「立替金逐次精算フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

業務の現場においては、従業員が「経費を立て替える」ケースは珍しくありません。

しかし、立て替える金額が大きくなると、それだけ従業員の負担も大きくなります。また、経費精算の手続きが増えると、他の業務を圧迫してしまう場合もあります。

こうしたことを考えると、立替金の精算はできるだけスムーズかつ速やかにおこなわれるのが理想的といえます。

『立替金逐次精算フロー』では、申請から手続きの完了までが一括で管理され、自動で流れていくため、手続きの停滞や遅延が解消されます。このフローには「スマホ撮影による領収書をメール添付することで申請がおこなえる」など、手続きをスピーディーにするさまざまな工夫も盛り込まれています。

『立替金逐次精算フロー』は、煩雑な経費精算の作業を効率化し、従業員のストレスや経理担当者の負担を軽減してくれるツールといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:立替金逐次精算フロー

用途:立替金が発生するたびにおこなう精算手続き

作成難易度:低

拡張性・汎用性:画像のメール添付による申請・承認プロセス、締め切りの設定による自動申請・自動承認

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • スマホで撮影した領収書の画像で申請できる
  • 自動承認をセットできる
  • 申請の進捗状況をひと目で確認できる

ポイント1:「スマホで撮影した領収書の画像で申請できる」について

このフローは、「スマホ撮影」した領収書画像をメールすることで開始され、メール本文から立替金額や立替日などが自動入力されます(フローからのWeb申請も可能)。

このフローを利用すれば、従業員はタクシー代や飲食代などの経費を立て替えた際、外出先からでも、その場で精算の申請をおこなえます。こうした申請のスピード化は、経費の立て替えにともなう従業員のストレスを軽減してくれるでしょう。

また、時間をあけずに申請がおこなわれることで、関係者の記憶が新しいうちに領収書をチェックでき、不正やミスを防ぎやすくなります。

ポイント2:「自動承認をセットできる」について

立替金の精算手続きにおいて、時間がかかる原因となりやすいのが、「上司の承認待ち」です。

このサンプルでは、上司に「承認待ち」のタスクが流れると、24時間で「自動承認」がおこなわれるようにセットされています。また申請者は、領収書画像をメール送信した後でも、申請データを追記・修正することができますが、24時間経過すると「自動申請」となります。

こうした機能により、申請・承認の手続きが、よりスムーズに流れるようになります。

ポイント3:「申請の進捗状況をひと目で確認できる」について

特に精算のタイミングが決まっていない逐次申請の場合、申請者にとって「自分が立て替えた経費が、いつ精算されるのか」を把握することは、非常に重要となります。

このフローでは、申請の進捗状況が自動で更新され、フォームに表示されます。これを見れば「上司承認待ち」「経理補正待ち」「全工程完了」といったように、手続きの状況がひと目でわかるため、申請者のストレスも軽減されるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

メッセージ開始イベント(メール)

・外部システムからのメールを受信した際にプロセスを自動起動
・Fromアドレス・メールSubject・本文などを、プロセスデータとして格納する事が可能

 

7

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8

タイマー境界イベント

・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
・タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

9 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

10 スクリプトタスク

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・ECMAスクリプトを使った複雑なデータ加工を行う

11 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名 文字

経費の使途を記入(メール申請の場合、Subject にセットすると自動で反映される)

2 Mail-Attachment (領収書画像) ファイル 領収書画像を添付(メール申請の場合は自動セット) q_Attachment
3 Mail-Title 文字(単一行) 申請メールのタイトルを自動セット q_Title
4 Mail-From 文字(単一行) 申請メールの差出人を自動セット  q_From
5 Mail-Datetime 日時 申請メールが提出された日時を自動セット q_Mail_Date
6 ▼立替申請▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
7 立替人所属組織 組織 申請者の所属部署を入力(メール申請の場合は From 情報から自動セット) q_Organization
8 立替人 ユーザ 立替人の名前を入力(メール申請の場合は From 情報から自動セット) q_Claimer
9 立替申請時刻 日時 立て替え金の精算を申請した日時を入力(メール申請の場合は Date 情報から自動セット) q_Time
10 立替金額 数値 立て替えた金額を入力(メール申請の場合、本文1行目に数字があれば自動セット) q_Amount
11 立て替えた日 日付(年月日)

