BPM （ビジネスプロセスマネジメント）を活用した業務プロセスの設計、監視、改善の有用性を認めている人は多くおられます。しかし、期待通りに活用できていないという声も多く聞こえてきます。成功の鍵は導入から運用に発生する課題をうまく解決することです。発生する課題は主に、「組織の文化」「BPM 運用の進め方」「BPM システム」の3つに分けられます。
BPM 導入を検討されている方、導入・活用を任された方は、あらかじめ発生しうる課題を想定しておくことが大切です。本記事では、 BPM の実践における課題と解決策を解説します。
トップダウンとボトムアップ、そしてミドルアップダウン
企業のトップが経営判断を行い、スピード感をもって現場に指示する運営方式をトップダウンと言い、現場の提案を元に経営判断を行う運営方式をボトムアップと言います。「欧米企業はトップダウンが多く、日本企業はボトムアップが多い」と言われますが、実際は簡単に分類できるケースは少ないと思われます。多くの企業の場合、トップダウンとボトムアップの両面を持っており、その形態が少しずつ違います。
ミドルアップダウンとは、トップの指示を現場に素早く展開すると同時に、現場の提案や報告を汲み上げてトップの理解を得る手法や役割を言います。一般的に中間管理職やプロジェクトリーダーがこの役割を担当します。
トップはビジョンや方向性を示し、現場は日々の業務を進めるミッションを担っています。それぞれ立場が違うので、必ず意識のズレが生じます。ミドルアップダウンの役割を担う人は、このズレを解消して企業全体が一つの方向に進むようまとめる役目があります。BPM の導入や活用の際にもミドルアップダウンの役割が重要です。
トップの意識形成
企業に BPM を導入する際にはトップの理解が必須です。企業のあるべき姿と BPM の果たす役割を具体的にイメージさせ、承認を得る必要があります。 BPM 導入のきっかけは、トップ主導で推進するケースよりも、トップへの提案型で進めるケースが多いのではないでしょうか。
つまり、導入前からミドルアップダウンの役割が求められます。業務上の課題とその解決、さらには今後のビジネスの変化への対応における BPM の有用性について、一般論でなく自社のビジネスにマッチした形でトップと理解し合うことが大切です。
BPM 導入時の課題と解決例
トップの理解が得られたら、次は部門間、現場に向けて、 BPM の有効性を共有し、導入段階に移行します。次の「組織の文化」「BPM 運用の進め方」「 BPM システム」の3つの切り口で課題と解決例を紹介します。
組織の文化
企業によって様々な文化があります。「新しいことを提案しやすい環境」や「変化を好まない風土」など様々です。「変化を好まない風土」の場合、「今までだって、 BPM が無くても大丈夫だった」「わざわざ業務のプロセスを見える化する必要がない」など BPM に対してネガティブな意見が出てくるでしょう。
しかし、昨今テレワークや時差出勤などの多様な働き方と、オンライン決済やクラウドサービスの導入に代表される IT ツールの使用頻度の増加に、企業は対応する必要があります。時代の変化に対応して、業務プロセスの見直し頻度は増えていく傾向は明らかです。
この時代の変化と、企業とのギャップに対して持つ問題意識を共有できるメンバーが必要です。導入後の運用のためにも理解者を増やしていくことが大切です。
BPM 運用の進め方
BPM 導入後、これまでの業務内容が少なからず変化することでしょう。導入後における業務プロセスの改善活動（ PDCA サイクル）も行う必要があります。つまり、 BPM の継続的な運用には、関係者に新しい作業を行ってもらわなければなりません。
そこで、まずは部門内での BPM 導入を行います。 BPM の理解者が多く、既に業務プロセスを見直す必要のある部門から導入します。例えば、紙、メール、電話などで受け渡しされている業務を効率化する場合、導入後の効果が非常に分かりやすいケースです。
BPM の運用が定着した後、その効果を他部門にプレゼンすることにより、複数部門へのBPM 導入、最終的には経営層まで含めたシステムを構築します。
使い勝手のよい BPM システムとは？
BPM による業務効率化を進めるためには、業務プロセスの見える化、監視、改善を繰り返す必要があり、少なからず新たな作業が発生します。この作業負荷を小さくするためには、適切な BPM システムの選定が重要です。利用者にとっては見やすく使いやすいシステムであり、管理者にとっては管理業務の負荷が小さいシステムであることが求められます。
例えば、ソフトをインストールするタイプの場合、アップデートの度に利用者の業務を止めてしまいます。また管理者の作業負荷が大きくなります。クラウド型のシステムなら Web ブラウザを利用したシステムのため、利用者、管理者にとっても使いやすいシステムです
Questetra BPM Suiteについて
クエステトラ社では、クラウド型 BPM システム「Questetra BPM Suite」を開発、販売しています。このシステムはクラウド型であり、ユーザー側でソフトをインストールする必要がなく、ネットワーク経由で BPM に必要な機能を利用できます。
また、導入する部門・企業の規模、及び業務プロセスの多様化に最適な機能を提供するため、「Basic」「Advanced」「Professional」「Enterprise」のエディションを提供しています。各エディションに「Trialモード」があり（Enterpriseを除く）、登録可能ユーザー数100まで60日間無料でご利用頂けます。 BPM の理解や導入において様々な資料を読むのも大切ですが、実際に操作していただくのが早道です。貴社の継続的な業務プロセス改善にお役立て下さい。