PayPal 請求プロセス：無料でダウンロードできるワークフローテンプレート
利用シーン
「顧客への代金の請求」や「支払い状況の確認」は経理担当の重要な業務です。
しかし、紙ベースでの請求業務は、書類の作成や発送に手間がかかるだけでなく、「請求ミス」や「請求モレ」といった人的ミスが発生する可能性もあります。
また、会計ソフトを使用している場合でも、
- システムが業務ごとに分断されている
- システム間でのデータ移動は手動でおこなわなければならない
などの理由で管理面でのコストが増えるケースもあり、経理業務を「よりシンプルに、一元的に管理したい」というニーズもあるようです。
今回ご紹介する『PayPal 請求プロセス』は、ワークフローシステム（Questetra BPM Suite）から PayPal にリクエストを送信してコントロールできるアプリです。
本フローでは、PayPal での請求書の作成や送信、決済の確認といった作業が自動化されます。また、他のワークフローと連携して自動スタートすることも可能なため、「請求モレ」は発生しにくくなります。もし、現在の請求業務が「紙の請求書を郵送する」といった状態ならば、自動化によって切手代や印刷費、事務にかかる人件費をすべてゼロにすることも可能でしょう。
また、『PayPal 請求プロセス』をサブプロセスとして定義しておくことで、業務プロセスの管理者は、メインの業務プロセスに注力できます。一方、経理担当についても、同型のワークフローでさまざまな案件を処理していけるため、効率よく業務をこなせるようになるはずです。
【概要】
テンプレート名：PayPal 請求プロセス
用途：PayPal による請求業務
作成難易度：中
拡張性・汎用性：業務の完了と同時に請求プロセスが自動スタートする仕組みを構築
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- ワークフローから PayPal を操作できる
- 他のワークフローと連携して自動でスタートさせられる
ポイント1：「ワークフローから PayPal を操作できる」について
本フローでは、「PayPal Invoicing API」を通じて、下記のような操作がおこなえます。
- PayPal に『PayPal 請求書』を生成させる
- PayPal から『PayPal 請求書』を送信させる
- PayPal における『PayPal 請求書』の決済状況を確認する
このように請求書の作成や送信が自動化されることにより、請求業務の負担は大幅に軽くなり、人的ミスも抑制できます。また、PayPal に対して「入金があったか確認する」こともフローに組み込まれて自動化されているため、決済状況の確認業務も効率化できます。
ポイント2：「他のワークフローと連携して自動でスタートさせられる」について
この『PayPal 請求プロセス』は、さまざまなワークフローから「呼び出される」ことを想定して作成されています。
たとえば、『受託〜納品フロー』と連携すれば、納品が完了した直後に本フローを呼び出して、「納入内容に合わせた PayPal 請求書」が自動発行されるような仕組みを作ることも可能です。
また、このフローでは会計システムに登録すべき「振替伝票CSV」を自動生成させる「スクリプト工程」も用意されているため、さらなる業務の効率化や経理担当の負担軽減も見込めるでしょう。
テンプレート利用パーツ、設定項目、権限
利用パーツ（テンプレートに使用しているパーツ）
| 番号 | 工程アイコン | 名称 | 用途・備考 |
|---|---|---|---|
| 1 |  |
スイムレーン | ・同じ割当ルールの『タスク』（仕事）をグルーピングする ・内部に配置されたタスクを処理する１人を定義する ・「組織の内の誰か」と言う定義も可能 |
| 2 |  |
開始イベント |
・接続している『タスク』が業務プロセス（ワークフロー）の先頭タスクとなる |
| 3 |  |
ヒューマンタスク | ・業務プロセス（ワークフロー）を構成する作業工程（仕事） ・業務プロセスは、通常は１つ以上の『タスク』（仕事）から構成される ・１つの『タスク』（仕事）につき、１つの「入力フォーム」が定義される ※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ |
| 4 |  |
フロー | ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする |
| 5 |  |
結合ゲートウェイ |
・複数に分かれた進路を集約する |
| 6 |  |
排他ゲートウェイ (XORゲートウェイ) |
・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む |
| 7 |  |
メッセージ開始イベント（HTTP） |
・外部システムからのメッセージ（HTTPリクエスト）を受信した際にプロセスを自動起動 |
| 8 |  |
タイマー境界イベント |
|
| 9 |  |
サービスタスク（アドオン）：PayPal: 請求書, ドラフト作成 |
・PayPal 内に請求書ドラフトを作成 |
| 10 | |
サービスタスク（アドオン）：PayPal: 請求書, 送信 |
・PayPal 内のドラフト請求書に対して送信を指示 |
| 11 | |
