期待されます。

一方で、RPA ツールはその前後の作業工程との仕事の受け渡しの手間が大きいという課題があります。

RPA ツールは単純作業を自動化するものなので、業務全体から見た時、人が RPA ツールに仕事をさせるためにデータなどを渡す手間、RPA ツールが処理を行った後に、RPA の成果物を人が受け取る手間が発生します。これらの手間が大きいため、単に RPA ツールを導入したからと言って十分な生産性の向上が得られない、という問題が発生しています。

業務プロセスと RPA ツール

業務プロセスとは、複数の人やシステムが関わり合い、様々な作業工程を処理していくことで、一定の目的を達成するための業務の流れのことをいいます。RPA ツールは、業務プロセスに含まれる作業工程(もしくは作業工程の一部)を自動化する役目を担います。

業務プロセスで見た時、RPA ツールの前後には人やシステムが担当する作業工程が存在し、それぞれの作業工程の間で仕事の「受け渡し」というものが発生します。

前の節で書いた「RPA ツール導入ユーザの課題」を解決するためには、作業工程ひとつひとつに着目するのではなく、業務プロセス全体の視点で作業工程を整理し、それらの作業工程を電子的につなぐことが重要なポイントになります。

人と RPA ツールの協調を実現する BPM

業務プロセスをわかりやすく図として表現することができ、その図の通りに業務を進めていくことができる業務プラットフォームを提供するのが BPM システムです。BPM (Business Process Management) は 業務プロセス(Business Process)に着目した改善活動の事を言い、BPM システムは BPM と言う活動を支援します。

BPM システムを用いることで、人が処理する作業工程と RPA ツールが処理する作業工程が電子的につながります。人は RPA ツールに仕事を渡すことや、RPA の成果物を受け取ることを意識する必要はなくなります。BPM システムが自動的に RPA ツールに仕事を渡し、その成果物を人に返してくれるのです。

このように、BPM システムは、人と RPA ツール間の仕事の受け渡しにより発生する手間をなくす、つまり、人と RPA ツールが強調して仕事を進めることを実現します。

RPA ツールと連携する BPM

RPA ツールの効果を最大限に引き出す BPM システムとして、無料で利用できる「Questetra BPM Suite」という BPM システムがあります。「Questetra BPM Suite」はクラウドサービスなので、申し込み次第すぐに利用できるようになります。

「Questetra BPM Suite」には業務プロセス図をドラッグ&ドロップで描画する機能があります。描画後に各作業工程で入力するデータ項目の設定などを行うことで、描画した業務プロセス図どおりに業務を進めていくことができるようになります。

RPA ツールが処理すべき作業工程を定義したり、業務プロセスの任意のタイミングで RPA ツールにシグナルを送ることで RPA ツールを自動的に動作させたりすることも可能です(RPAツールと連携)。

多くの BPM システムは、サーバーへのセットアップを行うなど、利用するまでの準備が大変です。しかし「Questetra BPM Suite」はクラウドサービスとして提供されているので、お申し込み後すぐに利用できます。しかも10ユーザまで無料でご利用いただけます。

RPA ツールをより効果的に使いたい!と言う人は、是非「Questetra BPM Suite」を利用し、業務プロセス全体を意識した RPA ツールの活用をお試しください。

 

 

RPA ツールを提供する RPA テクノロジーズ社と共同で、BPMシステム「Questetra BPM Suite」とRPAツール「Basic Robo!」の連携に関する記事もあります。是非、こちらもご覧ください。

RPAツール(BasicRobo!)とBPMシステムの連携について