Questetra BPM Suiteとは

 「Questetra BPM Suite(クエステトラ・ビーピーエム・スイート)」 とは?

クラウド型の業務プロセス管理システム (SaaS BPMS) です。

工程アイコンを簡単なマウス操作で、業務システムをノーコード開発できます。
現場主導のデジタル化や自動化、無人化を実現するためのツールです。
(業務アプリ開発プラットフォーム)

 IT部門向け? ユーザ部門向け?

両方です。

そもそも情報システムと呼ばれるものは、IT部門の課題を解決してきたとも言えます。しかし、デジタルトランスフォーメーションの実現が叫ばれるようになってからは、ユーザ部門が自身の抱える日々のビジネス課題を即座に解決できる必要があるという考え(ByUserコンセプト)が広まってきたと言えます。
Questetra社も、ビジネス課題の解決に要求されるITスキルが高いものであってはならないと考えています。

 最初に適用する業務は?

各案件の情報が紙やメール、電話などで受け渡しされている業務です。

ペーパーレス化やデジタル化(デジタルトランスフォーメーション)、オートメーション化による改善を、組織全体で実感できます。 中でも、”トリガーが高頻度の組織外イベントとなるような業務” (たとえば毎日届く注文メールに始まり承認や発注などの工程が続くような業務プロセス)は、改善効果が計測しやすいと言えます。

参考ページ
ウチの課長は、なぜ業務フロー図を書かないのか?

 導入効果の高い業種は?

日本標準産業分類に従えば、“情報サービス業” や “インターネット附随サービス業” です。

BPMS 導入そのものにプログラミング知識やインテグレーション知識は必要とされませんが、一方で、他のクラウドサービスや既存の社内システムと連携させた利用の方が大きな導入効果を得られるのも事実です。言い換えれば、”正確で漏れのない処理” (IT 業務処理統制)を内製で推進できる組織であれば、業種によらず高い導入効果を得られると言えます。

 SaaS Cloudですか?

Questetra BPM Suite は、SaaS型のクラウドサービスです。

”Google Chrome” や “Microsoft Edge” といった Web ブラウザだけで Workflow 機能や Modeling 機能など、全ての機能をご利用いただけます。お客様管理のコンピュータ(パソコンやデータセンター)に、新たにソフトウェアをインストールする必要はありません。

参考ページ
サポートブラウザ

 No-Code(ノーコード)で開発できますか?

No-Code (ノーコード/ノンプログラム/プログラムレス/プログラミングレス)で業務システム(ワークフローアプリ)を開発できます。

プログラミング知識は必要ありません。
ただし、業務プロセスの途中に独自の自動処理工程(スクリプト工程や Addon サービス工程)を配置したい場合には、ECMA スクリプトの知識が必要となります(Low-Code 開発)。
また、ユーザ工程の入力画面を動的にデコレーションしたい場合にも jQuery 等の知識が必要となります。

参考ページ
M230 複雑なデータ加工が自動実行されるように設定する
M416 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を自作する
M213 処理フォーム画面をデコレーションする

無料試用について

 無料試用できますか?

できます。

有償エディションと同じ機能を、無料試用できます(Trialモード)。パフォーマンス面において保証されませんが、ユーザを100名まで登録でき 60 日間ご利用いただけます。

製品の特性について

 開発環境は?

No-Code 開発環境で、業務システムを開発することができます。

SaaS 形態にて提供されます。業務の流れ図(diagram)は、BPMN アイコンを Drag&Drop 配置して定義します。なお、業務システムの “開発環境” であるとともに “実行環境” を兼ねます。

 aPaaSですか?

