RPA 導入前に取り組むこととは!?

RPA に取り組む人から聞く不満のひとつとして、RPA ツールで自動化しても業務プロセス全体の効率は変わらなかった、というものがあります。せっかく高価な RPA ツールを導入したものの、イマイチその効果を感じられない、という不満です。

RPA ツールが自動化するのは、業務プロセスの一部の工程だけである、ということを意識して、導入前に準備をしておくことが大切です。

 

業務プロセス全体の視点で自動化を検討

RPA ツールは、データの入力/収集/加工などを人間の代わりに処理してくれます。RPA ツールが担当する工程の前後には、人が担当する工程が存在します。

「RPA ツール導入の効果をいまいち感じられない」というのは、RPA ツールに処理させる工程の効率は上がっても、他の工程での負担が増えることがあるからです。RPA ツールに処理をさせるために他の工程でその準備をするなど、RPA ツールの導入に伴い、他の工程に大きな影響が生じる場合があります。

「RPA ツールを導入してから、他の工程での負担が大きくなった!」と言われなくていいようにするには、導入の検討において、RPA ツールに担当させる工程だけに注目するのではなく、業務プロセス全体の視点を持つことが大切です。

業務プロセスの中にはどのような工程が存在し、自動化しようとする工程はどのような役割を果たすのか、自動化することで他の工程にどのような影響が出るのか。このようなことを整理、確認し、他の工程の処理方法を改善するなどの対策を事前に打つことができれば、RPA ツール導入後に他の工程の負荷が上がってしまった、という事態を避けることができます。

 

自動化の検討は 4 つのステップで!

業務プロセス全体の視点で自動化(RPAツールの導入)を検討するには、どのようにすれば良いのでしょうか?それほど難しくはありません。紙と鉛筆があればすぐにでも始められます。

次のような 4 つのステップで進めることをオススメします。この進め方は、私たちクエステトラがお客様の業務改善活動を支援する中で得た経験に基づいて整理したものです。

  1. 業務プロセス全体の視点で、役割や工程を整理
  2. ワークフロー図(ビジネスプロセス図)を作成
  3. 自動化する(RPA ツールに任せる)工程を決定
  4. 自動化する工程の、前後の工程の対応方法を検討

 

ワークフロー図を書こう!

4 つのステップについて、もう少し詳しく説明します。

1つ目のステップ「業務プロセス全体の視点で、役割や工程を整理」では、自動化したい工程を含む業務プロセス全体の中に、どのような工程が存在するのかを明らかにします。工程の内容、処理する担当者、処理される順番を明らかにします。

2つ目のステップ「ワークフロー図(ビジネスプロセス図)を作成」では、1つ目のステップで明らかになったことをワークフロー図として表現します。

1つ目、2つ目のステップを経て、できたワークフロー図のサンプルが次の図です。

3つ目のステップ「自動化する(RPA ツールに任せる)工程を決定」では、2つ目のステップで作ったワークフロー図を見ながら、どの工程を自動化するのかを決めます。

4つ目のステップ「自動化する工程の、前後の工程の対応方法を検討」では、同じくワークフロー図を見ながら行います。

自動化する工程は、これまで人が処理してきた工程なので、自動化するに伴い、周りの工程での処理内容も見直す必要が生じます。前後の工程の見直しを行う必要性は分かりやすいと思いますが、その他の工程も見直しを行う必要がある場合もあります。

ここまでの説明でお気づきかもしれませんが、RPA ツール導入に伴う検討の多くはワークフロー図上で行います。RPA ツール導入の検討を始めるとき、最初にワークフロー図を作成することでその後の検討が進めやすくなりますので、RPA ツールの導入をきっかけにワークフロー図を作成していただければと思います。

 

無料で楽にワークフロー図を書く方法

ワークフロー図を書くには、紙と鉛筆があれば書くことができます。また、Excel や PowerPoint などを使っても書くことができます。

しかし、ワークフロー図を作成する機能を持つ「Questetra BPM Suite」というクラウド型ワークフローを利用すると、次のようなメリットがあります。

  • ワークフロー図を作成することに特化した機能を用いて、効率的にワークフロー図を書くことができる
  • ワークフロー図を関係者で共有しやすくなる
  • 書いたワークフロー図通りに仕事を進めることができるプラットフォームになる

このツールには、約30種類のワークフロー図を書くための部品が用意されているので、分岐など複雑なワークフロー図も簡単に書くことができます。部品と部品をつなぐ矢印(フロー)も簡単に引くことができます。

このツールはクラウドサービスとして提供されていますので、インターネットに繋がる環境さえあれば、作成したワークフロー図を、その業務のメンバや関係する部署の人と簡単に共有できます。

「Questetra BPM Suite」はワークフロー図を書いて終わりではありません。

書いたワークフロー図をベースに、そのとおりに業務を進めていくためのシステムが自動的に構築されます。よって、ワークフロー図を書いて終わり、ではなく、そのとおりにきちんと業務を進めていくことができるようになります。

ワークフロー図を書いてみたいと思われた人は、以下よりスタータープラン(無料)をお申し込みください。お申し込み後にご利用いただける環境は、期間の限定がなくご利用いただけます。(15日間ログインしないと自動的にクローズされます)

 

「Questetra BPM Suite」は RPA ツールの価値をさらに高めます。次の記事もご覧ください。

RPA ツールの価値を最大限に引き出す方法