業務自動化のステップ・第4段階では、自動化の対象となるポイントを決めた上で、適切な手段を選んで自動化を実行します。
業務自動化の「4つのステップ」
ステップ1. 業務の整理
ステップ2. 業務の実施、計測、評価
ステップ3. 自動化するべき箇所の特定
ステップ4. 自動化の実現
業務の自動化にはさまざまな方法があります。そのため、自動化に投入できるコストやリソース、社内の環境などを考慮し、業務の現場の実情に即したツールや手段を選ぶことが大切です。
さまざまな自動化ツール
自動化を進める際には予算や規模とともに、それぞれのツールのメリット・デメリットを検討した上で、適切な手法を選ばなければなりません。業務を自動化するツールにはさまざまなタイプのものがありますが、ここでは代表的な3種を紹介します。
マクロとRPA ツール
マクロはソフトウェア内の定型作業を自動化するプログラムであり、RPA ツールはパソコンを使った作業全般を自動化できるソフトウェアです。
Excel マクロに代表されるように、マクロで自動化できるのは、特定のアプリケーションによる作業に限られます。一方、 RPA ツールでは「Excelのリストから必要な情報をコピーして、決まった宛先にメールを送信する」といったように、複数のソフトウェアにまたがった連続作業も可能です。
またマクロの作成には、VBA などの言語を使ったプログラミングのスキルが必要となりますが、RPA ツールの場合は複雑なプログラミングをおこなわずに使えるものが多いのも特徴です。
導入コストについては、マクロは Microsoft Office などのソフトウェアに標準装備されている機能を使用するため、通常、追加のコストはかかりません。一方、RPA ツールは、ソフトウェアを購入するなどして使用しますが、導入や維持管理のコストは、その種類や形態によって異なります。
BPM ツールによる自動化
BPM ツールは上記の2つとは違い「業務全体を管理する」ソフトウェアです。
BPM ツールでは、パソコン上でワークフロー図を簡単に作成できます。このフローに沿ってシステムが構築され、業務を自動で進行できるのが BPM ツールの最大の特徴です。
BPM ツールを用いれば、仕事の受け渡しや業務に伴うメールの送信を自動化できます。さらに、BPM ツールと RPA ツールを連携させれば、「RPA ツールに仕事を渡す」「その成果物を人に返す」といった作業も自動化でき、BPM ツールによって RPA がおこなう作業を定義したり、RPA を起動したりすることも可能です。
BPO という選択肢
ちなみに、「難しいプログラミングのスキルは不要」と謳われている RPA ツールでも、自動化をおこなうためのロボット（シナリオ）の作成は必須であり、大なり小なり PC のスキルは必要となります。
もし、組織にこうしたPCやプログラミングのスキルを持った人材がいない場合には、RPA やマクロの開発を外部の事業者に委託（BPO＝Business Process Outsourcing）するという方法もあります。
近年では、RPA によるシステムの導入から運用までを代行したり、RPA を活用して業務代行をおこなったりするBPO 受託事業者も出てきています。社内にリソースが不足している場合は、こうした業者にアウトソーシングしたほうが効率化をスムーズにおこなえるかもしれません。
こうしたBPO 受託事業者では、業務をより効率的に進めるために BPM ツールが幅広く採用されています。また、こうした外部の事業者に委託する業務を選定する際や、業務の受け渡しをおこなう際にも、業務を適切に整理できる BPM ツールは効力を発揮します。
クラウド型 BPM ツールでコストを抑えた自動化を実践
Questetra BPM Suite はクラウド型の BPM ツール です。
Questetra BPM Suite は、単体でデータ加工やPDF生成などの処理を自動化できるほか、Google Driveや Box といった外部の各種クラウドサービスと連携することで、さらに幅広い自動化をおこなえます。
多くの BPM ツールは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できます。無料でスタートできるQuestetra BPM Suite を、この機会にぜひお試しください。