業務自動化のステップにおける第2段階では、作成したワークフロー図に沿って実際に業務プロセスを動かし、計測をおこなっていきます。
業務自動化の「4つのステップ」
ステップ1. 業務の整理
ステップ2. 業務の実施、計測、評価
ステップ3. 自動化するべき箇所の特定
ステップ4. 自動化の実現
業務を計測する際には、ワークフロー図を俯瞰的に見て、計測すべき対象を明確にする必要があります。また、業務プロセスを試験的に運用するこの段階では、「ワークフロー図が正確に機能しているか？」というチェックもおこないます。
計測をおこなうために必要なこと
業務において計測をおこなう際には、まず企業活動や業務のどの部分を計測するのかという対象を決めなければなりません。
下図は前回も取り上げた「レポート作成」業務のプロセスです。
この業務であれば計測の対象として、
- レポート作成から提出完了までの時間
- レポート作成担当者がチェック担当者に作業を手渡すまでの時間
- 差し戻しの回数
などが考えられます。
さらに、こうした対象を計測して何らかの判断を下すためには「指標」が必要となります。これは、上記の「作成～チェック～提出」工程のリードタイムであれば、たとえば「1件あたり3時間」といったような目標値です。こうした指標は KPI（Key Performance Indicator＝重要業績評価指標）とも呼ばれます。この段階では、実際に計測した数値（実績値）を、あらかじめ定めた指標と比較することによって業務の評価をおこないます。
さらに、こうした指標を定める際には、その指標にプラスマイナスどれぐらいまでならOKとするのか、という「許容値」も設定する必要があります。
なぜ、計測が必要なのか？
計測をおこなわなければ、業務の現状を評価することはできません。
業務の現状について、「このままで良いのか、あるいは改善すべきなのか」という評価ができなければ、自動化や効率化を始めとする改善活動を適切におこなうことは不可能です。
上の項で述べた KPI を設定できたら、作成したワークフロー図に沿って試しに業務を動かしてみましょう。これにより、業務の現状が数値化され、よりはっきりと認識できるはずです。それと同時に、「業務が途中で止まったりしていないか」「不具合は起きたりしていないか」といったこともチェックしていきます。
このように実行→計測→評価という流れでおこなう業務計測のプロセスは、PDCA サイクル（※）を用いた業務改善活動においても大変重要な意味を持ちます。指標を定めて現在の実績値と比較し、業務の見直しをおこなっていくことは、業務プロセスを常に最適化するためには欠かせない作業です。
※PDCA サイクル…設計（Plan）→実行（Do）→分析（Check）→改善（Action）というステップを繰り返しながら作業や成果物の品質を管理するフレームワーク。
BPM ツールで計測をスムーズに
BPM ツールは、パソコン上でワークフロー図を簡単に作成でき、作成したフローに沿って業務を実施できるソフトウェアです。
さらにBPM ツールには、タスクの発生～処理にかかった時間など、遂行した業務プロセスに伴うさまざまなデータが蓄積されます。BPM ツールのこうした機能は、業務の計測を飛躍的にスムーズにしてくれるでしょう。
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