「イベント受付フロー」：無料でダウンロードできるワークフローテンプレート
利用シーン
10～50人程度の小規模なイベントやセミナーでは、参加受付は「担当者によるメール対応」でおこなわれることも多いかと思います。
しかし、メールによる受付対応は、その業務について「担当者しか知らない」という属人化を招いてしまう可能性もあります。特に、継続的に繰り返されるイベントにおいては、受付をした情報の管理と共有は重要なポイントです。
このフローでは、申込の受付は「自動的に記録」され、データ閲覧権限のある人なら「いつでも参照することができる」ようになります。
『イベント受付フロー』は、業務の進行を自動化してスムーズにしてくれるだけでなく、業務のマニュアル化や引き継ぎも容易にしてくれるツールといえるでしょう。
【概要】
テンプレート名：イベント受付フロー
用途：イベント参加申し込みの受付対応
作成難易度：低
拡張性・汎用性：Web フォームへの入力で自動スタートするプロセス、処理の完了とともに「完了メール」が自動送信されるプロセス
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- Web フォームに入力があると自動スタートする
- 受付対応が記録される
ポイント1：「Web フォームに入力があると自動スタートする」について
このワークフローは、ウェブサイトに「申込フォーム」を埋め込む事を想定して作成されています。
ウェブサイトから参加希望者が申込をおこなうことで、プロセスが自動的にスタートするため、迅速に受付の処理をおこなえます。また、申し込み内容を確認する工程の処理をおこなうと、「受付完了メール」が申込者に自動送信されるため、対応漏れの心配もありません。
ポイント2：「受付対応が記録される」について
このフローでは、「受付完了メール」の送信後に「対応の記録」という工程が設けられています。
担当者が受付完了後に何らかの対応をおこなった場合は、この工程でその内容を記録できます。記録されたやり取りは、権限がある従業員なら誰でも閲覧できるため、情報の共有が容易になります。こうした機能は、受付担当者が交代する際の「引き継ぎ」においても大いに役立つでしょう。
テンプレート利用パーツ、設定項目、権限
利用パーツ（テンプレートに使用しているパーツ）
| 番号 | 工程アイコン | 名称 | 用途・備考 |
|---|---|---|---|
| 1 |  |
スイムレーン | ・同じ割当ルールの『タスク』（仕事）をグルーピングする ・内部に配置されたタスクを処理する１人を定義する ・「組織の内の誰か」と言う定義も可能 |
| 2 |  |
開始イベント |
・接続している『タスク』が業務プロセス（ワークフロー）の先頭タスクとなる |
| 3 |  |
ヒューマンタスク | ・業務プロセス（ワークフロー）を構成する作業工程（仕事） ・業務プロセスは、通常は１つ以上の『タスク』（仕事）から構成される ・１つの『タスク』（仕事）につき、１つの「入力フォーム」が定義される ※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ |
| 4 |  |
フロー | ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする |
| 5 |  |
メッセージ開始イベント（フォーム） |
・入力フォームを外部に公開でき、ホームページやブログに設置する事が可能 |
| 6 |  |
データ更新 |
・業務プロセス（ワークフロー）を構成する自動処理工程 |
| 7 |  |
メッセージ送信中間イベント（メール） |
・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する |
| 8 |  |
終了イベント | ・プロセス（業務）が正常終了する |
データ項目（テンプレートにて設定済みの内容）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
「1. 確認 / 受付完了メール作成」の工程を処理すると、申込者の「氏名（所属）」が自動的にセットされる |
||
| 2 | ▼エントリ情報▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 3 | 氏名 | 文字（単一行） | 申込者の氏名を入力 | q_Name |
| 4 | 所属 | 文字（単一行） | 申込者の所属する会社名や部署を入力 | q_Position |
| 5 | メールアドレス | 文字（単一行） | 申込者の E メールアドレスを入力 | q_Email |
| 6 | 要望・質問・激励メッセージなど | 文字（複数行） | 申込者からの要望や質問を入力 | q_Questions |
| 7 | 関連URL | 文字（単一行） | 申込者に関連する URL を入力 | q_URL |
| 8 | ▼受付完了メール▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 9 | メール本文 | 文字（複数行） | 申込者に送信する受付完了メールの本文（「x1. 受付完了メール文の生成」工程で自動セット） | q_Body |
| 10 | ▼社内通信▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 11 | 社内通信メモ | 掲示板 |
テキストでやり取りできる掲示板 |
q_Memo |
| 12 | 関連ファイル | ファイル |
申込に関連するファイルを添付できる |
q_File |
フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限
| 番号 | 工程名 | 各項目のフォーム上での権限 | ||
|---|---|---|---|---|
| 編集可能 | 表示のみ | 非表示 | ||
| 1 | 1. 確認 / 受付完了メール作成 | 件名 / 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL / メール本文 / 社内通信メモ / 関連ファイル | ▼エントリ情報▼ / ▼受付完了メール▼ / ▼社内通信▼ | |
| 2 | 2. 対応の記録 | 社内通信メモ / 関連ファイル | 件名 / ▼エントリ情報▼ / 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL / ▼受付完了メール▼ / メール本文 | |
| 3 | 0. エントリ | 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL | ▼エントリ情報▼ | 件名 / ▼受付完了メール▼ / メール本文 / ▼社内通信▼ / 社内通信メモ / 関連ファイル |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Advanced および Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
イベントの受付においては、対応漏れを防ぐのはもちろんのこと、「申込がちゃんと受け付けられたか確認したい」という参加者のニーズに迅速に応えることも重要となります。『イベント受付フロー』は、こうしたポイントを押さえたワークフローといえるでしょう。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。イベント受付のプロセスを自動化・効率化して、対応記録や顧客情報の管理や共有を容易にする『イベント受付フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。