業務の現場に寄り添う「働き方改革」の手法とは？

また、働き方改革においては上記の問題以外にも、以前から日本の労働環境において問題視されていた「長時間労働の常態化」という問題があらためて浮き彫りになりました。働き方改革関連法には、こうした諸問題を是正することが期待されていますが、これらの背景を踏まえた上で働き方改革を捉えると、「労働環境に変革を起こし、日本の経済力を向上させる」という、改革の役割が見えてきます。

しかし、働き方改革が問題解決のカギとなるためには、以下の３つの柱にフォーカスする必要があります。

1. 長時間労働の是正：業務を効率化して生産性を向上させ、労働時間を短縮する
2. 雇用形態などによる賃金格差の解消：同一労働同一賃金をベースに、企業内における賃金格差を解消する
3. 多様な働き方の実現：テレワークなど柔軟なワークスタイルを推進し、労働人口を増やす

もちろん、これらにフォーカスして働き方改革を実現するには、企業では具体的かつ効果的な施策をおこなう必要があります。その際に有効な手段となるのが BPM（Business Process Management）であり、近年では実際に導入する企業も増えてきています。 

BPM とは？

BPM（Business Process Management）とは、「業務プロセスを継続的に改善し続ける」という経営管理の概念であり、業務の現場において日々変化していく業務プロセスを管理する手法のひとつです。

BPM の特徴としては、業務のモデリング（＝見える化）をおこない、業務フロー図を基準として、情報収集や分析をおこなっていく点が挙げられます。たとえば、業務プロセスが可視化され、ムダなポイントが明らかになれば、作業を効率化して労働時間を短縮することも可能になります。これは上の項で述べた3つの柱のうちの「長時間労働の是正」につながるでしょう。さらに、可視化をおこなえば業務プロセスの共有がしやすくなるため、テレワークなど多様なワークスタイルへの対応も容易になります。

また、BPM ではデータ中心の定量的なアプローチに加え、実際の業務の作業手順からも問題点や課題を洗い出していくため、より現場の実情に即した改善が可能です。そのため、BPM は実際に業務の現場で働くスタッフに寄り添った手法ともいえます。

PDCAサイクルとBPM

PDCA サイクルを効果的に回すことは、BPM の主要な目的のひとつです。PDCA サイクルとは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価・分析)→ Action(改善)のサイクルを繰り返すことで、継続的に業務改善をおこなう手法です。こうしたアプローチは、たとえば請求書の発行や受注対応といった日々のルーチン業務に対して、業務の効率化や品質向上を目指す上でも有効です。

ちなみに、BPM の手法を PDCA サイクルにあてはめると下記のようになります。

• Plan(計画)…ビジネスプロセスのモデリング（「見える化」）・プロセスの再設計
• Do(実行)…プロセスの共有と実行
• Check(評価・分析)…業務の進行状況や状態のチェック（問題点や課題の発見）
• Action(改善)…実績データをもとに分析・改善

BPM では、業務の実態に基づいて現状のビジネスプロセスのモデリングをおこない、問題点を洗い出します。それに伴ってシステムやフローを見直し、業務の効率化を図るわけですが、実際に業務を「見える化」して分析してみると、無駄な作業が発生していたということも少なくないかもしれません。

仕事の現場においては、業務は日々変化していきます。そのため、一度の見直しで完結するのではなく、継続的に業務をブラッシュアップしつづけていく BPM の考え方が重要となります。

BPM のメリット

BPM を導入することによって得られる大きなメリットに、ボトルネックをはじめとする問題点を発見できることが挙げられます。BPM によって業務プロセスを分析し、業務における課題が明らかになれば、業務改善の議論も活発になるでしょう。また、「効率化を実現できる業務」や「フローの簡略化が可能な業務」といったポイントを把握できれば、具体的な改善方法の考案と実行につながります。

その一方で BPM には、ビジネス環境の変化に迅速かつ柔軟に対応できる組織づくりをおこなうという目的もあります。そのため、BPM の導入については、業務の実態を把握している現場レベルの人材も含めて進めていくことが重要です。このように現場を巻き込んだ業務改善活動は、現場のスタッフが積極的に業務改善に取り組む風土を育み、結果的に組織力を向上させることになります。

もちろん企業によって目的の詳細は異なりますが、業務の効率化や品質の向上といった直接的な効果だけではなく、その先の「経営基盤の確立」をしっかりと見据えることで、BPM 導入の効果は大きく変わってくるでしょう。

BPM ツールを活用しよう！

業務のIT化・自動化をサポートする BPM ツール

近年では、スマートフォンやタブレットといったデバイスを日常的に持ち歩くことが一般的となり、インターネットに常時アクセスすることも可能となっています。人々はインターネットの普及を背景に、ショッピングサイトでの商品購入からビジネス上の決済まで、あらゆることをオンライン上でおこなえるようになりました。

このように社会が変化していく中で企業が発展し続けるためには、組織力の向上とあわせて、自動化や IT 化を上手におこなうことが必要です。しかし、自動化や IT 化を実施するにしても、業務のプロセスがしっかりと把握されていなければ、業務の効率化にはつながりません。BPM には業務プロセスを整理・把握するという役割もありますが、こうした作業を容易にするのが BPM ツール、BPMS（BPMシステム／BPMスイート）と呼ばれるソフトウェアです。

BPM ツールを導入して経営を最適化する

BPM が業務を継続的に改善していくという概念だとすれば、BPM ツールの導入は企業が実際に BPM をおこなうための現実的な手段になります。

BPM ツールを利用すると業務フロー図を容易に作成できるため、「業務プロセスの見える化」を誰でも手軽に実現することができます。また、作成した業務プロセスをチーム内で簡単に共有できるのも、BPM ツールの大きな強みです。更に、BPM ツールを利用して、経営者・管理者・担当者などプロセスに関わる全員が業務の流れを共有できれば、社内全体で業務改善のプランを練ることが可能になります。こうした活動は、業務の効率化や品質向上を実現し、ひいては企業経営の最適化にもつながっていきます。

テレワークにも対応する Questetra BPM Suite      

Questetra BPM Suite は、業務プロセスを簡単に「見える化」できるだけでなく、作成したワークフロー図を基にシステムの自動構築をおこなえる BPM ツールです。また、インターネット上でワークフローの共有・管理も容易におこなえるため、業務プロセスの変化に対して迅速かつスケーラブルな対応が可能です。

なお、多くの BPM ツールは、サーバーへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はクラウドサービスとして提供されているため、お申し込み後すぐに利用できます。アカウントを作成するだけで、自宅のパソコンやスマートフォンなどさまざまな端末から業務プロセスにアクセスすることが可能であり、テレワークなど多様なワークスタイルにも適しています。

働き方改革への取り組みにおいて、業務の効率化は非常に重要なポイントです。業務を改善し、組織力を強化する第一歩として、まずは着手しやすいプロセスから、無料で始められる Questetra BPM Suite を試してみてはいかがでしょうか。

参考

• 時間外労働の上限規制／厚生労働省
• BPMとは／一般社団法人 日本ビジネスプロセス・マネジメント協会