Questetra BPM Suite は、NIST 定義に従えば SaaS に分類されます。

たとえば、処理担当者(ワーカー)のタスク管理機能 “My Tasks” (引き受け案件を一覧する機能)や社内SNS機能 “Open Chat” (案件IDを紐づけてチャットする機能)などは Questetra 社によって自動アップグレードされ、お客様(ユーザ)にコントロール権はありません。しかしながら、Questetra BPM Suite は、業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の “実行環境” を兼ねます。すなわち PaaS の性格も併せ持つと言えます(バイナリ形式を実行できる訳ではありません)。近年、市場調査会社によっては “開発環境とデプロイ環境を提供するサービス” として aPaaS という区分に分類されるケースもあります。その場合、ワークフローアプリの制御能力(High-Control)よりも、ワークフローアプリの生産性(High-Productivity)に主眼が置かれているため “高生産性 aPaaS” (hpaPaaS) に細分類されます。 (High Productivity Application Platform as a Service)

 毎日処理や毎週処理に対応していますか?

対応しています。

全社員が「日報フロー」で日報を提出しなければならないといった場合には、タイマー開始イベントを配置し「月火水木金の毎朝7時」に設定します。さらに「24時間以内に提出されない場合に自然消滅する」ような設定を追加しておけば、「マイタスクが大量に溜まってしまう」といった事態を未然に防ぐことも可能です。

参考ページ
M217 決められた日時に先頭処理が自動的に開始されるように設定する

 兼務に対応していますか?

対応しています。

ユーザアカウントは「組織」(ツリー構造あり)もしくは「ロール」(ツリー構造なし)でグルーピングされます。ユーザアカウントは、複数のグループに所属させることが可能です。

参考ページ
R3031 組織ツリーのサンプル

 Flash モデラ、HTML5 モデラ?

HTML5 モデラです。

Google Chrome、Mozilla Firefox、Microsoft Edge …。
Webシステムにおける「マルチブラウザ」のニーズは非常に高く、業務システムであれば更に「数世代前のブラウザに対するサポート」のニーズも多く聞かれます。
Questetra BPM Suite では当初、業務プロセス図の描画には全てアドビシステムズ社の “Adobe Flash 技術” が採用されました。しかしながら、その後、標準化団体W3Cの “HTML5 技術” が多くのブラウザで実装されるに至り、Questetra BPM Suite における業務プロセス図も徐々に “HTML5 技術” で置き換えられ、2020年4月には、モデリング機能(アプリ管理者)を含め、全ての機能において “Adobe Flash 技術” への依存が無くなりました。(過渡期においてはHTML5版とFlash版の両方をご利用いただけましたが、2020年4月以降Flash版はご利用いただけません。)

 無人ワークフローを作成できますか?

”人間が一切関わらないワークフローアプリ” も運用可能です。

トリガー(開始イベント)が “メール受信” や “Webhook 受信” あるいは “タイマー開始” 等に設定され、また途中にヒューマン工程(ユーザ工程)が存在しない(たとえば自動処理工程やメール送信イベントだけで構成されいる)ような場合、人間が関与することなく全工程が終了します。すなわち “システム統合基盤” (iPaaS / Integration Platform as a Service、クラウド型EAIツール) としてご利用いただく事も可能です。たとえば “受信メールの添付ファイルを Google Drive に保存する” というワークフローアプリであれば、No-Code で開発・稼働させることができます。

機能全般について

 差し戻しに対応していますか?

対応しています。

全ての案件はフロー(矢印経路)に従って流れていきます。したがって、上流工程への「戻しフロー」を追加しておけば、案件が到達した際に「上流工程へ戻す」という選択が可能となります。ただし、たとえば受注対応プロセスの「注文請書を郵送する」という工程について、差し戻せる工程として定義するか、差し戻せない工程として定義するかは、プロセスオーナー(アプリ設計担当者)の考え方次第と言えます。

参考ページ
M204 処理フロー途中に、ループ構造を設定する
M401 申請と差戻対応の工程を分け “手戻り” をモニタリングしやすいように設定する

 代理承認に対応していますか?

対応しています。

基本的には、当該工程について「部長」と「部長代理」の両者(全員)が引き受けられるように定義します。あるいは、24時間滞留した場合に限って「部長代理」が引き受けられるといった業務プロセス定義もモデリング可能です。

参考ページ
M209 引受候補者を営業部などの組織情報や資格者などのロール情報で設定する

 過去データを再利用して開始できますか?

