「出退勤報告フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

勤怠管理における重要なポイントは下記の2つです。

  • 場所やデバイスを選ばないこと
  • 毎日の処理がおこないやすいように自動化されていること

報告モレを防ぎ、入力の負荷を軽減するワークフローは、日々の勤怠管理を効率化するツールといえます。

また、Questetra BPM Suite のようなクラウド型のワークフローの場合、インターネット環境さえあれば、スマートフォンやタブレット、自宅のパソコンなどから、会社にいるときと同じシステムに簡単にアクセスしてタスクを処理できます。


【概要】
テンプレート名:出退勤報告フロー

用途:日々の出退勤報告

作成難易度:低

拡張性・汎用性:勤怠管理

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 自動でスタートできる
  • 初期値を設定できる

ポイント1:「自動開始」について

テレワークで起こりがちな「出勤報告忘れ」(打刻忘れ)。これを防ぐために、このフローでは「出勤時刻を報告する」という『マイタスク』が毎朝自動的にメンバに割り当てられるようになっています。報告者は、毎朝届くリクエストに応じる形で出勤時刻を入力すればよいため、報告モレのリスクは低減されます。ちなみに、何も入力せず20時間放置すれば自動的に「休暇日」とみなされるため、長期休暇などの際には特に操作する必要はありません。

ポイント2:「初期値設定」について

このフローではデフォルト値(初期値)をあらかじめ設定できます。たとえば、「出勤9:00/退勤17:00/休憩1時間」という設定であれば、その通りの時間で勤務をおこなった日は、数字を入力する必要はありません。これは入力支援とあわせて、報告者の「入力負荷」を軽減する役割を果たします。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 タイマー開始イベント

・日・週・月・年など、繰り返し開始されるべきプロセス(業務)を自動的に起動する
・月末申請、日報報告など

7 タイマー境界イベント

・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

 

8 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

9 スクリプトタスク 

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・ECMAスクリプトを使った複雑なデータ加工を行う

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名 文字 出勤日と名前が自動で入力される
2 ▼勤務者・勤務日▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 申請者組織 組織(検索セレクトボックス) 申請者の所属する部署等を入力(登録済み組織から選択) q_Section
4 申請者 ユーザ(検索セレクトボックス) 申請者の名前を入力(登録済みユーザから選択) q_Worker
5 勤務日 日付(年月日) 勤務した日を入力 q_Date
6 勤怠ステータス 選択(検索セレクトボックス) 勤務の状態を自動表示 q_Status
7 ▼勤務時間の報告▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
8 出勤時刻 日時 出勤した時刻を入力 q_Attendance
9 退勤時刻 日時 退勤した時刻を入力 q_Leaving
10 休憩時間(h) 数値 休憩した時間を入力 q_Break
11 勤務時間(h) 数値 労働時間を自動計算 q_Hours
12 ▼コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
13 社内メッセージ 掲示板 テキストでのやり取りが可能な掲示板 q_Message
14 勤務時間(hh:mm) 文字 労働時間を自動計算 q_Hours2

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 出勤時刻の報告 件名 / 申請者組織 / 申請者 / 勤務日 / 出勤時刻 / 退勤時刻 / 休憩時間 / 社内メッセージ ▼勤務者・勤務日▼ / 勤怠ステータス / ▼勤務時間の報告▼ / 勤務時間(h)/ ▼コミュニケーション▼ / 勤務時間(hh:mm)
2 2. 退勤時刻の報告 件名 / 申請者組織 / 申請者 / 勤務日 / 出勤時刻 / 退勤時刻 / 休憩時間 / 社内メッセージ ▼勤務者・勤務日▼ / 勤怠ステータス / ▼勤務時間の報告▼ / 勤務時間(h)/ ▼コミュニケーション▼ / 勤務時間(hh:mm)
3 2x. 差戻対応 件名 / 申請者組織 / 申請者 / 勤務日 / 出勤時刻 / 退勤時刻 / 休憩時間 / 社内メッセージ ▼勤務者・勤務日▼ / 勤怠ステータス / ▼勤務時間の報告▼ / 勤務時間(h)/ ▼コミュニケーション▼ / 勤務時間(hh:mm)
4 3. 勤務時間確認 件名 / 社内メッセージ ▼勤務者・勤務日▼ / 申請者組織 / 申請者 / 勤務日 / 勤怠ステータス / ▼勤務時間の報告▼ / 出勤時刻 / 退勤時刻 / 休憩時間 / 勤務時間(h)/ ▼コミュニケーション▼ / 勤務時間(hh:mm)/ 

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

「出退勤報告」は毎日おこなうものだけに、Questetra BPM Suite のフローは使いやすさにも重点を置いています。このシステムで報告を日々おこなうことにより、業務の自動化や電子化に抵抗のある新入社員でも、ワークフローにスムーズに慣れることができるでしょう。また、このフローでは、従業員が出退勤の報告をおこなえば、労働時間が自動で計算されるため、管理者側も給与計算などの際に労力を省くことができます。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。ワークフローに慣れるための入門用としても最適な「出退勤報告フロー」を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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