ピッキング&発送業務-HTTP接続:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

近年、業務の一部を外部に委託する BPO(Business Process Outsourcing)をおこなう企業が増えています。

BPO の対象となる業務は多岐にわたりますが、たとえば EC などの通販ビジネスにおいて、受注や梱包、配送といった業務を外部に委託することはめずらしくありません。これは、「自前の倉庫」や「自前の梱包体制」では、「注文の翌日に到着」といったようなスピード化された配送が困難なことも理由のひとつでしょう。

しかし、BPO によって業務を効率化・スピード化するためには、委託元と外注先の連携がスムーズにおこなわれなければなりません。

この『ピッキング&発送業務-HTTP接続』は、委託元に顧客からの注文が入ると、外注先である 物流会社(BPO 受託会社) に HTTP 通信で梱包・発送の指示を出せるワークフローです。

本フローは、必要なデータを送信するとともに、外注先が使用する『BPO受託プロセス』というワークフローを呼び出して起動させることができます。その後、委託元と外注先は「検査完了」や「梱包完了」などの進捗情報を、ワークフローで共有しながら業務を進められます。


【概要】
テンプレート名:ピッキング&発送業務-HTTP接続

用途:梱包・検査・発送業務のアウトソース

作成難易度:低

拡張性・汎用性:外注先のワークフローを呼び出して自動起動させるプロセス、HTTP 連携が有効となるプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • フローを通じて梱包や検査の工程をアウトソースできる
  • リーダの確認に期限を設定できる
  • 委託元と外注先のワークフローがそれぞれ独立している

ポイント1:フローを通じて梱包や検査の工程をアウトソースできる」について

本フローでは、受注チームが配送先や配送商品を入力し、リーダが確認した後で、梱包や検査の工程を外注先である物流会社に HTTP  経由でアウトソースします。

また、梱包や検査の結果もワークフローで報告され、発送の完了についてはメールで自動通知されるため、外注先と面倒なやり取りをする必要もありません。

ポイント2:リーダの確認に期限を設定できる」について

本フローではリーダの「確認」作業に期限を設定できます。

このフローは、まず受注チームが出荷についての情報を入力し、それをリーダが確認する流れとなっていますが、設定した確認期限を過ぎると、工程は自動的に次の段階に流れ、物流会社に出荷指示が出されます。その際、リーダと物流会社には「期限切れのため、次の工程に進む」といった内容のメールも送信されます。

このように確認作業に期限が設定されることで、リーダによる「確認待ち」で時間をロスすることも防げるでしょう。

ポイント3:「委託元と外注先のワークフローがそれぞれ独立している」について

この『ピッキング&発送業務-HTTP接続』と、受託側が使用する『BPO受託プロセス』は、Questetra BPM Suite という共通のワークフロー基盤を使用していますが、それぞれのワークフロー(業務プロセス)は完全に独立しています。

ワークフロー基盤にある同じワークフローを共用すると、「委託会社同士で委託データが閲覧できてしまう」等の不都合が生じる可能性もあります。しかし、委託元と外注先のワークフローがそれぞれ独立していれば、データの閲覧権限をそれぞれ設定して、個人情報へのアクセスに制限を設けることもできます。

また、独立したワークフローを使用することにより、委託元・外注先の双方が、相手方に気兼ねすることなく自社の業務プロセスを改善していけるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 排他ゲートウェイ(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7 メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

メッセージ送信中間イベント(HTTP)

・プロセスが到達した際に、自動的にHTTPリクエストを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を含む事ができる

10

メッセージ受信中間イベント(HTTP)

・プロセスが到達した際に、外部からのメッセージ受信(HTTPリクエスト)を待ち受ける
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・受信したデータを、プロセスデータとして格納する事が可能

11

タイマー境界イベント

・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
・タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

12 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値ではプロセスを開始した月・日などを自動セット

2 コミュニケーション ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 メモ 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Memo

4 ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

5 お客様ID 数値 顧客の ID を入力 q_Customer_ID
6 お客様メールアドレス

文字(単一行)

顧客の連絡先メールアドレスを入力

q_Email

7

事前入金確認

選択(チェックボックス)

事前の入金確認が必要な場合は「要」にチェックを入れる

q_Payment_Confirmation

8 検針検査

選択(チェックボックス)

検針検査が必要な場合は「要」にチェックを入れる

q_Xray

9 ▼納品書▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
10 ◆会社名 文字(単一行)

納品書(郵送)に記載する顧客の会社名を入力

q_Company

11 ◆部署名+氏名 文字(複数行)

