持出許可申請:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

データや記録媒体の「持ち出し」管理は、企業の情報セキュリティにおいて基本となる重要事項です。近年ではテレワークの増加などに伴い、こうした「持ち出し」を必要とするケースも増えており、これまで以上にその管理には注意が必要となっています。

この『持出許可申請』は、機密情報を含むデータのオフィス外への持ち出しを管理するワークフローです。

紙ベースでの持ち出し管理は、持ち出しの件数が多い場合などに、「いつ・誰が・何を」持ち出したのかがわかりにくくなってしまうという欠点があります。しかし、本フローを使用すれば「誰が」「どのPCを」「どのUSBメモリを」「いつ」「何の用途で」持ち出したのかを、いつでも簡単に確認できます。

また、USB メモリ等の持ち出し時には、「データ消去」や「保管場所への返却」といった事後処理やチェックが必要となる場合もあるでしょう。本フローでは、第三者がこうした事後処理を確認する工程を設けており、情報セキュリティにも留意しています。


【概要】
テンプレート名:持出許可申請

用途:データおよび記録媒体のオフィス外への持ち出し申請・承認

作成難易度:低

拡張性・汎用性:ワークフローによる一元管理が有効となるプロセス、申請・承認にプラスして事後の活用報告や処理確認を必要とするプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 持ち出し記録を一元管理できる
  • 第三者が事後処理をチェックする工程がある

ポイント1:持ち出し記録を一元管理できる」について

『持出許可申請』フローを使用する大きなメリットとして、データや記録媒体の「持ち出し」を一元管理できることが挙げられます。

たとえば、本フローを介して処理された「持ち出し申請・承認」のデータは、ワークフローの「プロセス検索」画面で一覧表示できます。データには「いつ、誰が、何を、なんのために」持ち出したのかが記録されているため、管理者は物品やデータの持ち出し状況を、部署の垣根を越えてリアルタイムで把握できます。

なお、こうした一覧データは CSV データでのエクスポートや、Google スプレッドシートへのエクスポートも可能なため、効率的に持ち出し記録を管理できるでしょう。

ポイント2:第三者が事後処理をチェックする工程がある」について

本フローでは、データを記録した媒体が返却された際に、返却を受け付けた担当者や、担当者が返却を確認した時間などが自動で記録されます。

こうした確認工程において、担当者が「記録媒体におけるデータの消去」や「適切な保管場所への返却」をしっかり確認することで、情報の流出や不正を未然に防げるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 排他ゲートウェイ(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

持ち出すデータや PC を件名として記載

2 持出希望者 ユーザ 初期値ではプロセス開始ユーザを自動セット q_Applicant
3 活用開始予定日 日付(年月日)

活用開始予定日をカレンダーから選択

q_Start_Date

4 活用終了予定日 日付(年月日)

活用終了予定日をカレンダーから選択

q_End_Date

5 持出データ種類 選択(チェックボックス) 持出データの種類を選択してチェックを入れる q_Data_Type
6 持出データソース

文字(単一行)

紙ファイル等は保管場所を、複製データはURL等を記載

q_Data_Source

7

持出データ記録媒体

選択(チェックボックス)

持出データの記録媒体を選択してチェックを入れる

q_Data_Media

8 持出データ記録媒体ID

文字(単一行)

持出データの記録媒体の ID を記載

q_Media_Id

9 返却保管時の注意 ガイドパネル 返却・保管時の注意を表示
10 承認部門長

ユーザ

承認処理時に担当者名を自動セット

q_Approver

11 承認日時 日時

承認処理時に承認日時を自動セット

q_Approved_Time
12 データ活用内容説明 文字(複数行)

持出データ(あるいは機器)の活用内容を記載

q_Use_Description

13 申請時添付ファイル ファイル 申請に関連するファイルを添付 q_Application_Attachment
14 持出承認フラグ 選択(ラジオボタン) 「承認」または「却下」を選択 q_Approval
15 再申請フラグ 選択(ラジオボタン) 「再申請」または「取下」を選択 q_Reapplication
16 活用報告 文字(複数行) 持ち出したデータや機器の活用内容を報告 q_Report
17 報告時添付ファイル ファイル 活用内容の報告に伴うファイルを添付 q_Report_Attachment
18 コメント 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Comment
19 返却処理担当 ユーザ 「事後処理確認」工程を処理したユーザを自動セット q_Confirmer
20 返却確認日時 日時 「事後処理確認」工程が処理された日時を自動セット q_Confirm_Time

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 持出申請 件名 / 活用開始予定日 / 活用終了予定日 / 持出データ種類 / 持出データソース / 持出データ記録媒体 / 持出データ記録媒体ID / データ活用内容説明 / 申請時添付ファイル / コメント 持出希望者 返却保管時の注意 / 承認部門長 / 承認日時 / 持出承認フラグ / 再申請フラグ / 活用報告 / 報告時添付ファイル / 返却処理担当 / 返却確認日時
2 2. 持出承認 件名 / 承認部門長 / 承認日時 / 持出承認フラグ / コメント 持出希望者 / 活用開始予定日 / 活用終了予定日 / 持出データ種類 / 持出データソース / 持出データ記録媒体 / 持出データ記録媒体ID / データ活用内容説明 / 申請時添付ファイル / 再申請フラグ 返却保管時の注意 / 活用報告 / 報告時添付ファイル / 返却処理担当 / 返却確認日時
3 3. 不承認対応 件名 / 活用開始予定日 / 活用終了予定日 / 持出データ種類 / 持出データソース / 持出データ記録媒体 / 持出データ記録媒体ID / データ活用内容説明 / 申請時添付ファイル / 再申請フラグ / コメント 持出希望者 / 承認部門長 / 承認日時 / 持出承認フラグ  返却保管時の注意 / 活用報告 / 報告時添付ファイル / 返却処理担当 / 返却確認日時
4 4. 活用報告 件名 / 活用報告 / 報告時添付ファイル / コメント 持出希望者 / 活用開始予定日 / 活用終了予定日 / 持出データ種類 / 持出データソース / 持出データ記録媒体 / 持出データ記録媒体ID / 承認部門長 / 承認日時 / データ活用内容説明 / 申請時添付ファイル / 返却確認日時 返却保管時の注意 / 持出承認フラグ / 再申請フラグ / 返却処理担当
5 5. 事後処理確認 件名 / コメント / 返却処理担当 / 返却確認日時  持出希望者 / 活用開始予定日 / 活用終了予定日 / 持出データ種類 / 持出データソース / 持出データ記録媒体 / 持出データ記録媒体ID / 返却保管時の注意 / 承認部門長 / 承認日時  データ活用内容説明 / 申請時添付ファイル / 持出承認フラグ / 再申請フラグ / 活用報告 / 報告時添付ファイル

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite のすべてのエディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

期末や自然災害の発生時など、データや記録媒体の「持ち出し」には、あわただしい時ほど多くの需要が発生する傾向があります。こうした場合にも、ワークフローで「持ち出し」がしっかりと一元管理され、申請・承認のプロセスが効率化されていれば、事故や紛失が起きるリスクは回避できます。

たとえば、本フローでは過去データを複製して新規の申請をおこなうこともできますが、こうしたデータの再利用は、申請にかかる手間を省き、持ち出しのプロセスを効率化します。また本フローには、持ち出しの申請者だけでなく、承認者や承認時刻も自動で記録されるため、不正や違反はおこないにくいでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。重要なデータや記録媒体の「持ち出し」を一元管理して、情報流出や紛失の防止をサポートする『持出許可申請』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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