郵送依頼対応プロセス

利用シーン

「書類郵送」は、慣れていない人にとっては意外と面倒な作業です。

• 先方に失礼のない送付状を作成
• 郵送物の種別を選ぶ
• 投函や配送手配をおこなう

こうした作業をそれぞれの部署の人間が、思い思いのタイミングでおこなうとすると、それぞれの書類についての「送付のルール」をその都度調べる必要がありますし、慣れない人の場合は「住所の誤記載」のような人的ミスが発生するリスクも高くなるでしょう。

また、こうした郵送を総務に依頼するにしても、やはり送付に伴うあれこれを伝達する手間はかかりますし、やり取りの中で行き違いが発生する可能性もあります。

この『郵送依頼対応プロセス』は、社内からの郵送や宅配便配送の依頼を受け付け、投函や配送手配を支援するワークフローです。郵送を依頼した人が入力した情報を元に送付状 PDF が自動生成されるため、入力ミスのリスクや、情報を受け渡しする手間をカットできます。

このプロセスでは、封入・投函（または配送手配）のみを総務の担当者がおこなうことになります。依頼者は入力フォームの項目に沿って、送付先住所を登録し、送付物のサイズや種別を選択していくだけで、郵送の依頼をおこなえます。

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ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

ポイント1：「他プロセスからの呼び出しで自動スタートできる」について

本フローは、社内の人間から依頼があるとスタートする仕組みですが、「他プロセスからの呼び出し」によって自動開始することも可能です。

こうした他プロセスとの連携による自動スタートで、依頼者はその都度郵送を依頼する手間をカットでき、総務の担当者はより迅速に依頼に対応できます。また、総務担当者が送付状を印刷して投函すると、投函完了が依頼者にメール通知されるため、確認の手間もありません。

ポイント2：「『郵便物郵送プロセス』と連携できる」について

『郵送依頼対応プロセス』では、郵送を依頼する社員が入力した情報を元に、送付状 PDF を自動生成します。

総務の担当者は、この PDF を印刷して封入・投函すればよいため、手間や人的ミスを軽減できます。また依頼の際には、依頼は「宅配便」と「それ以外」に自動で分類され、郵便の種別やオプションについても依頼者によって指定されるため、その後の投函や手配をスムーズにおこなえます。

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テンプレート設定項目

データ項目（データの入れ物）

番号	設定上の名称	タイプ	用途・備考	フィールド名
1	件名		初期値では日付・依頼者名（プロセス開始ユーザ）を自動セット
2	生成送付状のファイル名	文字（単一行）	生成送付状のファイル名データを格納	q_Cover_Name
3	送付状ファイル	ファイル	送付状ファイルを自動セット	q_Cover_File
4	送付依頼者（投函完了通知先）	ユーザ	初期値ではプロセス開始ユーザを自動セット	q_Notification
5	注意メモ	文字（複数行）	郵送についての注意点などをテキストで入力	q_Notes
6	▼送付状-送付先▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
7	郵便番号＋住所	文字（複数行）	送付先の郵便番号と住所を入力	q_Zip
8	法人名	文字（単一行）	送付先の法人名を入力	q_Company
9	担当者部署名＋氏名	文字（複数行）	送付先担当者の部署名および氏名を入力	q_Affiliation
10	▼送付状-送付元▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
11	送信元情報	文字（複数行）	送付状に記載する送付元の情報（法人名・部署名・住所・電話番号・メールアドレスなど）を入力	q_Sender
12	▼送付状-ヘッダ▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
13	送付日付	文字（単一行）	送付状に記載する送付日付をsentaku 力	q_Date
14	タイトル	文字（複数行）	送付状のタイトルを入力（初期値では「書類送付状」）	q_Title
15	▼送付状-本文▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
16	本文	文字（複数行）	送付状の本文を20行以内で入力	q_Body
17	▼送付方法等▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
18	送付物サイズ	選択（ラジオボタン）	送付物のサイズを選択してチェックを入れる	q_Size
19	送付オプション	選択（ラジオボタン）	送付オプション（「通常配送」「速達書留等の手渡し配送」など）を選択してチェックを入れる	q_Postage
20	▼送付物▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
21	印刷ファイル	ファイル	送付物に封入する印刷物のファイルをセットします	q_Print
22	要押印ファイル有	選択（チェックボックス）	要押印の書類がある場合、「有」にチェックを入れる	q_Signature
23	印刷ファイル以外の封入物有	選択（チェックボックス）	印刷ファイル以外に封入物がある場合、「有」にチェックを入れる	q_Material
24	送付の際の指示など	掲示板	送付の際の指示などをテキストで入力できる	q_Instructions

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

これまで述べたほかにも、郵送業務にワークフローを活用することで、

• 郵送の内容を全て記録
• 作業の進捗状況を可視化

といったことが可能になります。契約書や請求書といった重要書類も扱う郵送業務では、上記の2点は大きなポイントといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。郵送依頼に伴う情報の受け渡しを自動化し、正確かつスピーディーな対応を可能にする『郵送依頼対応プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。