PayPal 請求プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

「顧客への代金の請求」や「支払い状況の確認」は経理担当の重要な業務です。

しかし、紙ベースでの請求業務は、書類の作成や発送に手間がかかるだけでなく、「請求ミス」や「請求モレ」といった人的ミスが発生する可能性もあります。

また、会計ソフトを使用している場合でも、

  • システムが業務ごとに分断されている
  • システム間でのデータ移動は手動でおこなわなければならない

などの理由で管理面でのコストが増えるケースもあり、経理業務を「よりシンプルに、一元的に管理したい」というニーズもあるようです。

今回ご紹介する『PayPal 請求プロセス』は、ワークフローシステム(Questetra BPM Suite)から PayPal にリクエストを送信してコントロールできるアプリです。

本フローでは、PayPal での請求書の作成や送信、決済の確認といった作業が自動化されます。また、他のワークフローと連携して自動スタートすることも可能なため、「請求モレ」は発生しにくくなります。もし、現在の請求業務が「紙の請求書を郵送する」といった状態ならば、自動化によって切手代や印刷費、事務にかかる人件費をすべてゼロにすることも可能でしょう。

また、『PayPal 請求プロセス』をサブプロセスとして定義しておくことで、業務プロセスの管理者は、メインの業務プロセスに注力できます。一方、経理担当についても、同型のワークフローでさまざまな案件を処理していけるため、効率よく業務をこなせるようになるはずです。


【概要】
テンプレート名:PayPal 請求プロセス

用途:PayPal による請求業務

作成難易度:中

拡張性・汎用性:業務の完了と同時に請求プロセスが自動スタートする仕組みを構築


※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • ワークフローから PayPal を操作できる
  • 他のワークフローと連携して自動でスタートさせられる

ポイント1:ワークフローから PayPal を操作できる」について

本フローでは、「PayPal Invoicing API」を通じて、下記のような操作がおこなえます。

  1. PayPal に『PayPal 請求書』を生成させる
  2. PayPal から『PayPal 請求書』を送信させる
  3. PayPal における『PayPal 請求書』の決済状況を確認する

このように請求書の作成や送信が自動化されることにより、請求業務の負担は大幅に軽くなり、人的ミスも抑制できます。また、PayPal に対して「入金があったか確認する」こともフローに組み込まれて自動化されているため、決済状況の確認業務も効率化できます。

ポイント2:他のワークフローと連携して自動でスタートさせられる」について

この『PayPal 請求プロセス』は、さまざまなワークフローから「呼び出される」ことを想定して作成されています。

たとえば、『受託〜納品フロー』と連携すれば、納品が完了した直後に本フローを呼び出して、「納入内容に合わせた PayPal 請求書」が自動発行されるような仕組みを作ることも可能です。

また、このフローでは会計システムに登録すべき「振替伝票CSV」を自動生成させる「スクリプト工程」も用意されているため、さらなる業務の効率化や経理担当の負担軽減も見込めるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7 メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

タイマー境界イベント


・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
・タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

9

サービスタスク(アドオン):PayPal: 請求書, ドラフト作成

・PayPal 内に請求書ドラフトを作成
・請求書ドラフトを有効化するには、別途「送信」アクションが必要

10

サービスタスク(アドオン):PayPal: 請求書, 送信

・PayPal 内のドラフト請求書に対して送信を指示
・受取人〔請求先〕と請求人がそれぞれのメール通知を受信
・PayPal 上の請求書ステータスは DRAFT から SENT になり、請求書 URL を知る人は支払可能な状態になる

11

サービスタスク(アドオン):PayPal: 請求書, 詳細確認

・PayPal 内の請求書ステータス等をチェック
・PAID ステータスになっていた場合、支払日付データ等を取得できる

12

サービスタスク(アドオン):コンバータ: テーブル to TSV文字列

 ・テーブル型データをTSV文字列に変換
・テーブル型データ項目内の全てのセルの文字列値がTSV文字列Bに上書きコピーされる
・入力のないセルは空文字列とみなされる

13

サービスタスク(アドオン):TSV 文字列, 変換

 ・TSVテキストの列を並べ替える
・新しい並び順は、オリジナルTSVの列IDを列挙して指定
・新しいTSVテキストは、TSVファイル形式やCSVファイル形式等のフォーマットで格納することも可能

14 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値では「INVOICE」+「プロセス ID」の「請求書番号」を自動セット

2 ▼顧客先情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 会社名 文字(単一行)

顧客の会社名を入力

q_Billing_Business_Name

4 メールアドレス 文字(単一行)

顧客のメールアドレスを入力

q_Billing_Email

5 役職名/姓 文字(単一行) 顧客の役職名または姓を入力 q_Billing_Name1
6 名/姓名

文字(単一行)

顧客の名または姓名を入力

q_Billing_Name2

7 通知メールの追加送信先CCアドレス 文字(複数行) 通知メールの追加送信先があれば入力 q_additionalRecipients
8 受取人への通知メールで使用される言語コード 選択(ラジオボタン) 初期値では「English(US)」または「Japanese」を選択 q_Billing_Language
9 ▼商品情報/items_info▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

10 商品情報(商品名/数量/単価…) テーブル

商品名、単価、数量などの情報を表に入力

q_Items
11 商品情報 TSV 文字(複数行)

〔テーブルから TSV〕工程で商品情報の TSVデータを自動セットし、〔小計列を除去〕工程で自動上書きする

q_ItemsTSV

 12 通貨コード 選択(ラジオボタン)