ワークフローが「ヒューマン工程で開始できるデザイン」になっていれば可能です。

たとえば「前回の受注内容と酷似している受注データを楽して入力したい」(受注報告プロセス)や「稟議申請を最初の工程からやり直したい」(稟議プロセス)といった場合に便利です。

参考ページ
M103 過去のデータを再利用して新規開始する

 ファイル添付に対応していますか?

対応しています。

データ項目の一つとして「ファイル型データ」が想定されているワークフローであれば、作業担当者(ワーカー)は任意の業務ファイル(Excel/PDF/JPEG)を受け渡しできます。なお、ワークフローアプリの設計担当者は、ファイルサイズやファイル数について制限することも可能です。

参考ページ
M205 業務に必要なデータ項目(データセット)を定義する

 認定タイムスタンプに対応していますか?

対応しています。

日本の法律下において「相手方から受け取った紙の領収書や請求書」(国税関係書類/7年保存文書)をデジタル保存したい場合、画像ファイル化(紙に自署しスマホ撮影)だけでなく、タイムスタンプ付与が必須となります(電子帳簿保存法/法人税法/会社法)。
2019年4月現在、「日本データ通信協会タイムスタンプ」を自動取得できるような仕組みにつき、標準機能だけで構築することはできません。

業務の自動化について

 条件分岐に対応していますか?

対応しています。

ゲートウェイ(ひし形アイコン)をワークフロー途中に配置します。案件のデータに応じて「進むべき経路」が自動選択されるようになります。複数の条件式を組み合わせることも可能です。

参考ページ
M203 処理フロー途中に、同時並行処理、単一選択分岐、複数選択分岐を設定する

 メールの自動送信は可能ですか?

可能です。

ワークフロー途中にメール送信用の「中間イベント」を配置します。案件が到達する度にメールが送信されるようになります。たとえば「受注対応プロセス」において「お客様へのサンクスメール」を自動化したり「社内への与信審査不合格アラート」を自動化したりすることができます。

参考ページ
M224 業務データを挿し込んだメール文が、自動的にメール送信されるように設定する

 データ加工を自動化できますか?

できます。

簡単な加工処理の場合、自動工程「サービスタスク」を配置しデータ代入式を設定します。JavaScript 知識があれば、業務データがスクリプト処理される工程(スクリプト工程)を配置します。案件が到達する度に必要なデータが読み込まれ、更新されるべきデータが更新されるようになります。なお、自動処理スクリプトがパッケージ化されたもの(アドオン)を取得し活用することも可能です。

参考ページ
M227 業務データの結合や四則演算が自動実行されるように設定する
M230 業務データの複雑なデータ加工が自動実行されるように設定する(ECMAスクリプト)
M415 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を追加する

 メール受信をトリガーにできますか?

できます。

ワークフロー先頭にメール受信用の「開始イベント」を配置します。新着メールを受信する度にワークフローが自動開始されるようになります。「問合対応プロセス」などを開発できる他、他システムと連携させたい場合などにも活用できます。

参考ページ
M218 特定メールアドレスにメールが届いた時に自動的に開始されるように設定する

 Webhookをトリガーにできますか?

できます。

Webhook受信用の「開始イベント」やREST受信用の「開始イベント」を配置することで、HTTPリクエスト受信時にワークフローが自動開始される仕組みを構築することができます。既存のEDIシステムと連携する「受注対応プロセス」を開発できる他、PayPal や kintone からの Webhook 通知を受信した際に自動開始されるような業務プロセスを開発できます。

参考ページ
M221 特定URIにHTTPリクエストがあった時に自動的に開始されるように設定する

 FAX受信をトリガーにできますか?

できます。

インターネットFAXと契約することで「FAX回覧ワークフロー」などを開発できます。具体的にはメール受信用の「開始イベント」にて「FAX受信通知」のメールを受信するように設定します。

参考ページ
M219 FAXが届いた時に自動的に開始されるように設定する(クラウドFAX連携)

システム連携について

 Web APIは提供されていますか?

