自動化に必要な「4つのステップ」と注意点
企業が業務効率化や生産性向上を目指すとき、いまや「業務の自動化」は欠かせない要素になりつつあります。
しかし、業務を自動化しても
- 「いまひとつメリットを実感できない」
- 「逆に余計な作業が増えてしまった」
というケースも少なくありません。
そこでクエステトラでは、多くのお客さまの業務効率化のお手伝いをさせていただいた経験から、下記の4つのステップで自動化を進めることをお勧めします。
業務自動化の「4つのステップ」
ステップ1. 業務の整理
ステップ2. 業務の実施、計測、評価
ステップ3. 自動化するべき箇所の特定
ステップ4. 自動化の実現
さて、まず今回は業務自動化の注意点や「4つのステップ」が必要な理由について述べていきます。
それぞれのステップでは、さらに細かな作業も発生しますが、これらは次回以降で順次解説します。
なぜ、「4つのステップ」が必要なのか？
せっかくコストやリソースを割いて自動化を進めるのであれば、その効果を実感したいのは当然のことです。
しかし、ただ闇雲に自動化を進めてしまうと、プラスの成果をあげられないばかりか、逆にさまざまな負担を増やしてしまう結果にもなりかねません。
こうした事態を避けるためには、業務プロセスを整理・把握して自動化するポイントを特定し、その効果を検証しながら業務を改善していくという手順を踏むことが必要となります。
こうした手順を段階ごとにまとめたものが「4つのステップ」です。
業務の自動化に際して気をつけたいこと
上の項でも少し述べましたが、下記は業務自動化の「失敗パターン」といえるものです。
- 自動化する必要のない作業を自動化してしまった
- 作業の「受け渡し」に予想以上に手間がかかる
- 「自動化した工程以外の工程」の負担が増えた
たとえば、自動化するポイントを見誤ると、業務効率化につながらない「必要のない自動化」をおこなってしまう可能性が高くなります。
また、その工程には自動化が必要だったとしても、他の工程とのつながりを考えずに自動化を進めるのは危険です。
こうしたケースでは、他の「人間がおこなう工程」の負担が増えたり、「自動化した工程」と「人間がおこなう工程」での仕事の受け渡しに手間がかかってしまったりといった事態を招きがちです。
これでは業務全体の効率化にはつながりません。
そこで、業務プロセス全体を俯瞰して捉えつつ、ひとつひとつ課題をクリアしながら自動化を進めていく「4つのステップ」が必要となります。
「4つのステップ」と BPM ツールの関係
業務プロセス全体を俯瞰して整理し、把握するためには、「見える化」することが有効です。その際、BPM ツールを使用すると、こうした作業は飛躍的にスムーズになります。
BPM ツール（BPMS/BPM Suite）は、業務プロセスを「見える化」したワークフロー図をパソコン上で簡単に作成でき、作成した図に沿って業務を進められるソフトウェアです。
BPM ツールを活用すれば、「4つのステップ」でおこなわれる業務プロセスの整理や、自動化するポイントの特定、自動化による効果の検証といった作業も容易になります。
Questetra BPM Suite は、「4つのステップ」を実践し、自動化を推進する上で、強い味方となるクラウド型の BPM ツール です。
多くの BPM ツールは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できます。
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