郵送依頼対応プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

「書類郵送」は、慣れていない人にとっては意外と面倒な作業です。

  • 先方に失礼のない送付状を作成
  • 郵送物の種別を選ぶ
  • 投函や配送手配をおこなう

こうした作業をそれぞれの部署の人間が、思い思いのタイミングでおこなうとすると、それぞれの書類についての「送付のルール」をその都度調べる必要がありますし、慣れない人の場合は「住所の誤記載」のような人的ミスが発生するリスクも高くなるでしょう。

また、こうした郵送を総務に依頼するにしても、やはり送付に伴うあれこれを伝達する手間はかかりますし、やり取りの中で行き違いが発生する可能性もあります。

この『郵送依頼対応プロセス』は、社内からの郵送や宅急便配送の依頼を受け付け、投函や配送手配を支援するワークフローです。郵送を依頼した人が入力した情報を元に送付状 PDF が自動生成されるため、入力ミスのリスクや、情報を受け渡しする手間をカットできます。

このプロセスでは、封入・投函(または配送手配)のみを総務の担当者がおこなうことになります。依頼者は入力フォームの項目に沿って、送付先住所を登録し、送付物のサイズや種別を選択していくだけで、郵送の依頼をおこなえます。


【概要】
テンプレート名:郵送依頼対応プロセス

用途:社内からの郵送・宅急便配送の依頼受付、投函・配送手配の支援

作成難易度:低

拡張性・汎用性:入力された情報を元に PDF を自動生成、完了メールの自動送信、他プロセスからの呼び出し

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 他プロセスからの呼び出しで自動スタートできる
  • 入力された情報を元に送付状 PDF を自動生成する

ポイント1:他プロセスからの呼び出しで自動スタートできる」について

本フローは、社内の人間から依頼があるとスタートする仕組みですが、「他プロセスからの呼び出し」によって自動開始することも可能です。

こうした他プロセスとの連携による自動スタートで、依頼者はその都度郵送を依頼する手間をカットでき、総務の担当者はより迅速に依頼に対応できます。また、総務担当者が送付状を印刷して投函すると、投函完了が依頼者にメール通知されるため、確認の手間もありません。

ポイント2:『郵便物郵送プロセス』と連携できる」について

『郵送依頼対応プロセス』では、郵送を依頼する社員が入力した情報を元に、送付状 PDF を自動生成します。

総務の担当者は、この PDF を印刷して封入・投函すればよいため、手間や人的ミスを軽減できます。また依頼の際には、依頼は「宅急便」と「それ以外」に自動で分類され、郵便の種別やオプションについても依頼者によって指定されるため、その後の投函や手配をスムーズにおこなえます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値では日付・依頼者名(プロセス開始ユーザ)を自動セット

2 生成送付状のファイル名 文字(単一行) 生成送付状のファイル名データを格納 q_Cover_Name
3 送付状ファイル ファイル

送付状ファイルを自動セット

q_Cover_File

4 送付依頼者(投函完了通知先) ユーザ 初期値ではプロセス開始ユーザを自動セット q_Notification
5 注意メモ 文字(複数行 郵送についての注意点などをテキストで入力 q_Notes
6 ▼送付状-送付先▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

7

郵便番号+住所

文字(複数行

送付先の郵便番号と住所を入力

q_Zip

8 法人名

文字(単一行)

送付先の法人名を入力

q_Company

9 担当者部署名+氏名 文字(複数行 送付先担当者の部署名および氏名を入力 q_Affiliation
10 ▼送付状-送付元▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

11 送信元情報 文字(複数行 送付状に記載する送付元の情報(法人名・部署名・住所・電話番号・メールアドレスなど)を入力 q_Sender
12 ▼送付状-ヘッダ▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

13 送付日付 文字(単一行) 送付状に記載する送付日付をsentaku 力 q_Date
14 タイトル 文字(複数行 送付状のタイトルを入力(初期値では「書類送付状」) q_Title
15 ▼送付状-本文▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
16 本文 文字(複数行) 送付状の本文を20行以内で入力 q_Body
17 ▼送付方法等▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
18 送付物サイズ 選択(ラジオボタン) 送付物のサイズを選択してチェックを入れる q_Size
19 送付オプション 選択(ラジオボタン) 送付オプション(「通常配送」「速達書留等の手渡し配送」など)を選択してチェックを入れる q_Postage
 20 ▼送付物▼ ガイドパネル  フォーム上に表示される区切り  
 21 印刷ファイル ファイル   送付物に封入する印刷物のファイルをセットします q_Print
 22 要押印ファイル有 選択(チェックボックス)  要押印の書類がある場合、「有」にチェックを入れる q_Signature
23 印刷ファイル以外の封入物有 選択(チェックボックス)   印刷ファイル以外に封入物がある場合、「有」にチェックを入れる q_Material
 24 送付の際の指示など  掲示板   送付の際の指示などをテキストで入力できる q_Instructions

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 送付先情報+送付物の入力 件名 / 送付依頼者(投函完了通知先) / 注意メモ / 郵便番号+住所 / 法人名 / 担当者部署名+氏名 / 送信元情報 / 送付日付 / タイトル / 本文 / 送付物サイズ / 送付オプション / 印刷ファイル / 要押印ファイル有 / 印刷ファイル以外の封入物有 / 送付の際の指示など 生成送付状のファイル名 / 送付状ファイル / ▼送付状-送付先▼ / ▼送付状-送付元▼ / ▼送付状-ヘッダ▼ / ▼送付状-本文▼ / ▼送付方法等▼ / ▼送付物▼
2 2a.  印刷(押印)&発送手配 件名 / 送付の際の指示など 生成送付状のファイル名 / 送付状ファイル / 送付依頼者(投函完了通知先) / 注意メモ / ▼送付状-送付先▼ / 郵便番号+住所 / 法人名 / 担当者部署名+氏名 / ▼送付状-送付元▼ / 送信元情報 / ▼送付状-ヘッダ▼ / 送付日付 / タイトル / ▼送付状-本文▼ / 本文 / ▼送付方法等▼ / 送付物サイズ / 送付オプション / ▼送付物▼ / 印刷ファイル / 要押印ファイル有 / 印刷ファイル以外の封入物有 
3 2b.  印刷(押印)&投函 件名 / 送付の際の指示など 生成送付状のファイル名 / 送付状ファイル / 送付依頼者(投函完了通知先) / 注意メモ / ▼送付状-送付先▼ / 郵便番号+住所 / 法人名 / 担当者部署名+氏名 / ▼送付状-送付元▼ / 送信元情報 / ▼送付状-ヘッダ▼ / 送付日付 / タイトル / ▼送付状-本文▼ / 本文 / ▼送付方法等▼ / 送付物サイズ / 送付オプション / ▼送付物▼ / 印刷ファイル / 要押印ファイル有 / 印刷ファイル以外の封入物有

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

これまで述べたほかにも、郵送業務にワークフローを活用することで、

  • 郵送の内容を全て記録
  • 作業の進捗状況を可視化

といったことが可能になります。契約書や請求書といった重要書類も扱う郵送業務では、上記の2点は大きなポイントといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。郵送依頼に伴う情報の受け渡しを自動化し、正確かつスピーディーな対応を可能にする『郵送依頼対応プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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