初期値では「JPY」または「USD」を選択

q_SelectCurrencyCode

13 税込方式 選択(ラジオボタン) 初期値では「税抜価格」または「税込価格」を選択 q_TaxInclusive
14 請求金額合計 数値 請求金額の合計を自動計算して表示 q_TotalAmount
15 ▼請求書記載事項▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
16 請求書番号 文字(単一行) 初期値では「INVOICE」+「プロセスID」を自動セット q_DetailInvoiceNumber
17 請求日 日付’(年月日)

請求日をカレンダーから選択
(初期値ではプロセス開始日を自動セット

q_Invoice_Date
18 請求期限 日付’(年月日) 支払いの期限日をカレンダーから選択
(初期値では請求日の翌々月の1日を自動セット)
q_PaymentTermDate
19 請求人の事業者名 文字(単一行) 初期値では「株式会社〇〇」と表示 q_InvoicerBusiness_name
20 請求人の法人番号(TaxId) 文字(単一行) 初期値では「1234567890123」と表示 q_InvoicerTax_id
21 請求人のホームページURL 文字(単一行) 初期値では「https://example.net/」と表示 q_InvoicerWebsite
22 請求人のロゴ画像URL 文字(単一行) 初期値では「https://example.net/webItems/logos/logo.png」と表示 q_InvoicerLogo_url
23 請求人の名前1(部署や姓) 文字(単一行)
請求人の所属部署または姓を入力

q_InvoicerNameGiven_name

24 請求人の名前2 文字(単一行) 請求人の名を入力 q_InvoicerNameSurname
25 請求人の登録済メールアドレス 文字(単一行) PayPal アカウントに登録しているアドレスを入力 q_InvoicerEmail_address
26 請求人の追加情報 文字(単一行) 請求人の追加情報があれば記載 q_InvoicerAdditional_notes
27 請求書メッセ-ジ 文字(複数行) 初期値ではダミーの名前・連絡先を記載したメッセージ文を自動セット q_Invoice_Note
28 規約 文字(複数行)

初期値では売買契約書のサンプル文を自動セット

q_Invoice_Terms

29 請求メモ 文字(複数行)

請求書の作成アプリケーション・日時・作成者など、Paypal 請求書一覧で表示される情報を自動セット

q_Memo

30 ▼PayPal Logs▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

31 paypalInvoiceId 文字(単一行)

PayPal 請求書の ID を自動セット

q_Paypal

32 paypalInvoiceViewUrl 文字(単一行)

PayPal 請求書の確認用 URL を自動セット

q_invoicer_view_url

33 paypalInvoiceStatus 文字(単一行)

PayPal 請求書のステータスを自動セット(自動更新)

q_InvoiceStatus

34 Payment Date 日付’(年月日)

PayPal がPAID ステータスになっていた場合、支払日付を自動セット

q_PaymentDate

35 Payment Amount 数値

支払金額を自動セット

q_PaymentAmount

36 Payment Currency Code 文字(単一行)

支払金額の通貨コードを自動セット

q_PaymentCurrencyCode

37 (Response JSON) 文字(複数行)

 JSON レスポンスを自動セット

q_ResponseJson

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 請求入力/確認 件名 / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ ▼顧客先情報▼ / ▼商品情報/items_info▼ / ▼請求書記載事項▼  商品情報 TSV / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code / (Response JSON)
2 1x. エラー対応 件名 / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ ▼顧客先情報▼ / ▼商品情報/items_info▼ / ▼請求書記載事項▼  商品情報 TSV / 請求金額合計 / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code / (Response JSON)
3 2a. 確認/キャンセル 件名  ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code 商品情報 TSV / paypalInvoiceStatus / (Response JSON)
4 2b. 確認/キャンセル 件名  ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / 請求金額合計 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl  /  Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code 商品情報 TSV / paypalInvoiceStatus / (Response JSON)
5 3a. 確認/キャンセル(初回) 件名 ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl  / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code 商品情報 TSV / 請求金額合計 / (Response JSON)
6 3b.確認/キャンセル(毎日) 件名 ▼顧客先情報▼ / 会社名 / メールアドレス / 役職名/姓 / 名/姓名 / 通知メールの追加送信先CCアドレス / 受取人への通知メールで使用される言語コード / ▼商品情報/items_info▼ / 商品情報(商品名/数量/単価…) / 通貨コード / 税込方式 / ▼請求書記載事項▼ / 請求書番号 / 請求日 / 請求期限 / 請求人の事業者名 / 請求人の法人番号(TaxId) / 請求人のホームページURL / 請求人のロゴ画像URL / 請求人の名前1(部署や姓) / 請求人の名前2 / 請求人の登録済メールアドレス / 請求人の追加情報 / 請求書メッセ-ジ / 規約 / 請求メモ / ▼PayPal Logs▼ / paypalInvoiceId / paypalInvoiceViewUrl  / paypalInvoiceStatus / Payment Date / Payment Amount / Payment Currency Code 商品情報 TSV / 請求金額合計 / (Response JSON)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

経理担当における「請求」や「入金確認」は、企業の信頼にも関わる重要な業務だからこそ、ミスやモレを回避して円滑に進めたいものです。

この『PayPal 請求プロセス』は、他プロセスの完了をトリガーとして自動スタートし、PayPal 側に請求書の作成・送信をリクエストする仕組みとなっています。そのため「ミス」や「モレ」の発生は抑制され、プロセスは効率化されるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。請求や決済確認のプロセスを自動化・効率化して、経理担当の負担軽減や人的ミスの防止をサポートする『PayPal 請求プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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