業務の自動化〜第4回：4つのステップの1番目「業務の整理パート2」

今回は、言語化して整理した業務プロセスを、ワークフロー図にして視覚化・共有する手法について解説していきます。

業務自動化の「4つのステップ」

ステップ1. 業務の整理
ステップ2. 業務の実施、計測、評価
ステップ3. 自動化するべき箇所の特定
ステップ4. 自動化の実現

業務を言語化して整理することができたら、次は、その結果をワークフロー図に落とし込みます。

さらに、作成した図を元に、業務の担当者や関係者によるレビューを実施し、問題がなければ、ひとまずワークフロー図は完成となります。

ワークフロー図の作成法

ワークフロー図を作成する手法にはいくつかの種類がありますが、なかでも標準的なのが、国際規格であるBPMN（Business Process Model and Notation）です。

BPMN の基本となるルールは下記の4つです。

「横長四角形」を書き、担当ごとにレーンで区切る
タスクを「角丸四角形」で表す
タスクを「矢印」でつないで流れを表す
開始を「細円」、終了を「太円」につなぐ

BPMN は直感的に業務の流れを把握できる表記法です。こうした標準的な手法で業務を「見える化」すると、関係者間でプロセスを共有しやすく、共通理解も得られやすくなります。また、標準的な表記法を用いるメリットとしては、広く用いられていることから、描き方などに関する情報を調べやすいことも挙げられます。

なお、BPMN について詳細を知りたい方はこちらをご覧ください。

レビューを依頼する

整理した業務をワークフロー図として視覚化したら、次にレビューを実施します。

レビューでは、

業務の現状が正確に表記されているか
手順や工程の区切りに間違いはないか

といった点を中心に、実際に業務に携わる関係者にチェック・確認をしてもらいます。

業務にはさまざまな工程があり、その工程のなかには、各人が処理する手順があります。「レポート作成」という工程を例にとると、この工程の中には「データ抽出」「データ集計」「レポート作成」などの手順が存在します。手順は「作業」と言い換えてもよいかもしれませんが、ワークフロー図を作成する際には、こうした手順と工程を混同してしまわないように注意しましょう。

前の項で、BPMN では角の丸い四角形でタスクを表すと述べましたが、ワークフロー図では基本的に「仕事のボール」が他の人に移るところで区切り、タスクを分けて表記します。しかし、たとえば「申請→承認」というプロセスで、「申請者と承認者が同じ」というようなケースでは、「申請」「承認」といった工程の単位でタスクを分ける場合もあります。

BPMNは、業務全体の大まかな情報を図式化するのに適した表記法です。だからこそ、誰もが直感的に業務の流れを把握できる図を作成することが可能になります。逆に、詳細な情報を記述しすぎると、流れを把握しにくくなってしまうため、あくまで工程ごとにタスクを表記していくことがポイントです。

レビューの結果、問題がなければ、ひとまずワークフロー図は完成とします。

ワークフロー図ができたら、現状で「何にどれぐらいの時間・工数がかかっているのか」を計測していきます（次回で詳述）。この時点では「このポイントが自動化できる！」といった判断は一旦保留にしておきましょう。

説明会を実施する

ワークフロー図が完成したら、その業務に関係する人たちを対象とした説明会をおこないます。これは、業務の流れはもちろんのこと、業務上の課題や問題点を関係者間で共有する場でもあります。

もちろん、ワークフロー図が完成しても、業務改善活動は終わりではありません。業務の「現状」を表したワークフロー図は、関係者間で業務についての共通理解を得やすくするだけでなく、問題点や課題を共有して、業務の改善や効率化をおこなっていく際にも大いに役立ちます。

業務が複数の部門にまたがっている場合や、部門間での連携が上手くいっていないケースでは、こうした説明会は特に有効となります。なぜなら、ワークフロー図を中心に据えて話し合いをすることで、部門の垣根を越えたコミュニケーションをおこないやすくなるからです。ここでは、ワークフロー図によって「見える化」された業務を俯瞰しつつ、各自が意見を言いやすい環境を整えることも大切です。

説明会は、ワークフロー図についての共通理解を得つつ、さらなる業務改善、最適化へつなげるステップともいえるでしょう。