Office365 と連携できる、構築がカンタンなワークフローシステムとは？

※ 2020年4月に「Office 365」の名称は「Microsoft 365」に変更されました。

Microsoft 社の提供するクラウドサービス Office365（Microsoft365）を導入していて（もしくは導入しようとしていて）、ワークフローシステム検討で頭を悩まされるケースをよく聞きます。

SharePoint でワークフローを組むのは難しい、もっとカンタンに組みたい、Office365 と連携して使いたい

そんな要望に対応する方法を紹介します。

SharePoint でワークフローシステムを構築することの難しさ

SharePoint でワークフローシステムを構築するのはカンタンな話ではありません。Visual Studio は開発者向け、SharePoint Designer は非技術者向けとなっていますが、SharePoint Designer を使うとしてもスキルの高い担当者でないと対応が難しいです。どうにか構築できたとしても、その後のメンテナンスのことを考えると・・・システム担当としては頭の痛くなる話です。

また Office365 導入前には Notes を利用していたというケースであれば、Notes で複雑なワークフローを構築していて SharePoint に移行するのはかなり厳しい・・・といったことも少なくありません。

以上のような背景を踏まえ、Office365 と連携できる別のワークフローシステムの利用検討について掘り下げていきます。

Office365 とともに使うワークフローシステムに求められること

まず、求められる点を整理してみます。

ワークフローが組みやすい
業務フローの作成・変更がしやすい、また業務の流れが容易に把握できてメンテナンスしやすい
Office365 と連携して使いたい
社内グループウェアとして使っている Office365 と認証連携させてシングルサインオンで使いたい、Office365 に含まれるサービスと連携して使いたい
ワークフローもクラウドサービスが望ましい
クラウドサービスを使う目的として、情報システム部門の保守運用の負荷を下げたい、経年で陳腐化しないものにしたい、災害対策等があげられる。Office365 を使うのであれば、ワークフローも社内設置型（オンプレミス型）にはしたくない

要求にフィットするワークフローシステム

様々なクラウド型ワークフローシステムがある中で、「Questetra BPM Suite」（以下、「Questetra」とします、読みは「クエステトラ」）は、フローの組みやすさが特長で、また Office365 はもちろんのこと、様々なシステム・サービスと連携ができ、その実績も豊富です。その Questetra の3つの特長を紹介します。

ドラッグ＆ドロップでフローが組みやすい

フローを作る部品をドラッグ＆ドロップで配置して、グラフィカルに業務フローが設計できるので、直感的でわかりやすい！フローを組む人はもちろん、フローを使う人にとっても業務の流れが見渡せるのでわかりやすい！
複雑な業務フローにも対応でき、Notes で作成した高度な業務フローの移行実績もあり！
フロー作成のためのモデラは Web ブラウザで動き、フロー実行環境と一体なのでわかりやすく仕組みもシンプル！

Office365 や様々なシステムと連携して利用できる

Office365 とのシングルサインオン連携（AzureAD ／オンプレ AD との連携）はもちろん、SharePoint ポータルからのフロー開始や Microsoft Teams との連携も可能！
REST API を使って Salesforce や Box や Slack など多くのクラウドサービスとの連携実績が多数あり！

業務の進捗が可視化できる

様々なグラフから業務の進捗状況や処理時間を可視化！
可視化されたデータを元にして、業務のスピードアップや遅延防止など、様々な改善が可能！

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Office365 と Questetra を連携して利用されているケース

Office365 と Questetra をどのように連携して利用されているか実例を紹介します。

株式会社日本一ソフトウェア
開発プロジェクトの予算執行稟議をはじめとする、様々な稟議・社内申請で Questetra を、また Office365 は掲示板・メール・スケジュール管理・Web会議といった日々の業務で利用。
Questetra と Office 365 / Azure AD とのシングルサインオン環境を設定して連携活用。

某部品メーカー
事務作業の依頼や財務部門への問合せ管理で Questetra を利用。もともと Excel で管理しようとして破たんしていたが、業務の進捗の可視化や類似ケースの対応の効率化を実現。
SharePoint に Questetra の業務を起動する依頼フォームを埋め込んで連携活用。