サービスタスク（アドオン）：PayPal: 請求書, 詳細確認 |
・PayPal 内の請求書ステータス等をチェック |
| 12 |  |
サービスタスク（アドオン）：コンバータ: テーブル to TSV文字列 |
・テーブル型データをTSV文字列に変換 |
| 13 |  |
サービスタスク（アドオン）：TSV 文字列, 変換 |
・TSVテキストの列を並べ替える |
| 14 |  |
終了イベント | ・プロセス（業務）が正常終了する |
データ項目（テンプレートにて設定済みの内容）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
初期値では「INVOICE」＋「プロセス ID」の「請求書番号」を自動セット |
||
| 2 | ▼顧客先情報▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 3 | 会社名 | 文字（単一行） |
顧客の会社名を入力 |
q_Billing_Business_Name |
| 4 | メールアドレス | 文字（単一行） |
顧客のメールアドレスを入力 |
q_Billing_Email |
| 5 | 役職名/姓 | 文字（単一行） | 顧客の役職名または姓を入力 | q_Billing_Name1 |
| 6 | 名/姓名 |
文字（単一行） |
顧客の名または姓名を入力 |
q_Billing_Name2 |
| 7 | 通知メールの追加送信先CCアドレス | 文字（複数行） | 通知メールの追加送信先があれば入力 | q_additionalRecipients |
| 8 | 受取人への通知メールで使用される言語コード | 選択（ラジオボタン） | 初期値では「English(US)」または「Japanese」を選択 | q_Billing_Language |
| 9 | ▼商品情報/items_info▼ | ガイドパネル |
フォーム上に表示される区切り |
|
| 10 | 商品情報（商品名/数量/単価…） | テーブル |
商品名、単価、数量などの情報を表に入力 |
q_Items |
| 11 | 商品情報 TSV | 文字（複数行） |
〔テーブルから TSV〕工程で商品情報の TSVデータを自動セットし、〔小計列を除去〕工程で自動上書きする |
q_ItemsTSV |
| 12 | 通貨コード | 選択（ラジオボタン） |
初期値では「JPY」または「USD」を選択 |
q_SelectCurrencyCode |
| 13 | 税込方式 | 選択（ラジオボタン） | 初期値では「税抜価格」または「税込価格」を選択 | q_TaxInclusive |
| 14 | 請求金額合計 | 数値 | 請求金額の合計を自動計算して表示 | q_TotalAmount |
| 15 | ▼請求書記載事項▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 16 | 請求書番号 | 文字（単一行） | 初期値では「INVOICE」＋「プロセスID」を自動セット | q_DetailInvoiceNumber |
| 17 | 請求日 | 日付’（年月日） |
請求日をカレンダーから選択 |
q_Invoice_Date |
| 18 | 請求期限 | 日付’（年月日） | 支払いの期限日をカレンダーから選択 （初期値では請求日の翌々月の1日を自動セット） |
q_PaymentTermDate |
| 19 | 請求人の事業者名 | 文字（単一行） | 初期値では「株式会社〇〇」と表示 | q_InvoicerBusiness_name |
| 20 | 請求人の法人番号(TaxId) | 文字（単一行） | 初期値では「1234567890123」と表示 | q_InvoicerTax_id |
| 21 | 請求人のホームページURL | 文字（単一行） | 初期値では「https://example.net/」と表示 | q_InvoicerWebsite |
| 22 | 請求人のロゴ画像URL | 文字（単一行） | 初期値では「https://example.net/webItems/logos/logo.png」と表示 | q_InvoicerLogo_url |
| 23 | 請求人の名前1(部署や姓) | 文字（単一行） | 請求人の所属部署または姓を入力 |
q_InvoicerNameGiven_name |
| 24 | 請求人の名前2 | 文字（単一行） | 請求人の名を入力 | q_InvoicerNameSurname |
| 25 | 請求人の登録済メールアドレス | 文字（単一行） | PayPal アカウントに登録しているアドレスを入力 | q_InvoicerEmail_address |
| 26 | 請求人の追加情報 | 文字（単一行） | 請求人の追加情報があれば記載 | q_InvoicerAdditional_notes |
| 27 | 請求書メッセ－ジ | 文字（複数行） | 初期値ではダミーの名前・連絡先を記載したメッセージ文を自動セット | q_Invoice_Note |
| 28 | 規約 | 文字（複数行） |
初期値では売買契約書のサンプル文を自動セット |
