業務自動化のステップにおける第3段階では、計測した結果を元に「分析」と「評価」をおこない、自動化できそうなポイントを特定していきます。
業務自動化の「4つのステップ」
ステップ1. 業務の整理
ステップ2. 業務の実施、計測、評価
ステップ3. 自動化するべき箇所の特定
ステップ4. 自動化の実現
これは第1回でも述べたことですが、自動化するポイントを見誤ると、業務の効率化につながらない「必要のない自動化」をおこなってしまったり、他の工程の負担を増やしてしまったりといった残念な結果を招きかねません。
こうした事態を避けるためにも計測・分析・評価といった一連の作業は重要です。
自動化に適した業務を洗い出す
これまでのステップでは、業務プロセス全体の中にどのような工程や作業があり、それらがどのように処理されているかを明確にしてきました。基本的に、自動化に適しているのは定型化された作業であり、自動化を成功させるためには、対象となる作業が適切に標準化されていることが必要となります。
この段階では、まず業務内で「人がおこなっている定型作業」を見直してみましょう。それらの作業は適切に標準化されているでしょうか？
もし、「人によって手順がバラバラ」といったように、作業の標準化がおこなわれていないのであれば、まずは業務をパターンに落とし込み、マニュアル化・標準化をすることが必要かもしれません。
また、初めて RPA ツールなどを導入する際は、いきなり業務全体を自動化しようとするのではなく、部分的な定型作業からスタートして、徐々に自動化の範囲を広げていったほうが成功する確率は高くなります。
KPI に基づく分析・評価
自動化を適切に進めていくためには、「効率化が可能」なポイントを見極めなければなりません。その際に重要となるのが、KPI（Key Performance Indicator＝重要業績評価指標）に基づく評価や分析です。
前のステップ（要リンク）で定めたKPI に基づき、ここでは計測した実績値が目標値をクリアしているか、あるいはプラスやマイナスが許容範囲内かどうかといったことをチェックしていきます。
そして、これらの数値から、「人が処理している作業を自動化する」ことによる業務効率化や生産性向上の可能性を探り、自動化するポイントを絞り込みます。
自動化ポイント選定の注意点
自動化のポイントを選定する際には、下記の要素にも留意する必要があります。
- 前後の工程との受け渡し
- 他の工程への負担
たとえば、RPA ツールを導入して、ある工程の自動化をおこなうとしても、その前後には「人が処理する工程」が存在します。そのため、「自動化された工程」と「人が処理する工程」の間における仕事の受け渡しにどれぐらいの手間がかかるのか、ということも視野に入れて、自動化を進める必要があります。
作業の受け渡しを軽視した失敗例としては、「RPA ツールに作業をさせるために、他の工程で準備などの負担が増えた」といったケースがあげられます。こうした事態に陥らないようにするためには、業務プロセス全体を俯瞰して捉え、業務の流れを意識しながら自動化のポイントを選定することが大切です。
BPM ツールで「ヒト」と「自動化」の連携をスムーズに
さて、上の項でも述べたように、業務の自動化においては、「自動化された工程」と「人が処理する工程」の受け渡しがネックとなるケースが多く見られます。これは、工程（または工程の一部）を自動化したとしても、その前後に「人が処理する工程や作業」が存在する以上、避けて通れない課題です。
こうした「ヒト」と「自動化」の連携をスムーズにするのが BPM ツールです。
BPM ツールは、パソコン上でワークフロー図を簡単に作成でき、作成したフローに沿って業務を実施できるソフトウェアです。
BPM ツールで業務プロセスを管理することで「RPA ツールに仕事を渡す」「その成果物を人に返す」といった作業を自動化できます。また、BPM ツールと RPA ツールを連携させれれば、下記のような自動化のバリエーションも可能です。
- BPM ツールによって「RPA ツールが処理すべき作業工程」を定義する
- BPM ツールから RPA ツールにシグナルを送り、 RPA ツールを自動的に動作させる
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