立替金月次精算フロー:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

業務上で立て替えた経費の精算は、従業員にとっては「できるだけスピーディーに」おこなわれるに越したことはありません。一方、企業においては「精算業務の効率化」や「現金取引の削減」「不要な経費の抑制」などを考え、期日を決めて月1回まとめて精算しているケースも多いようです。

このように業務の現場では、

  • 従業員は「必要があるたびに」立て替えをおこなう
  • 経理側は「1ヶ月ごとに」処理をする

という「ペースの違い」が往々にして発生しており、そのことから下記のような課題も双方に生じています。

<従業員にとっての課題>
  • 領収書の提出に出社が必要
  • 申請書類の作成に手間がかかる
  • 誤記載や申請漏れ、書類紛失のリスクが高い
<経理側にとっての課題>
  • 書類の確認や承認に出社が必要
  • 領収書原本の保管や管理にコストがかかる

これらの課題は、おもに紙ベースでの作業を前提としたものであり、ワークフローで精算業務を管理することで、こうした課題の多くは解決できます。

この『立替金月次精算フロー』は、経費の立て替えが発生するたびに入力・保存をしておき、月末にまとめて精算の申請をおこなえるワークフローです。「毎月1日の朝」に自動スタートし、月末にすべての入力を完了して申請すれば、上司の承認・管理部の確認後に「立替金申請 PDF」が自動生成されます。

本フローを使用すれば、明細を自動でまとめることができ、月末に一括申請をおこなえるため、申請書類を作成する負担は大幅に軽減されます。また、立替金が発生するたびに、領収書の画像をスマートフォンで撮影して保存しておくことができるため、領収書の管理もおこないやすくなっています。

また本フローは、オフィス以外のパソコンやスマートフォンからでもアクセスして申請や確認の処理ができます。これは、外出の多い営業担当や、テレワークで働く従業員にとって大きなメリットといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:立替金月次精算フロー

用途:月ごとの立替金の精算

作成難易度:低

拡張性・汎用性:逐次入力・保存したものを月末に一括申請するプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 逐次入力しておいたデータを月末に一括申請できる
  • 申請書 PDF を自動生成する
  • 領収書写真で仮申請がおこなえる

ポイント1:逐次入力しておいたデータを月末に一括申請できる」について

本フローの最大の特長は、立替金が発生するたびに入力・保存をしておき、それを月末に一括申請できることです。

入力フォームの「明細」欄に、日付や金額、支払先といった項目を入力して領収書画像とともに保存しておけば、月末に「以上の内容で申請する」というボタンをクリックするだけで、ひと月分の申請が完了します。

ポイント2:申請書 PDF を自動生成する」について

月末に申請をおこない、「上司の承認」と「管理部による確認」の工程を経ると、本フローでは「立替金申請 PDF」が自動生成されます(立替の件数によってページ数も調整)。この機能により、申請書類を作成する負担は大幅に軽減されます。

また、申請・承認のプロセスはすべて記録・保管されるため、過去データの参照も容易になります。

ポイント3:「領収書写真で仮申請がおこなえる」について

本フローは、「スマートフォンで撮影した領収書の画像」で仮申請がおこなえるように設定されています。

たとえば、オフィスに立ち寄ることの少ない営業担当や、テレワークの従業員の場合、「精算申請のためだけに出社する」という不毛なケースがあります。しかし、画像添付で「仮申請」を可能にして、領収書の原本は「後日提出でOK」とすることで、無駄な労力を省くことができ、立替金の精算もスムーズになるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

タイマー開始イベント

・日・週・月・年など、繰り返し開始されるべきプロセス(業務)を自動的に起動する
・月末申請、日報報告など

7

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

9 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値では年・月とプロセス開始ユーザの名前を自動セット

2 File Name 文字(単一行) PDF ファイル名を自動セット q_File
3 PDF ファイル

立替金申請 PDF を自動生成

q_PDF

4 Label-T1 文字(単一行) PDF における明細の項目1(初期値では「立替日」) q_T1
5 Label-T2 文字(単一行) PDF における明細の項目2(初期値では「費目」) q_T2
6 Label-T3

文字(単一行)

PDF における明細の項目3(初期値では「摘要」)

q_T3

7

Label-T4

文字(単一行)

PDF における明細の項目4(初期値では「支払先」)

q_T4

8 Label-T5

文字(単一行)

PDF における明細の項目5(初期値では「金額」)

q_T5

9 Label-T6 文字(単一行) PDF における明細の項目6(初期値では「備考」) q_T6
10 Label-DocTitle 文字(単一行)

PDF のタイトル(初期値では「立替金精算」)

q_Title
11 Label-DocId 文字(単一行)

PDF における ID 表示欄の表記(初期値では「申請ID」とセット)

q_ID
12 Label-L1 文字(単一行)

