受注報告プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

営業担当からの受注報告は、チームのリーダや責任者にとって重要な情報です。しかし、受注報告の工程自体が業務の負担になってしまうケースも見られます。

受注報告に余分な手間や時間がかかる理由としては、

  • 紙ベースや Excel による手入力で報告書類が作成されている
  • 受注の進捗報告が口頭でおこなわれており、正確な状況を把握しづらい
  • オフィスに戻らないと申請や承認の処理ができない

などがあげられます。

この『受注報告プロセス』は、案件情報の受け渡しを自動化することで申請・承認にかかる余分な手間をカットします。営業担当は「請求金額などの計算が自動でおこなわれる入力フォーム」に記入していく形式で報告書を作成でき、書類作成の負担もありません。また、営業担当が入力フォームを埋めることで、必要な情報は漏らさず記載されるため、上司や責任者は、より速やかに正確な受注内容を把握できます。

なお、本フローは「リーダ」が確認し、「部長」が承認するという流れになっていますが、受注金額が大きい場合は、自動で役員にメール報告がおこなわれるように設定されています。このように「リーダ」や「部長」の権限の範囲が明確になっていることに加え、スマートフォンからも申請や承認をおこなえるため、受注報告の工程が目に見えて効率化されるのも本フローの特長です。


【概要】
テンプレート名:受注報告プロセス

用途:受注の報告・確認・承認

作成難易度:低

拡張性・汎用性:他プロセスとの連携、「金額の大きさによる分岐」と「自動メール送信」を含む業務プロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 受注金額によって役員にメールが自動送信される
  • 『見積書作成承認プロセス』と連携できる

ポイント1:受注金額によって役員にメールが自動送信される」について

『受注報告プロセス』では、受注金額が100万円以上の場合、役員にメールが自動送信されます。

『受注報告プロセス』で定義したフロー図を例にとると、営業部部長は100万円を超える案件を「承認」したら、案件の内容を役員に報告しなければなりません。この業務プロセス定義に従えば、会議や個別対面で報告したり、メールで報告したりする必要があります。

しかし『受注報告プロセス』では、この工程を「機械的な通知メール」に置き換え、「案件」「担当者名」「金額」などの情報を役員に自動送信します。メール送信の判断も、入力された受注額の総計から自動でおこなわれるため、報告の負担は大幅に軽減されるでしょう。

ポイント2:『見積書作成承認プロセス』と連携できる」について

「受注報告」と切っても切れない関係にあるのが「見積書の作成承認」という工程です。

そのため、このフローは『見積書作成承認プロセス』という別のワークフローと接続することを想定して作成されています。たとえば、『見積書作成承認プロセス』において「受注」となった場合に、自動的に『受注報告プロセス』を呼び出して、スタートさせることも可能です。

その際には、『見積書作成承認プロセス』から『受注報告プロセス』に必要な案件データも自動的に受け渡されるため、データ投入の手間をカットできます。また、このようにプロセスからプロセスへの引き継ぎが自動化されることで、業務の受け渡しの手間も解消できます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

サービスタスク:コンバータ
(テーブル型データ to Excel-CSV ファイル)

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・テーブル型データ項目の値を、Excel 対応の CSV としてファイル型データ項目に格納する

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

受注の件名を入力

2 ▼受注先の情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 お客様会社名 文字(単一行)

受注先の企業名を入力

q_Company

4 担当者氏名 文字(単一行) 受注先の担当者名を入力 q_Representative
5 お客様部署+肩書き 文字(複数行 受注先の担当者の所属部署と肩書きを入力 q_Assignment
6 郵便番号+住所 文字(複数行

受注先企業の郵便番号と住所を入力

q_Post_Address

7

契約先電話番号

文字(単一行)

受注先企業の連絡先となる電話番号を入力

q_Phone

8 契約先メール

文字(単一行)

受注先企業の連絡先となるメールアドレスを入力

q_Email

9 ▼受注内容▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
10 サービス内容 選択(ラジオボタン) 受注したサービスの種類を選択してチェックを入れる q_Service
11 取引条件 選択(ラジオボタン) 取引に伴う支払い方法を選択してチェックを入れる q_Trade
12 明細テーブル テーブル