納品書(郵送)に記載する顧客の所属部署と氏名を入力

q_Customer
12 ◆郵便番号+住所 文字(複数行)

納品書(郵送)に記載する顧客の郵便番号・住所を入力

q_Address

13 ◆配送希望時刻 日時 配送希望日と時刻をカレンダーから選択 q_Delivery_Time
14 納品書のファイル名 文字(単一行) 納品書 PDF のファイル名を自動セット q_Invoice_Name
15 納品書ファイル ファイル 自動生成された納品書 PDF を保存 q_Invoice
16 明細テーブル テーブル 商品・サービスについての情報を入力 q_Details
17 合計表示1 文字(単一行) 初期値では「小計(税抜)」と表示 q_Label1
18 小計(税別) 数値 明細テーブルの「金額」の合計を自動計算 q_Subtotal
19 合計表示2 文字(単一行) 必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを表示(PDF表示用・通常は空白) q_Label2
20 値引き等2 数値 通常は空白のまま q_Discount
21 合計表示3 文字(単一行) 初期値では「消費税」と表示 q_Label3
22 消費税 数値 設定されている税率で「小計(税別)」から税額を自動算出 q_Tax
23 総計表示 文字(単一行) 初期値では「請求合計」と表示 q_Label_Total
24 総計 数値  「小計(税別)」+「値引き等2」+「消費税」を自動算出 q_Total
25 メッセージ 文字(複数行) 納品書に添付する定型メッセージをセット q_Footer
26 委託先への連絡事項等 掲示板 委託先への連絡事項等をテキストで入力 q_Note
27 発送完了時間 日時 発送完了時間をセット q_Ship
28 (HTTP通信) ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
29 URL(梱包完了) 文字(単一行) メッセージ受信中間イベント (HTTP)「梱包完了」の接続先となる URL をセット q_URL_Pack
30 key(梱包完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「梱包完了」の API key をセット

q_Key_Pack

31 URL(検査完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「検査完了」の接続先となる URL をセット

q_URL_Check

32 key(検査完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「検査完了」の API key をセット

q_Key_Check

33 (Response) 文字(複数行)

HTTP 通信のレスポンスを記録

q_response

 34 (Error Log)  文字(複数行)

HTTP 通信のエラーを記録

q_Log

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 出荷指示入力 件名 / メモ / お客様ID / お客様メールアドレス / 事前入金確認 /検針検査 / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / ◆配送希望時刻 / 納品書のファイル名 / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 / メッセージ / 委託先への連絡事項等 コミュニケーション / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / ▼納品書▼  納品書ファイル / 発送完了時間 /  (HTTP通信)/  URL(梱包完了) / key(梱包完了) / URL(検査完了) / key(検査完了) / (Response) / (Error Log)
2 1x. 再入力 件名 / メモ / お客様ID / お客様メールアドレス / 事前入金確認 /検針検査 / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / ◆配送希望時刻 / 納品書のファイル名 / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 / メッセージ / 委託先への連絡事項等 コミュニケーション / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / ▼納品書▼ 納品書ファイル / 発送完了時間 /  (HTTP通信)/  URL(梱包完了) / key(梱包完了) / URL(検査完了) / key(検査完了) / (Response) / (Error Log)
3 2. 出荷指示確認 件名 / メモ  コミュニケーション / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / お客様ID / お客様メールアドレス / 事前入金確認 /検針検査 /  ▼納品書▼  / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / ◆配送希望時刻 / 納品書のファイル名 / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 / メッセージ / 委託先への連絡事項等 納品書ファイル / 発送完了時間 / (HTTP通信)/  URL(梱包完了) / key(梱包完了) / URL(検査完了) / key(検査完了) / (Response) / (Error Log)
4 3. 入金確認 件名 / メモ  コミュニケーション / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / お客様ID / お客様メールアドレス / 事前入金確認 /検針検査 /  ▼納品書▼  / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / ◆配送希望時刻 / 納品書のファイル名 / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 / メッセージ / 委託先への連絡事項等 納品書ファイル / 発送完了時間 /  (HTTP通信)/  URL(梱包完了) / key(梱包完了) / URL(検査完了) / key(検査完了) / (Response) / (Error Log)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

BPO は企業が業務の効率化やコスト削減に取り組む上での重要な選択肢といえます。しかし BPO を成功させるためには、受託会社との連携や、情報漏洩などのセキュリティリスクについてもしっかりと考えておく必要があります。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。BPO のプロセスを安全に効率化する『ピッキング&発送業務-HTTP接続』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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