働き方改革や緊急事態宣言などを受けて、テレワークなど新たな働き方を導入している企業も増えているのではないでしょうか。テレワークを導入することで、スタッフのモチベーションアップや仕事の効率向上につながるといわれています。しかし、一方では、仕事の生産性が低下したという声もあります。その結果、スタッフの勤務時間が増え、かえって負担となったケースもあります。このように新たな働き方を導入するときにこそ、仕事の生産性を高める仕組みが重要です。

生産性を高めるために有効なのが、BPMツールの活用です。本稿では、BPMツールを活用して生産性が高まった事例や生産性を高める仕組みづくりのポイントをご紹介します。

生産性の向上が求められる背景

新たな働き方の導入が進む中で、なぜ生産性の向上が求められるのでしょうか。その理由は2点あります。

1点目は多様な働き方を進めるだけでは生産性が低下してしまう危険性があるからです。以前は、管理者の目の届く場所にスタッフがいるというように、労務管理がしやすいオフィスで働くことが一般的でした。しかし、現在は、テクノロジーが発達してきたことで、社内システムへのアクセスなどはオフィスでなくても自宅や外出先などからでもできるようになりました。しかし、業務プロセスが従来のままでは、テレワークを導入しても業務効率が上がらないことが多くあります。

従来のオフィスでの勤務は、スタッフの業務状況を把握できます。さらに、スタッフは困ったことがあればすぐ相談することが可能です。テレワークでは、各自の勤務時間や業務状況の把握が困難であるため、スタッフに与えた業務の進行状況が滞る可能性も否定できません。テレワークなど新しい勤務体系を導入する際は、上記で述べたリスクを、どのようにして解消するかといった検討からはじめます。そして、従来の業務プロセスから多様な働き方を意識した業務プロセスに、改善していくことが必要です。

2点目は、少子高齢化などの影響による生産人口の低下の影響です。団塊の世代が引退するなどの生産年齢人口の低下が著しく、社内でもスタッフの高年齢化などの問題が深刻化している企業も少なくありません。このようにリソースが限られてくる中で、企業にとって生産性を高めることが不可欠です。

このように時代の大きな流れの変化に対応するためにも、生産性を高めることはどの企業にとっても欠かせない課題となってます。

生産性を高める仕組みづくりのポイント

具体的に生産性向上を実現するためにはどうすればいいのでしょうか。生産性向上を進める上でのポイントをご紹介します。

業務プロセスの可視化

1点目は、業務プロセスの可視化を行うことです。業務プロセスの可視化とは、業務プロセス内に存在する工程を見える化することです。つまり、業務プロセス内に存在する全ての工程を列挙し、処理される順番を整理して、業務の流れ図として描くことです。

業務プロセス内に存在する工程は、提出、承認などの工程の他に、オフィス内での業務状況の把握など、オフィスという環境だからこそ行えた、見えていなかった(不可視な)工程があります。このように不可視な工程を含めて業務プロセスを可視化することで、現状のプロセスがなぜうまく行っているのか、課題点はどのような点があるのかなどが把握することが可能です。生産性を向上させる上で課題を改善し、うまく行っている点をどのように継続するのかなどを検討しましょう。

プロセス内の工程の優先順位を決める

2点目は、業務プロセスの可視化を行った上で、どの工程が重要なのかの優先順位を決めることです。工程の優先順位を検討することで、どの工程にどれだけのリソースをかけるべきなのかを検討したり、不要な工程を削除することができます。

また、リソースをかける必要がない工程などは自動化するという選択肢もとれます。このようにプロセス内の工程を可視化し、自動化できる工程を検討し実践することで、業務効率を向上させることができます。

このように生産性を高めるために活用できるのがBPMツールです。BPMにおいて重要な業務プロセスの可視化だけでなく、業務プロセスの自動化なども行います。ツールとしてはたとえば、クエステトラ社のQuestetra BPM Suite などがあります。

Questetra BPM Suite では、WEB上でワークフロー図を作成し、業務の可視化を手軽に行えます。また、その他ワークフロー図に沿って受注対応、申請承認などのプロセスの自動化することも可能です。このようにBPMツールを活用することで生産性が高められます。

BPMを活用した生産性向上の事例

工事実行予算書の作成から承認までのスピードが50%アップ

道路建設株式会社では、道路工事を進めるためには、工程や見積を記載した実行予算書を作成し、10人以上から承認をもらわなければなりません。しかし、BPMツールを導入以前はExcelやメール等で承認を得ていましたが、現在の進捗状況が確認出来なかったり、差し戻しがあるとプロセスが不明になるなどの問題がありました。

そこで、クラウド型BPMシステムを導入することで、業務プロセスの各工程の整理を行い、可能な箇所を自動化することにより最終的に承認までのスピードが50%以上向上しました。

参考:Questetra BPM Suite 事例記事 道路建設株式会社

作業を自動化することにより、145あった工程を15に絞り込むことに成功

ある海外の信託業務などを手掛けているLincoln Trust社では、業務効率が著しく低下していました。原因は、顧客からの資産管理や退職金管理などの毎月10万件を超える問い合わせ対応を紙で行っていたことでした。そこで、BPMツールを活用して業務を可視化し、紙で行っていた業務工程を全てデータに変換して、社内に共有できるようにしました。さらに、業務工程を自動化することにより、もともと145あった業務工程を15に絞り込みました。その結果1年で投資収益率(投資利益率 – Wikipedia)が120%向上したり、従来平均3週間かかっていた作業が50%近く短縮できました。(EnterpriseZine掲載)

参考:海外企業の実例にみるプロセス変革への取り組み~BPMによって得られる成果とは?

このようにBPMツールを導入することで生産性向上につながるというメリットがあります。

まとめ

多くの企業にとって直面する課題を解決していくには、BPMの取り組みが有効です。まず、現在の業務プロセスを可視化し、問題点を見つけていくことからはじめます。そして、見つけ出した課題を解決するために、業務の改善活動を実践していきます。これを繰り返すことで、企業の生産性向上を実現することができます。

クラウド型BPMシステム「Questetra BPM Suite」 では、業務の流れ図を描く機能を活用することで、現在の業務プロセスを可視化させることができます。さらに、スマートフォンやタブレットでもアクセスができるため、場所を選ばない働き方であるテレワークにも適しています。

まずは現状の業務の流れ図を描くことからはじめてみませんか?

ぜひ、BPMの取り組みを支援する、無料体験版の「Questetra BPM Suite」 を試してみてください!

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