ワークフロー基盤(システム全体)を制御する API が提供されています (OAuth 2.0 Grant Type Authorization Code、 Basic Authentication)。

“REST(Webhook)を待ち受けるようなワークフローアプリ” を稼働させることも可能です。なお、それらとは逆に、“業務プロセスの途中で REST リクエストが自動送出されるようなワークフローアプリ” を稼働させることも可能です (OAuth 2.0 Grant Type Authorization Code、 Basic Authentication)。

参考ページ
M417 HTTPリクエストがあった時に自動的に開始
M418 ワークフロー基盤のAPIを活用
M230 複雑な業務データ加工が自動実行されるように設定
M416 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を自作

 Google Workspace と連携できますか?

できます。

Google 社の Google Workspaceと密に連携させた利用が可能です。
”Google 連携” の設定メニュー(システム管理権限者)にて Google Workspace の Domain (URL) を登録してください。蓄積データの Spreadsheets エクスポートや締切時刻情報の Calendar 同期などが、ワンクリック操作できるようになります。

 外部のクラウドサービスと連携できますか?

できます。

2021年4月現在、以下のクラウドサービスと標準連携できます。
Box、Google Drive、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、kintone、Microsoft 365、slack。

参考ページ
標準で搭載されている自動処理工程

 RPAと連携できますか?

できます。

ロボットユーザを作業担当者(ワーカー)として登録し、特定の「ヒューマン工程」を担当させるといった事例(もしくは支援させる事例)も珍しくなくなりました(RPA と BPMS の連携)。その場合、人間向けのユーザインターフェースを通じて処理させるパターンと、API通信を通じて処理させるパターンが考えられます。なお、もし「ヒューマン工程」から「自動処理工程」への置き換えが可能なのであれば、 RPA (Robotic Process Automation) に依存せずに自動化(無人化)することが可能です。

参考ページ
RPA関連記事

用語について

 業務プロセス管理システム(BPMS)とは?

業務システムの継続的な改善サイクルを支援するITツールです。

設計担当者(プロセスオーナー)は、グラフィカルなモデリングツールで業務システム(ワークフローアプリ)を開発し、アクティベートします。作業担当者(ワーカー)は、引き受けた作業のアウトプットを入力します。所要時間や滞留状況はグラフィカルに集計され、業務システムの改善に役立てられます。(ビジネスプロセス管理システム/BPMシステム/BPMスイート Business Process Management System)

 ワークフロー管理ソフトウェアとは?

製品カテゴリ名やカテゴライズ方法は、調査会社によって大きく異なり、また年々変化します。

“Workflow Management Software” は MarketsandMarkets 社や Zion Market Research 社などで利用されるカテゴリ名で、2018年実績で52億ドル(5200億円)規模とされます。Gartner 社などの BPMS や iBPMS の31億ドル(3100億円)と比べて、より広い製品群を指すカテゴリと言えます。BPMS カテゴリとの包含関係は曖昧ですが、自動連携(Automation)や同期処理(Synchronization)に主眼を置く製品群と言えます。

 BPM とは?

Business Process Managementの頭文字略語で、業務プロセス定義の変化を管理する企業活動です。

“受注対応手続き” や “見積書発行” といった日常の業務手順に対して PDCA サイクルを適用し、業務品質の向上や所要時間の短縮等を目指します。MDM (Master Data Management) や CRM (Customer Relationship Management) といった一般的な管理活動に比べ、(1) 業務実態に関する知識が必要、(2) 新方法や新技術に関する知識が必要、(3) 変化を推進するリーダーシップが必要、(4) 画一的な KPI が適用できない、といった難しさがあると言えます。

参考ページ
ビジネスプロセス管理(Wikipedia)

 BPMN とは?

Business Process Model and Notationの頭文字略語で、業務プロセス描画記法(OMG: ISO 19510)です。

”多くの人が、直観的に、業務の流れを理解できる” を目標に考案されました。
”分岐アイコン” や “工程アイコン” の形だけでなく、アイコン内のマークなども規定されています。作図ツールや定義ツールで、広く使われるようになった書式です。

参考ページ
BPMN 超入門

 BPMS とワークフローシステムとの違いは?

