「イベント受付フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

「イベント受付フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

10~50人程度の小規模なイベントやセミナーでは、参加受付は「担当者によるメール対応」でおこなわれることも多いかと思います。

しかし、メールによる受付対応は、その業務について「担当者しか知らない」という属人化を招いてしまう可能性もあります。特に、継続的に繰り返されるイベントにおいては、受付をした情報の管理と共有は重要なポイントです。

このフローでは、申込の受付は「自動的に記録」され、データ閲覧権限のある人なら「いつでも参照することができる」ようになります。

『イベント受付フロー』は、業務の進行を自動化してスムーズにしてくれるだけでなく、業務のマニュアル化や引き継ぎも容易にしてくれるツールといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:イベント受付フロー

用途:イベント参加申し込みの受付対応

作成難易度:低

拡張性・汎用性:Web フォームへの入力で自動スタートするプロセス、処理の完了とともに「完了メール」が自動送信されるプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • Web フォームに入力があると自動スタートする
  • 受付対応が記録される

ポイント1:「Web フォームに入力があると自動スタートする」について

このワークフローは、ウェブサイトに「申込フォーム」を埋め込む事を想定して作成されています。

ウェブサイトから参加希望者が申込をおこなうことで、プロセスが自動的にスタートするため、迅速に受付の処理をおこなえます。また、申し込み内容を確認する工程の処理をおこなうと、「受付完了メール」が申込者に自動送信されるため、対応漏れの心配もありません。

ポイント2:「受付対応が記録される」について

このフローでは、「受付完了メール」の送信後に「対応の記録」という工程が設けられています。

担当者が受付完了後に何らかの対応をおこなった場合は、この工程でその内容を記録できます。記録されたやり取りは、権限がある従業員なら誰でも閲覧できるため、情報の共有が容易になります。こうした機能は、受付担当者が交代する際の「引き継ぎ」においても大いに役立つでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

メッセージ開始イベント(フォーム)

・入力フォームを外部に公開でき、ホームページやブログに設置する事が可能
・入力フォームからデータを受信し、プロセスを自動起動

6 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

7 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

「1. 確認 / 受付完了メール作成」の工程を処理すると、申込者の「氏名(所属)」が自動的にセットされる

2 ▼エントリ情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 氏名 文字(単一行) 申込者の氏名を入力 q_Name
4 所属 文字(単一行) 申込者の所属する会社名や部署を入力 q_Position
5 メールアドレス 文字(単一行) 申込者の E メールアドレスを入力 q_Email
6 要望・質問・激励メッセージなど 文字(複数行) 申込者からの要望や質問を入力 q_Questions
7 関連URL 文字(単一行) 申込者に関連する URL を入力 q_URL
8 ▼受付完了メール▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
9 メール本文 文字(複数行) 申込者に送信する受付完了メールの本文(「x1. 受付完了メール文の生成」工程で自動セット) q_Body
10 ▼社内通信▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
11 社内通信メモ 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Memo
12 関連ファイル ファイル

申込に関連するファイルを添付できる

q_File

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 確認 / 受付完了メール作成 件名 / 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL / メール本文 / 社内通信メモ / 関連ファイル ▼エントリ情報▼ / ▼受付完了メール▼ /  ▼社内通信▼
2 2. 対応の記録 社内通信メモ / 関連ファイル 件名 / ▼エントリ情報▼ / 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL / ▼受付完了メール▼ / メール本文
3 0. エントリ 氏名 / 所属 / メールアドレス / 要望・質問・激励メッセージなど / 関連URL ▼エントリ情報▼ 件名 / ▼受付完了メール▼ /  メール本文 / ▼社内通信▼ / 社内通信メモ / 関連ファイル 

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Advanced および Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

イベントの受付においては、対応漏れを防ぐのはもちろんのこと、「申込がちゃんと受け付けられたか確認したい」という参加者のニーズに迅速に応えることも重要となります。『イベント受付フロー』は、こうしたポイントを押さえたワークフローといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。イベント受付のプロセスを自動化・効率化して、対応記録や顧客情報の管理や共有を容易にする『イベント受付フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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