立て替えをおこなった日付を入力(メール申請の場合、本文2行目に日付があれば自動セット)

q_Date_Payment
12 費目分類 選択(セレクトボックス)

立て替えをおこなった経費の種別を選択して入力(メール本文3行目に規定の文字列があれば自動セット 例:「電車バス」「宿泊費」など

q_Expense
13 支払備考 文字(複数行) 立て替え費用についての補足事項をテキストで入力(メール申請の場合、本文を自動セット)   q_Remarks
14 ▼経理補正(公式記録)▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
15 立替人アドレス 文字(単一行) 申請メールから立替人のアドレスを自動セット q_Email
16 計上月 日付(年月) 申請されたデータから計上月を公式記録として自動セット q_Month
17 勘定費目分類 文字(単一行) 申請されたデータから立て替え費用の種類を公式記録として自動セット q_Classification
18 精算金額 数値 申請されたデータから精算金額を公式記録として自動セット(立替金額が一部しか認められない場合は、減額修正をおこなう)  q_Settlement
19 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
20 申請の進捗状況 選択(ラジオボタン) 申請の進捗状況を自動で更新して表示 q_Progress
21 コメント・メッセージ 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Comments

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1.申請する(追記修正) 件名 / Mail-Attachment (領収書画像)/ 立替人所属組織 / 立替人 / 立替申請時刻 / 立替金額 / 立て替えた日 / 費目分類 / 支払備考 / コメント・メッセージ Mail-Title / Mail-From /  Mail-Datetime / ▼立替申請▼ / ▼経理補正(公式記録)▼ / 立替人アドレス / 計上月 / 勘定費目分類 / 精算金額 /▼社内コミュニケーション▼ / 申請の進捗状況
2 1a. Web  申請する 件名 / Mail-Attachment (領収書画像)/ 立替人所属組織 / 立替人 / 立替申請時刻 / 立替金額 / 立て替えた日 / 費目分類 / 支払備考 / コメント・メッセージ Mail-Title / Mail-From /  Mail-Datetime / ▼立替申請▼ / ▼経理補正(公式記録)▼ / 立替人アドレス / 計上月 / 勘定費目分類 / 精算金額 /▼社内コミュニケーション▼ / 申請の進捗状況
3 1x.再提出/取り下げ 件名 / Mail-Attachment (領収書画像)/ 立替人所属組織 / 立替人 / 立替申請時刻 / 立替金額 / 立て替えた日 / 費目分類 / 支払備考 / コメント・メッセージ Mail-Title / Mail-From /  Mail-Datetime / ▼立替申請▼ / ▼経理補正(公式記録)▼ / 立替人アドレス / 計上月 / 勘定費目分類 / 精算金額 /▼社内コミュニケーション▼ / 申請の進捗状況
4 2. 承認 / 却下 件名 / 費目分類 / コメント・メッセージ Mail-Attachment (領収書画像)/ Mail-Title / Mail-From /  Mail-Datetime / ▼立替申請▼ /  立替人所属組織 / 立替人 / 立替申請時刻 / 立替金額 / 立て替えた日 / 支払備考 / ▼経理補正(公式記録)▼ / 立替人アドレス / 計上月 / 勘定費目分類 / 精算金額  / ▼社内コミュニケーション▼ / 申請の進捗状況
5 3. 補正/却下 件名 / 立替人アドレス / 計上月 / 勘定費目分類 / 精算金額 / コメント・メッセージ  Mail-Attachment (領収書画像)/ Mail-Title / Mail-From /  Mail-Datetime / ▼立替申請▼ /  立替人所属組織 / 立替人 / 立替申請時刻 / 立替金額 / 立て替えた日 / 費目分類 / 支払備考 / ▼経理補正(公式記録)▼ / ▼社内コミュニケーション▼ / 申請の進捗状況  

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

立替金の精算は、経理担当の負担になるばかりでなく、従業員のストレスになってしまう場合もあります。しかし、ワークフローを活用して、申請・承認・精算といったプロセスをスムーズ化することで、こうした負担やストレスを大幅に軽減できます。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。立替金精算のプロセスを効率化して、申請や経理業務の負担を軽減する『立替金逐次精算フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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