他部署間・分業下の情報共有

利用シーン

業種を問わず、業務を円滑に進めるためには、その業務に関するさまざまな情報が関係者間で適切に共有されていることが重要です。組織内で情報の共有が上手くいっていないと、業務が非効率的になるばかりでなく、大きなトラブルを招いてしまう可能性もあります。

今回、ご紹介する『他部署間・分業下の情報共有』は、ホテルでの清掃や顧客対応を管理するワークフローですが、さまざまな業種に応用できるアイデアが盛り込まれています。このフローは「業務のスムーズな連携」と「社内での適切な情報共有」を実現するためのツールであり、これらを実現することにより、

• 業務の効率化
• トラブルの防止
• 顧客満足度の向上

といった効果が期待できます。

また、苦情対応など顧客についての重要な連絡事項は、夜間勤務担当からフロント担当に「社内メモ」として引き継ぐことができます。こうして情報が適切に共有されれば、フロント担当は宿泊客のチェックアウト時に適切な対応をおこなえるでしょう。

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ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

ポイント1：「宿泊客のチェックアウトをリアルタイムで確認できる」について

『他部署間・分業下の情報共有』では、宿泊客がチェックアウトすると、まずフロント担当が〔1.チェックアウト完了〕の工程を入力します。

これにより、客室清掃の担当者はスマホやタブレットで「チェックアウトが完了した部屋」を速やかに確認して、直ちに清掃に取り掛かれます。

その後、担当者が清掃を実施すると工程は〔3.清掃完了点検〕に流れ、問題がなければ終了します。また、点検によって問題があった場合は、工程は清掃担当者に差し戻されます。

なお、これらの工程は、現場からスマートフォンで「処理」ボタンをクリックするだけで自動で次に進むため、「宿泊客のチェックアウト」→「空いた客室の清掃」→「点検」というプロセスをスムーズにおこなえます。

ポイント2：「『社内メモ』の入力があるとメール通知される」について

本フローにおいて、夜勤の担当者は宿泊客の一般情報（「自家用車の有無」や「乳幼児の人数」など）を登録するとともに、苦情などの特記事項があった場合には「社内メモ」を残せるようになっています。

この「社内メモ」に記載があった場合、フロント担当には自動でメール通知がおこなわれます。この通知により、フロント担当は「社内メモ」を忘れずにチェックできます。

たとえば、「社内メモ」に宿泊客からの苦情が記載されていた場合、宿泊客のチェックアウト時にフロント担当は適切な対応をおこなえるでしょう。

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テンプレート設定項目

データ項目（データの入れ物）

番号	設定上の名称	タイプ	用途・備考	フィールド名
1	件名		部屋番号、日付を件名として自動セット
2	▼宿泊客の一般情報▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
3	エキストラベッド	選択（ラジオボタン）	エキストラベッド使用の有無および数を選択	q_Extra
4	自家用車	選択（ラジオボタン）	自家用車の有無を選択	q_Parking
5	3歳未満乳幼児	選択（ラジオボタン）	乳幼児の人数を選択	q_Children
6	ペット	選択（ラジオボタン）	ペットの有無および数を選択	q_Pet
7	貸出物品	文字（複数行）	貸出物品があればテキストで入力	q_Goods
8	複数部屋利用	文字（複数行）	複数の部屋利用があればテキストで入力	q_Rooms
9	▼社内通信▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
10	社内メモ	掲示板	顧客からの苦情など伝達事項があればテキストで入力	q_Memo
11	（配信時刻）	日時	「社内メモ」が入力された場合のメール配信時刻をセット	q_Delivery
12	▼清掃すべき部屋▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
13	フロア	選択（セレクトボックス）	清掃すべき部屋が何階か選択	q_Storey
14	部屋番号	選択（セレクトボックス）	清掃すべき部屋の番号を選択	q_Number
15	フロントからの指示	文字（複数行）	清掃時の指示をテキストで入力	q_Instruction

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

業務についての情報を適切に共有するには、それを上手に受け渡しするための「仕組みづくり」が必要です。この『他部署間・分業下の情報共有』は、情報の伝達や共有をスムーズにする「仕組み」を簡単に構築できるツールといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。情報共有のプロセスを自動化して、スタッフ間の連携を強化する『他部署間・分業下の情報共有』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。