PDF における申請に関する項目1(初期値では「期間:」とセット)

q_L1

13 Label-L2 文字(単一行) PDF における申請に関する項目2(初期値では「所属:」とセット) q_L2
14 Label-L3 文字(単一行) PDF における申請に関する項目3(初期値では「申請者:」とセット) q_L3
15 Label-L4 文字(単一行) PDF における申請に関する項目4(初期値では「申請日時:」とセット) q_L4
16 Label-R1 文字(単一行) PDF における承認・確認に関する項目1(初期値では「合計:」とセット) q_R1
17 Label-R2 文字(単一行) PDF における承認・確認に関する項目2(初期値では「承認者:」とセット) q_R2
18 Label-R3 文字(単一行) PDF における承認・確認に関する項目3(初期値では「承認日時:」とセット) q_R3
19 Label-R4 文字(単一行) PDF における承認・確認に関する項目4(初期値では「経理確認:」とセット) q_R4
 20 ▼申請/Application▼ ガイドパネル  フォーム上に表示される区切り  
 21 明細/details テーブル  立替金が発生するたびに「立替日」「支払先」「金額」などの項目を入力 q_Details
 22 document id 文字(単一行) ドキュメントの ID を自動セット q_Document
23 期間/Period 文字(単一行) 申請をおこなう年・月を自動セット q_Period
 24 所属/Division 組織 申請者の所属部署を入力 q_Division

 25

申請者/Applicant ユーザ

初期値では「プロセス開始ユーザ」を自動セット

q_Claimant

26

申請日時/Time 日時

申請をおこなった日時を自動セット

q_Claimed

27 合計/Total 数値 立替金の合計額を計算して自動セット q_Total
28 承認者/Authorizer ユーザ 承認をおこなう上司の名前を自動セット q_Approver
29 承認日時/Checked 日時 上司による承認がおこなわれた日時を自動セット q_Checked
30 経理承認/Confirmed 日時 経理による承認(確認)がおこなわれた日時を自動セット q_Accounting
31 領収書写真(仮申請時用) ファイル スマートフォン等で撮影した領収書の画像を添付 q_Receipts
32 提出期限 日付(年月日) 初期値では「申請月の翌月5日」を自動セット q_Deadline
33 指摘やコメント ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

34 社内通信 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Correspondence

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 都度入力 / 月末提出 件名 / 明細/details / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 合計/Total / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / document id / 指摘やコメント File Name / PDF / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 申請日時/Time / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed
2 1a. 修正して再申請する 件名 / 明細/details / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 合計/Total / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / document id / 指摘やコメント File Name / PDF / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 申請日時/Time / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed
3 1b. 修正して再申請する 件名 / 明細/details / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 合計/Total / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / document id / 指摘やコメント File Name / PDF / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 申請日時/Time / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed
4 2. 申請を承認する 件名 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / 明細/details / document id / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 申請日時/Time / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 指摘やコメント

File Name / PDF / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 合計/Total / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed

5 3. 申請を確認する 件名 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / 明細/details / document id / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 申請日時/Time / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 指摘やコメント File Name / PDF / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 合計/Total  / 経理承認/Confirmed
6 4. 印刷&領収書付提出 件名 / 領収書写真(仮申請時用) / 社内通信 PDF / ▼申請/Application▼ / 明細/details / document id / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed / 提出期限 / 指摘やコメント File Name / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4 / 申請日時/Time / 合計/Total
7 5. 証跡保管 件名 / 社内通信 ▼申請/Application▼ / 明細/details / document id / 期間/Period / 所属/Division / 申請者/Applicant / 申請日時/Time / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 合計/Total / 承認者/Authorizer / 承認日時/Checked / 経理承認/Confirmed / 領収書写真(仮申請時用) / 提出期限 / 指摘やコメント File Name / Label-T1 / Label-T2 / Label-T3 / Label-T4 / Label-T5 / Label-T6 / Label-DocTitle / Label-DocId / Label-L1 / Label-L2 / Label-L3 / Label-L4 / Label-R1 / Label-R2 / Label-R3 / Label-R4

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

立替金の月次精算をおこなう場合に課題となるのは、「申請漏れ」や「領収書の紛失」「書類の誤記載」といった人的ミスをどう防ぐかという点です。

『立替金月次精算フロー』の場合、月初めに自動でスタートし、全社員に工程が割り当てられるため、申請漏れが起こりにくくなっています。また、立替金が発生するたびに入力していくことで、タイムラグによる誤記載や記載漏れも防げます。さらに、領収書画像を添付することで、管理部による確認や原本の管理もおこないやすくなるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。立替金の月次精算のプロセスを自動化し、申請・承認業務を効率化する『立替金月次精算フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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