ワークフローシステムはBPMSに含まれます。

Workflow 機能は “プロセス実行エンジン” とも呼ばれ、 BPMS の最重要機能です。Gartner 定義抽出基準に従えば、BPMS はワークフローシステムを内包します。実行時(Run-Time)の Workflow 機能は各案件の進むべき経路をコントロールし “案件データ” を下流工程の処理者へと渡します。BPMS では他に、計画時(Design-Time)の Modeling 機能と履歴保存機能が必須とされます。多くのシステムは、モデル駆動(Model-Driven)の No-Code / Low-Code 開発による機動力のあるシステム変更を志向します。もっとも、作業担当者(ワーカー)の視点からは、ワークフローシステムとしか見えません。

 ワークフロー アプリとは?

業務プロセス定義(プロセスモデル)を Questetra BPM Suite では “ワークフローアプリ” と呼称しています。

定義ファイルは XML ベースで、拡張子は qar です。”業務フロー図・担当ルール・データ入力画面” についての設定情報が保存されるほか、台紙 PDF(Fillable PDF/AcroForm を含むPDF)や Addon モジュール等が含まれる場合もあります。入手した定義ファイルをインポートすれば、新しい(Ver 1 の)業務システムを即時に運用することができます。サポートサイト等にて500種類以上のサンプルが公開されています。

 サービスタスクとは?

自動処理工程の一です(BPMN用語)。

案件が当該工程に到達すると、ワークフロー基盤内(サーバサイド)にて規定の処理が行われます。具体的には “PDFファイルを自動生成する” や “Google Drive にファイルを保存する” といった処理が行われます。なお、定義ファイル(Addon)をインポートすることで、モデリングの際に利用できる自動工程の種類を増やすことも可能です。また、オリジナル工程を追加すること(定義ファイルを実装すること)も可能ですが、その場合には JavaScript プログラミング知識(Rhino or Nashone)が必要となります。

参考ページ
M227 業務データの結合や四則演算を自動実行
M228 業務データを挿し込んだPDF帳票を自動生成
M229 業務ファイルをGoogleドライブに自動保存
M416 業務プロセス定義で利用可能な自動工程を自作
Addon 自動処理工程を追加する(アドオン)

 ワークフローの自動化とは?

「受け渡しの自動化」と「特定工程の自動処理化/工程の自動化」です。

2つの文脈で議論されます。1つ目は、案件ボールの受け渡しが自動化されるようになるという視点(受け渡しの自動化)です。すなわち、上流工程で成果(アウトプット)が登録されると、ワークフローエンジン(プロセス実行エンジン)は、次工程の処理候補者に通知します。もしその処理候補者が “申請者の上司” と定義されていれば、自動的に上司ユーザの “マイタスク” にリストされます。2つ目は、途中工程が無人で処理されるようになるという視点(特定工程の自動処理化/工程の自動化)です。すなわち、もし自動処理工程 “請求書PDF自動生成” が定義されていれば、案件が到達する度に “案件データが挿入された PDF”(たとえば “2020年1月分” や “20u 200usd” などが記載されたインボイス)が自動生成されるようになります。

Questetraとは

 「Questetra(クエステトラ)」の語源は?

Quest(探究)と Tetra(ギリシャ語の4)の造語です。

業務改善PDCA(Plan: modeling, Do: operating, Check: monitoring, Act: optimizing recovering)を探求します。

 設立/サービス提供はいつから?

クエステトラ社 (Questetra, Inc.) は、2008年4月1日に設立・登記されました。
Questetra BPM Suite (SaaS Edition) は、2009年9月1日に開始されました。

 どこにある会社?

日本の会社です。京都にあります。

京都駅から京都市営地下鉄に乗って北へ3駅の「烏丸御池」(からすまおいけ)駅から徒歩3分です。場所の詳細はアクセスマップをご確認ください。

 なぜ京都が本社?

京都は独特な街です。1000年以上の長きにわたって都だった場所で、古さと新しさが共存しています。イノベーティブな議論ができる場所だと考えています。

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