「出張申請フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

「出張申請フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

企業における「申請→承認」の手続きにおいては、承認者は必ずしも1人でなければならないわけではありません。

たとえば、どんな申請も必ず「課長」が承認しなければならない、というような場合、承認業務が「課長」の負担になるのはもちろんのこと、負荷がひとりに集中するため、申請の手続きが停滞してしまう可能性もあります。

特に、出張申請のように日常的に数多くおこなわれるプロセスでは、できるだけ速やかに承認手続きがおこなわれることが重要となります。

この『出張申請フロー』は、手続きの停滞を回避し、承認業務の負荷を軽減するツールであり、業務の効率化をわかりやすく実感できるワークフローといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:出張申請フロー

用途:出張の申請および承認

作成難易度:低

拡張性・汎用性:複数の承認者が存在するプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 複数の承認者を登録できる
  • 自動入力で申請の負担が軽減される

ポイント1:「複数の承認者を登録できる」について

このフローの大きな特長は、複数の承認者をあらかじめ登録しておけることです。

複数の承認者を登録しておくことで、「課長」1人に承認作業が集中することを防ぎ、「課長代理」や「課長補佐」といった部署のリーダも、承認をおこなえるようになります。

なお、このフローでは、「承認」をおこなえるのは、「出張を申請した人」とは別人になるように設定されており、カラ出張などの不正も防げる仕組みになっています。

ポイント2:「自動入力で申請の負担が軽減される」について

『出張申請フロー』の入力画面には、「住所絞り込み」という項目があります。

この項目に役所や大企業の名称の一部を入力すると住所候補が列挙されます。訪問先をそこから選び、『自動入力』ボタンをクリックすることで、「郵便番号」「住所」「名称」の各項目を自動入力できます。

こうした自動入力を活用すれば、入力の負担は大幅に軽減され、申請作業は効率化・スピード化されるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

7 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

「出張申請:〇〇」の形で出張先や内容を件名として入力

2 ▼出張先▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 (住所絞り込み) 選択(検索セレクトボックス)

入力された文字から、出張先の住所候補を絞り込み表示
(『自動入力』ボタンで、「主な訪問先郵便番号」「主な訪問先住所」「主な訪問先の名称」を自動セット)

q_Address_Filter
4 主な訪問先郵便番号 文字(単一行) 出張先の郵便番号を入力
(「(住所絞り込み)」の『自動入力』ボタンで自動セット
q_Post_Code
5 主な訪問先住所 文字(単一行) 出張先の住所を入力
(「(住所絞り込み)」の『自動入力』ボタンで自動セット
q_Address
6 主な訪問先の名称 文字(単一行

出張先の名称を入力
(「(住所絞り込み)」の『自動入力』ボタンで自動セット)

q_Destination
7 出張目的およびその他の訪問先 文字(複数行 出張の目的や、上の項で入力した以外の訪問先を入力 q_Purpose
8 ▼出張費用の概算▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
9 出張開始日 日付(年月日) 出張開始日をカレンダーから選択して入力 q_Start_Date
10 出張終了日 日付(年月日) 出張終了日をカレンダーから選択して入力 q_End_Date
11 交通費 数値

出張にかかる交通費の概算を入力

q_Transportation
12 宿泊費 数値

出張にかかる宿泊費の概算を入力

q_Accommodation
13 ▼コミュニケーション▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

 
14 申請時刻 日時

出張を申請した時刻を自動セット

q_Request_Time
15 承認時刻 日時

出張が承認された時刻を自動セット

q_Approve_Time
16 社内メッセージ 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Discussion

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 出張内容の登録 件名 / (住所絞り込み) / 主な訪問先郵便番号 / 主な訪問先住所 / 主な訪問先の名称 / 出張目的およびその他の訪問先 / 出張開始日 / 出張終了日 / 交通費 / 宿泊費 / 社内メッセージ  ▼出張先▼ / ▼出張費用の概算▼ / ▼コミュニケーション▼ / 申請時刻 / 承認時刻 
2 1x. 差し戻し対応 件名 / (住所絞り込み) / 主な訪問先郵便番号 / 主な訪問先住所 / 主な訪問先の名称 / 出張目的およびその他の訪問先 / 出張開始日 / 出張終了日 / 交通費 / 宿泊費 / 社内メッセージ  ▼出張先▼ / ▼出張費用の概算▼ / ▼コミュニケーション▼ / 申請時刻 / 承認時刻 
3 2. 出張の承認 件名 / 社内メッセージ ▼出張先▼ / (住所絞り込み) / 主な訪問先郵便番号 / 主な訪問先住所 / 主な訪問先の名称 / 出張目的およびその他の訪問先 / ▼出張費用の概算▼ / 出張開始日 / 出張終了日 / 交通費 / 宿泊費 / ▼コミュニケーション▼ / 申請時刻 / 承認時刻 

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

出張申請は何かと手間のかかるものですが、それだけに申請者・承認者の双方の負担を軽減し、できるだけスムーズに業務が進行するようにしたいものです。そうした意味で、この『出張申請フロー』は、「申請の手間」と「承認の負担」をともに軽くしてくれるワークフローといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。出張申請のプロセスを自動化・効率化して、記載漏れや不正を防ぐ『出張申請フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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