他部署間・分業下の情報共有:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

業種を問わず、業務を円滑に進めるためには、その業務に関するさまざまな情報が関係者間で適切に共有されていることが重要です。組織内で情報の共有が上手くいっていないと、業務が非効率的になるばかりでなく、大きなトラブルを招いてしまう可能性もあります。

今回、ご紹介する『他部署間・分業下の情報共有』は、ホテルでの清掃や顧客対応を管理するワークフローですが、さまざまな業種に応用できるアイデアが盛り込まれています。このフローは「業務のスムーズな連携」と「社内での適切な情報共有」を実現するためのツールであり、これらを実現することにより、

  • 業務の効率化
  • トラブルの防止
  • 顧客満足度の向上

といった効果が期待できます。

また、苦情対応など顧客についての重要な連絡事項は、夜間勤務担当からフロント担当に「社内メモ」として引き継ぐことができます。こうして情報が適切に共有されれば、フロント担当は宿泊客のチェックアウト時に適切な対応をおこなえるでしょう。

【概要】
テンプレート名:他部署間・分業下の情報共有

用途:ホテルにおける顧客のチェックアウトから客室清掃に至るプロセス、および苦情対応などの情報共有

作成難易度:低

拡張性・汎用性:部署や担当の垣根を越えた情報共有、シフト勤務など情報の引き継ぎが重視される業務

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 宿泊客のチェックアウトをリアルタイムで確認できる
  • 『社内メモ』の入力があるとメール通知される

ポイント1:宿泊客のチェックアウトをリアルタイムで確認できる」について

『他部署間・分業下の情報共有』では、宿泊客がチェックアウトすると、まずフロント担当が〔1.チェックアウト完了〕の工程を入力します。

これにより、客室清掃の担当者はスマホやタブレットで「チェックアウトが完了した部屋」を速やかに確認して、直ちに清掃に取り掛かれます。

その後、担当者が清掃を実施すると工程は〔3.清掃完了点検〕に流れ、問題がなければ終了します。また、点検によって問題があった場合は、工程は清掃担当者に差し戻されます。

なお、これらの工程は、現場からスマートフォンで「処理」ボタンをクリックするだけで自動で次に進むため、「宿泊客のチェックアウト」→「空いた客室の清掃」→「点検」というプロセスをスムーズにおこなえます。

ポイント2:『社内メモ』の入力があるとメール通知される」について

本フローにおいて、夜勤の担当者は宿泊客の一般情報(「自家用車の有無」や「乳幼児の人数」など)を登録するとともに、苦情などの特記事項があった場合には「社内メモ」を残せるようになっています。

この「社内メモ」に記載があった場合、フロント担当には自動でメール通知がおこなわれます。この通知により、フロント担当は「社内メモ」を忘れずにチェックできます。

たとえば、「社内メモ」に宿泊客からの苦情が記載されていた場合、宿泊客のチェックアウト時にフロント担当は適切な対応をおこなえるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

タイマー境界イベント

・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
・タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

10

データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

 

11 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

部屋番号、日付を件名として自動セット

2 ▼宿泊客の一般情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 エキストラベッド 選択(ラジオボタン)

エキストラベッド使用の有無および数を選択

q_Extra

4 自家用車 選択(ラジオボタン) 自家用車の有無を選択 q_Parking
5 3歳未満乳幼児 選択(ラジオボタン) 乳幼児の人数を選択 q_Children
6 ペット

選択(ラジオボタン)

ペットの有無および数を選択

q_Pet

7

貸出物品

文字(複数行)

貸出物品があればテキストで入力

q_Goods

8 複数部屋利用

文字(複数行)

複数の部屋利用があればテキストで入力

q_Rooms

9 ▼社内通信▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
10 社内メモ 掲示板

顧客からの苦情など伝達事項があればテキストで入力

q_Memo

11 (配信時刻) 日時

「社内メモ」が入力された場合のメール配信時刻をセット

q_Delivery
12 ▼清掃すべき部屋▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

13 フロア 選択(セレクトボックス) 清掃すべき部屋が何階か選択 q_Storey
14 部屋番号 選択(セレクトボックス) 清掃すべき部屋の番号を選択 q_Number
15 フロントからの指示 文字(複数行) 清掃時の指示をテキストで入力 q_Instruction

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 0. 宿泊客登録/苦情記録 件名 / エキストラベッド / 自家用車 / 3歳未満乳幼児 / ペット / 貸出物品 / 複数部屋利用 / 社内メモ / フロア / 部屋番号 ▼宿泊客の一般情報▼ / ▼社内通信▼ / (配信時刻) / ▼清掃すべき部屋▼ /  フロントからの指示
2 1. チェックアウト完了 件名 / エキストラベッド / 自家用車 / 3歳未満乳幼児 / ペット / 貸出物品 / 複数部屋利用 / 社内メモ / フロア / 部屋番号 / フロントからの指示 ▼宿泊客の一般情報▼ / ▼社内通信▼ / (配信時刻) / ▼清掃すべき部屋▼ / 
3 2. 清掃の実施 件名 / 社内メモ ▼宿泊客の一般情報▼ / エキストラベッド / 自家用車 / 3歳未満乳幼児 / ペット / 貸出物品 / 複数部屋利用 /  ▼社内通信▼ / (配信時刻) / ▼清掃すべき部屋▼ / フロア / 部屋番号 / フロントからの指示
4 2x. 点検指摘対応 件名 / 社内メモ ▼宿泊客の一般情報▼ / エキストラベッド / 自家用車 / 3歳未満乳幼児 / ペット / 貸出物品 / 複数部屋利用 /  ▼社内通信▼ / (配信時刻) / ▼清掃すべき部屋▼ / フロア / 部屋番号 / フロントからの指示

5 3.清掃完了点検 件名 / 社内メモ ▼宿泊客の一般情報▼ / エキストラベッド / 自家用車 / 3歳未満乳幼児 / ペット / 貸出物品 / 複数部屋利用 /  ▼社内通信▼ / (配信時刻) / ▼清掃すべき部屋▼ / フロア / 部屋番号 / フロントからの指示

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

業務についての情報を適切に共有するには、それを上手に受け渡しするための「仕組みづくり」が必要です。この『他部署間・分業下の情報共有』は、情報の伝達や共有をスムーズにする「仕組み」を簡単に構築できるツールといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。情報共有のプロセスを自動化して、スタッフ間の連携を強化する『他部署間・分業下の情報共有』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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