株式会社IIJエンジニアリング

IIJエンジニアリングはネットワーク運用管理やテクニカルヘルプデスク、コンタクトセンター、インフラ設計/構築、BPOセンター等、総合的なITアウトソーシング、ビジネスアウトソーシングサービスを提供しています。

これまでの実績やノウハウを活かしつつ、AIツールやRBA・RPA等を用いた業務の自動化にも取り組み、常に進歩し続けている会社です。


メール・Excelを用いた進捗管理を撤廃
リモートワークでも円滑な業務遂行を実現

(写真右から)アウトソーシングサービス部 部長 稲森 様、小林様、熊倉様

Q. どのような業務でQuestetraを利用されていますか?

サービスの受注や請求などの事務処理で利用しています。

事務処理には、受付・登録・チェックなどの作業工程があります。これらの業務プロセスをQuestetraのワークフロー図に落とし込み、業務を遂行しています。

Q. 事務処理にはどのような課題がありましたか?

各工程の担当者は、次の担当者への申し送りをメールで連絡していました。そのため、作業の本質ではない部分に労力が掛かっていたと言えます。また、進捗管理においては、各担当者が管理表(Excel)に記入していました。管理表の更新作業に留まらず、抜け/漏れの確認作業にもかなりの労力がかかっていたことも課題でした。

さらに、「メール・管理表を用いたワークフローでは、正確な業務処理時間が把握できないこと」も別の課題として存在していました。

Q. 導入のポイントは何でしょうか?

タスクの受け渡しや業務進捗の把握が可能なこと、業務処理時間の測定/蓄積が可能なことが、導入ポイントでした。

また、UIが易しく利用者・開発者共に直感的に操作でき、ローコード開発(JavaScript記述など)による機能拡張も行える等、自由度が高い点も良いと思いました。

Q. 課題をどのように解決できましたか?

当初の目論見通りにタスクの受け渡しや進捗管理に係る稼働を大きく削減する事ができました。加えて、担当者の割当作業リスト(マイタスク)によって「やらなければならない作業」を把握しやすくなったと思います。管理者視点では、作業担当者の変更といった調整業務が容易になりました。

また、業務処理時間がデータ化されたことで、「稼働実績報告書」作成の自動化が実現しました。(Questetra API Excel マクロを用いた構築)報告書を元にリソースの最適化の議論が可能になったと思います。さらに、ワークフローアプリの作成が業務を見直すきっかけになりました。形骸化した作業を発見・改良し、業務効率化を進めることができました。

Q. 今後どのようなことに取り組みたいですか?

Questetraでは様々なアイテムがありますが、まだ使用できていないアイテムも存在しています。今後は、積極的に活用していきたいと考えています。

具体的には、メール受信でプロセスが自動開始される「メッセージ開始イベント(メール)」や「Box自動処理工程」、「その他自動処理工程」等のアイテムを活用し、更なる業務効率化を図りたいと思っています。

また、QuestetraとRPA を併用することで、更に高度な自動化も進めたいと考えています。

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