受注したサービスの数量や単価を入力

q_Details
13 合計表示1 文字(単一行) 初期値では「小計(税抜)」と表示 q_Label1
14 小計1 数値 「明細テーブル」の「金額」列の合計を自動セット q_Subtotal
15 合計表示2 文字(単一行) 必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などの記載をする q_Label2
16 値引等2 数値 「合計表示2」に入力した内容に伴う金額を入力 q_Discount
17 合計表示3 文字(単一行) 初期値では「消費税」と表示 q_Label3
18 消費税等3 数値 設定されている税率で「小計1」から税額を自動算出 q_Tax
19 総計表示 文字(単一行) 初期値では「請求合計」と表示 q_Label_Total
20 総計 数値

「小計1」+ 「値引等2」+「消費税等3」を自動計算

q_Total_Amount
21 ▼社内メッセージ▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
22 担当営業 ユーザ 本案件の担当者を入力 q_Person
23 注意事項 文字(複数行 本案件に関する注意事項等を入力 q_Remarks
24 社内通信 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Discussion
25 (宛先アドレス) 文字(単一行) 100万円超の取引の場合に報告をおこなう役員のメールアドレス(初期値はダミーのため実用時には要変更) q_To_Address
26 (宛先名) 文字(単一行) 100万円超の取引の場合に報告をおこなう役員の名前
(初期値はダミーのため実用時には要変更)
 q_To_Name
 27 (ファイル名)  文字(単一行) 

100万円超の取引で役員に報告をおこなう際の添付ファイル名

q_Filename
 28 (CSV ファイル)  ファイル   100万円以上の受注が承認されると自動セット q_CSV

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

合計表示1

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 受注登録 件名 / お客様会社名 / 担当者氏名 / お客様部署+肩書き / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / サービス内容 / 取引条件 / 明細テーブル / 合計表示1 /  小計1 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等3 / 総計表示 / 総計 / 担当営業 / 注意事項 / 社内通信  ▼受注先の情報▼ / ▼受注内容▼ / ▼社内メッセージ▼  (宛先アドレス) / (宛先名) / (ファイル名) / (CSV ファイル)
2 1a. 受注登録 件名 / お客様会社名 / 担当者氏名 / お客様部署+肩書き / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / サービス内容 / 取引条件 / 明細テーブル / 合計表示1 /  小計1 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等3 / 総計表示 / 総計 / 担当営業 / 注意事項 / 社内通信  ▼受注先の情報▼ / ▼受注内容▼ / ▼社内メッセージ▼  (宛先アドレス) / (宛先名) / (ファイル名) / (CSV ファイル)
3 1x. 差戻対応 件名 / お客様会社名 / 担当者氏名 / お客様部署+肩書き / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / サービス内容 / 取引条件 / 明細テーブル / 合計表示1 /  小計1 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等3 / 総計表示 / 総計 / 担当営業 / 注意事項 / 社内通信  ▼受注先の情報▼ / ▼受注内容▼ / ▼社内メッセージ▼  (宛先アドレス) / (宛先名) / (ファイル名) / (CSV ファイル)
4 2. 確認 件名 / 社内通信 

▼受注先の情報▼ / お客様会社名 / 担当者氏名 / お客様部署+肩書き / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼受注内容▼ / サービス内容 / 取引条件 / 明細テーブル / 合計表示1 /  小計1 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等3 / 総計表示 / 総計 / ▼社内メッセージ▼ / 担当営業 / 注意事項

(宛先アドレス) / (宛先名) / (ファイル名) / (CSV ファイル)
5 3. 承認 件名 / 社内通信 / (宛先アドレス) / (宛先名)

▼受注先の情報▼ / お客様会社名 / 担当者氏名 / お客様部署+肩書き / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼受注内容▼ / サービス内容 / 取引条件 / 明細テーブル / 合計表示1 /  小計1 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等3 / 総計表示 / 総計 / ▼社内メッセージ▼ / 担当営業 / 注意事項

(ファイル名) / (CSV ファイル)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

業務の「自動化」には、

A. 業務プロセス内の「次の工程」に自動的に進むようにする
B. 業務プロセス内の「ある工程」が無人で処理されるようにする

という2つの視点があります。

この『受注報告プロセス』は、上記のAとBの2つの視点による自動化と、その効果をわかりやすく実感できるフローといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。業務の受け渡しを自動化し、申請・承認に伴う作業の手間も軽減する『受注報告プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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