q_Invoice_Terms |
| 29 | 請求メモ | 文字（複数行） |
請求書の作成アプリケーション・日時・作成者など、Paypal 請求書一覧で表示される情報を自動セット |
q_Memo |
| 30 | ▼PayPal Logs▼ | ガイドパネル |
フォーム上に表示される区切り |
|
| 31 | paypalInvoiceId | 文字（単一行） |
PayPal 請求書の ID を自動セット |
q_Paypal |
| 32 | paypalInvoiceViewUrl | 文字（単一行） |
PayPal 請求書の確認用 URL を自動セット |
q_invoicer_view_url |
| 33 | paypalInvoiceStatus | 文字（単一行） |
PayPal 請求書のステータスを自動セット（自動更新） |
q_InvoiceStatus |
| 34 | Payment Date | 日付’（年月日） |
PayPal がPAID ステータスになっていた場合、支払日付を自動セット |
q_PaymentDate |
| 35 | Payment Amount | 数値 |
支払金額を自動セット |
q_PaymentAmount |
| 36 | Payment Currency Code | 文字（単一行） |
支払金額の通貨コードを自動セット |
q_PaymentCurrencyCode |
| 37 | (Response JSON) | 文字（複数行） |
JSON レスポンスを自動セット |
q_ResponseJson |
フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限
| 番号 | 工程名 | 各項目のフォーム上での権限 | ||
|---|---|---|---|---|
| 編集可能 | 表示のみ | 非表示 | ||
| 1 | 1. 請求入力/確認 | 件名 / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ | ▼顧客先情報▼ / ▼商品情報/items_info▼ / ▼請求書記載事項▼ | 商品情報 TSV / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code / (Response JSON) |
| 2 | 1x. エラー対応 | 件名 / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ | ▼顧客先情報▼ / ▼商品情報/items_info▼ / ▼請求書記載事項▼ | 商品情報 TSV / 請求金額合計 / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code / (Response JSON) |
| 3 | 2a. 確認/キャンセル | 件名 | ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code | 商品情報 TSV / paypalInvoiceStatus / (Response JSON) |
| 4 | 2b. 確認/キャンセル | 件名 | ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code | 商品情報 TSV / paypalInvoiceStatus / (Response JSON) |
| 5 | 3a. 確認/キャンセル（初回） | 件名 | ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code | 商品情報 TSV / 請求金額合計 / (Response JSON) |
| 6 | 3b.確認/キャンセル（毎日） | 件名 | ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報（商品名/数量/単価…） / 通貨コード / 税込方式 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ－ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code | 商品情報 TSV / 請求金額合計 / (Response JSON) |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
経理担当における「請求」や「入金確認」は、企業の信頼にも関わる重要な業務だからこそ、ミスやモレを回避して円滑に進めたいものです。
この『PayPal 請求プロセス』は、他プロセスの完了をトリガーとして自動スタートし、PayPal 側に請求書の作成・送信をリクエストする仕組みとなっています。そのため「ミス」や「モレ」の発生は抑制され、プロセスは効率化されるでしょう。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。請求や決済確認のプロセスを自動化・効率化して、経理担当の負担軽減や人的ミスの防止をサポートする『PayPal 請求プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。
