受注報告プロセス
利用シーン
営業担当からの受注報告は、チームのリーダや責任者にとって重要な情報です。しかし、受注報告の工程自体が業務の負担になってしまうケースも見られます。
受注報告に余分な手間や時間がかかる理由としては、
- 紙ベースや Excel による手入力で報告書類が作成されている
- 受注の進捗報告が口頭でおこなわれており、正確な状況を把握しづらい
- オフィスに戻らないと申請や承認の処理ができない
などがあげられます。
この『受注報告プロセス』は、案件情報の受け渡しを自動化することで申請・承認にかかる余分な手間をカットします。営業担当は「請求金額などの計算が自動でおこなわれる入力フォーム」に記入していく形式で報告書を作成でき、書類作成の負担もありません。また、営業担当が入力フォームを埋めることで、必要な情報は漏らさず記載されるため、上司や責任者は、より速やかに正確な受注内容を把握できます。
なお、本フローは「リーダ」が確認し、「部長」が承認するという流れになっていますが、受注金額が大きい場合は、自動で役員にメール報告がおこなわれるように設定されています。このように「リーダ」や「部長」の権限の範囲が明確になっていることに加え、スマートフォンからも申請や承認をおこなえるため、受注報告の工程が目に見えて効率化されるのも本フローの特長です。
【概要】
テンプレート名：受注報告プロセス
用途：受注の報告・確認・承認
作成難易度：低
拡張性・汎用性：他プロセスとの連携、「金額の大きさによる分岐」と「自動メール送信」を含む業務プロセス
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- 受注金額によって役員にメールが自動送信される
- 『見積書作成承認プロセス』と連携できる
ポイント1：「受注金額によって役員にメールが自動送信される」について
『受注報告プロセス』では、受注金額が100万円以上の場合、役員にメールが自動送信されます。
『受注報告プロセス』で定義したフロー図を例にとると、営業部部長は100万円を超える案件を「承認」したら、案件の内容を役員に報告しなければなりません。この業務プロセス定義に従えば、会議や個別対面で報告したり、メールで報告したりする必要があります。
しかし『受注報告プロセス』では、この工程を「機械的な通知メール」に置き換え、「案件」「担当者名」「金額」などの情報を役員に自動送信します。メール送信の判断も、入力された受注額の総計から自動でおこなわれるため、報告の負担は大幅に軽減されるでしょう。
ポイント2：「『見積書作成承認プロセス』と連携できる」について
「受注報告」と切っても切れない関係にあるのが「見積書の作成承認」という工程です。
そのため、このフローは『見積書作成承認プロセス』という別のワークフローと接続することを想定して作成されています。たとえば、『見積書作成承認プロセス』において「受注」となった場合に、自動的に『受注報告プロセス』を呼び出して、スタートさせることも可能です。
その際には、『見積書作成承認プロセス』から『受注報告プロセス』に必要な案件データも自動的に受け渡されるため、データ投入の手間をカットできます。また、このようにプロセスからプロセスへの引き継ぎが自動化されることで、業務の受け渡しの手間も解消できます。
テンプレート設定項目
データ項目（データの入れ物）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
受注の件名を入力 |
||
| 2 | ▼受注先の情報▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 3 | お客様会社名 | 文字（単一行） |
受注先の企業名を入力 |
q_Company |
| 4 | 担当者氏名 | 文字（単一行） | 受注先の担当者名を入力 | q_Representative |
| 5 | お客様部署＋肩書き | 文字（複数行） | 受注先の担当者の所属部署と肩書きを入力 | q_Assignment |
| 6 | 郵便番号＋住所 | 文字（複数行） |
受注先企業の郵便番号と住所を入力 |
q_Post_Address |
| 7 |
契約先電話番号 |
文字（単一行） |
受注先企業の連絡先となる電話番号を入力 |
q_Phone |
| 8 | 契約先メール |
文字（単一行） |
受注先企業の連絡先となるメールアドレスを入力 |
q_Email |
| 9 | ▼受注内容▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 10 | サービス内容 | 選択（ラジオボタン） | 受注したサービスの種類を選択してチェックを入れる | q_Service |
| 11 | 取引条件 | 選択（ラジオボタン） | 取引に伴う支払い方法を選択してチェックを入れる | q_Trade |
| 12 | 明細テーブル | テーブル |
受注したサービスの数量や単価を入力 |
q_Details |
| 13 | 合計表示１ | 文字（単一行） | 初期値では「小計（税抜）」と表示 | q_Label1 |
| 14 | 小計１ | 数値 | 「明細テーブル」の「金額」列の合計を自動セット | q_Subtotal |
| 15 | 合計表示２ | 文字（単一行） | 必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などの記載をする | q_Label2 |
| 16 | 値引等２ | 数値 | 「合計表示２」に入力した内容に伴う金額を入力 | q_Discount |
| 17 | 合計表示３ | 文字（単一行） | 初期値では「消費税」と表示 | q_Label3 |
| 18 | 消費税等３ | 数値 | 設定されている税率で「小計１」から税額を自動算出 | q_Tax |
| 19 | 総計表示 | 文字（単一行） | 初期値では「請求合計」と表示 | q_Label_Total |
| 20 | 総計 | 数値 |
「小計１」+ 「値引等２」+「消費税等３」を自動計算 |
q_Total_Amount |
| 21 | ▼社内メッセージ▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 22 | 担当営業 | ユーザ | 本案件の担当者を入力 | q_Person |
| 23 | 注意事項 | 文字（複数行） | 本案件に関する注意事項等を入力 | q_Remarks |
| 24 | 社内通信 | 掲示板 | テキストでやり取りできる掲示板 | q_Discussion |
| 25 | （宛先アドレス） | 文字（単一行） | 100万円超の取引の場合に報告をおこなう役員のメールアドレス（初期値はダミーのため実用時には要変更） | q_To_Address |
| 26 | （宛先名） | 文字（単一行） | 100万円超の取引の場合に報告をおこなう役員の名前 （初期値はダミーのため実用時には要変更） |
q_To_Name |
| 27 | （ファイル名） | 文字（単一行） |
100万円超の取引で役員に報告をおこなう際の添付ファイル名 |
q_Filename |
| 28 | （CSV ファイル） | ファイル | 100万円以上の受注が承認されると自動セット | q_CSV |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
業務の「自動化」には、
A. 業務プロセス内の「次の工程」に自動的に進むようにする
B. 業務プロセス内の「ある工程」が無人で処理されるようにする
という2つの視点があります。
この『受注報告プロセス』は、上記のAとBの2つの視点による自動化と、その効果をわかりやすく実感できるフローといえるでしょう。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。業務の受け渡しを自動化し、申請・承認に伴う作業の手間も軽減する『受注報告プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。