「作業依頼フロー」:無料でダウンロードできるテンプレート

利用シーン

「作業依頼フロー」は、ワークフローの基本です。

近年、コロナ禍によるテレワークの普及などにより、多くの企業や団体が業務体制の見直しを迫られています。こうしたなかで、ワークフローを活用した業務の改善や効率化に興味を持たれた方も多いようです。しかし、「何から手をつけていいかわからない」ということで、手をこまねいているケースが多いのも実情ではないでしょうか。

そうした場合、まずは「作業依頼」のワークフローを試してみることをオススメします。


【概要】
テンプレート名:作業依頼フロー

用途:作業を依頼するさまざまなプロセス

作成難易度:低

拡張性・汎用性:作業依頼→提出→承認の工程

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 「確認」をとりながら作業を進められる
  • 「差戻し」ができる

ポイント1:「確認」について

せっかくワークフローを作成しても、業務の現場においては、その通りに仕事が進まないケースが多いのも実情です。こうしたケースでは、「確認作業」がその原因となっていることも多いようです。これは、依頼された作業の目標や目的が明示されていても、細かな方向性や条件が不明確だと、その都度「確認作業」が発生しがちなためです。

そのため、本ワークフローでは、実務の現場での「確認作業」を想定して、作業を依頼された人が、依頼した人に「確認(質問)する」工程をプロセスに組み込んでいます。

ポイント2:「差戻し」について

「作業を依頼する」というプロセスにおいて、はじめから完璧な成果物が納品されることはほとんどありません。

このワークフローでは、成果物に不足があったときや修正が必要な場合には、作業を依頼した人が「再依頼(差戻し)」を選べるようになっています。一連の作業プロセスは、依頼をした人が「OK」とした時点で完了となります。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント ・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる
3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名 文字 依頼する作業の件名を入力する
2 ▼依頼内容▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 依頼元 ユーザ(検索セレクトボックス) 「誰が」作業を依頼するのかを入力(登録済みユーザから選択) q_Requester
4 依頼日 日付(年月日) 作業を依頼した日を登録 q_Date
5 依頼先 ユーザ(検索セレクトボックス) 「誰に」作業を依頼するのかを入力(登録済みユーザから選択) q_Requestee
6 完了希望 日付(年月日) 作業の完了希望日を登録 q_Finish
7 依頼作業 文字(複数行) 依頼する作業の内容を記入 q_Work
8 関連ファイル ファイル 依頼に関連するファイルを添付できる q_File
9 ▼社内通信▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
10 完了報告 文字(複数行) 作業内容などを完了時に報告する欄 q_Completion
11 完了報告ファイル ファイル 完了時に添付するファイル(任意) q_Attachment
12 社内通信メモ 掲示板 テキストでのやり取りが可能な掲示板 q_Memo

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1.依頼作業の入力 件名 / 依頼元 / 依頼日 / 依頼先 完了希望 / 依頼作業 / 関連ファイル / 社内通信メモ ▼依頼内容▼ / ▼社内通信▼ 完了報告 / 完了報告添付ファイル
2 2.再確認 / 完了報告 件名 / 完了報告 / 完了報告添付ファイル / 社内通信メモ ▼依頼内容▼ / 依頼元 / 依頼日 / 依頼先 / 完了希望 / 依頼作業 / 関連ファイル / ▼社内通信▼
3 1x. 再確認への対応 件名 / 依頼先 / 完了希望 / 依頼作業 / 関連ファイル / 社内通信メモ ▼依頼内容▼ / 依頼元 / 依頼日 / ▼社内通信▼ / 完了報告 / 完了報告添付ファイル
4 3. 完了の確認 件名 / 依頼先 / 完了希望 / 依頼作業 / 関連ファイル / 社内通信メモ ▼依頼内容▼ / 依頼元 / 依頼日 / ▼社内通信▼ / 完了報告 / 完了報告添付ファイル

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite の全てのエディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

Questetra BPM Suite では、作成したワークフローに沿って業務が自動的に進行するため、メールや口頭で仕事を受け渡す必要がありません。
また、「作業依頼」をワークフローによって運用することで、過去の記録を参照したり、過去の同種の業務から新たな業務を設計することも容易になります。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。

シンプルでありながらメリットの多い「作業依頼フロー」から、無料でスタートできる Questetra BPM Suite をぜひお試しください。

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