見積書作成承認プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

営業職にとって見積書作成は大切な業務であり、手間のかかる作業でもあります。

新規・既存を問わず、顧客に見積書を提出するためには「上司の承認」や「PDFファイルの作成」など、さまざまな工程を経なければなりません。

しかし、見積書の「作成」や「承認」に時間がかかり、提出が遅くなると

・営業担当は商機を逃す可能性がある

という問題が起こってきます。

そのため、営業担当としては見積書の「作成」「承認」に費やす時間コストを減らし、できるだけ迅速かつスムーズにセールスのプロセスを進めたいところです。

この『見積書作成承認プロセス』は、「起案」「承認」「提出」「受注の有無」といった見積業務の工程を可視化し、PDFを自動生成することで、見積書作成や見積業務の進捗管理を容易にします。

また、本フローでは見積業務の進行が自動化されるため、「対応モレ」や「報告モレ」の心配もありません。上司はオフィス以外でも「承認」できるようになり、「承認待ち」の時間コストは軽減されます。

なお、『見積書作成承認プロセス』で見積業務を管理することにより、見積情報の共有や、過去の見積データの参照も容易になります。こうした機能を活用することで、見積書の作成作業はよりスムーズになるでしょう。


【概要】
テンプレート名:見積書作成承認プロセス

用途:見積書の作成・承認・提出ならびに結果報告

作成難易度:中

拡張性・汎用性:PDF自動生成・社内ソーシャルへの自動投稿を含むプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • PDFが自動生成される
  • 承認がおこなわれるとメールで通知される
  • 結果が社内ソーシャルに自動投稿される

ポイント1:「PDFが自動生成される」について

『見積書作成承認プロセス』では、起案した見積書の PDF ファイルが自動で生成されます。

PDF ファイルは、フローの入力画面の情報から作成されるため、Excel で見積書を作ったり、PDF に変換したりといった手間が省けます。

また、差し戻しを受けて、見積りの「やり直し」をおこなった場合にも、その都度あらたなPDF ファイルが作られるため、修正や作り直しの手間もありません。

ポイント2:「承認がおこなわれるとメールで通知される」について

本フローでは、上司が見積書を承認するとメールで通知がおこなわれます。

この機能により、営業担当は外出先でも見積書が承認されたことを確認できるため、次の工程(「見積提出」)へと業務を進められます。

また上司の側も、オフィスにいなくてもスマートフォンやタブレットから処理をおこなえるため、より迅速に承認作業をおこなえます。

ポイント3:「結果が社内ソーシャルに自動投稿される」について

『見積書作成承認プロセス』では、作成した見積書によって受注に成功した場合、その内容が『オープンチャット(Questetra ワークフロー基盤の社内ソーシャル)』に自動で投稿されます。

投稿は、案件関与者のタイムラインに表示され、業務の進捗状況がリアルタイムで共有されます。

また、営業成果に対して社内ソーシャルを通じてリアクションがあれば、営業担当のモチベーション向上にもつながるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

9 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

10 サービスタスク(アドオン):オープンチャット, 投稿

・オープンチャット(Questetraワークフロー基盤の社内ソーシャル)に自動投稿をおこなう
・案件関与者のタイムラインにのみ表示
・投稿された内容は、BPMSユーザであれば誰でも(案件データの閲覧権限がないユーザでも)検索閲覧できる

11 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

顧客名・案件名を件名として入力

2 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 案件特記事項 掲示板

見積案件についての特記事項をテキストで入力

q_Remarks

4 ▼提出先の情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
5 見積提出先会社名 文字(単一行) 見積を提出する企業名を入力 q_Company
6 担当者部署名+肩書 文字(複数行)

見積担当者の所属部署および肩書を入力

q_Assignment

7

見積提出先担当者氏名

文字(単一行)

見積を提出する企業の担当者名を入力

q_Representative
8 郵便番号+住所

文字(複数行)

見積を提出する企業の住所と郵便番号を入力

q_Post_Address

9 見積提出先電話番号 文字(単一行) 見積を提出する企業の電話番号を入力 q_Phone
10 見積提出メール 文字(単一行) 見積の提出先となるメールアドレスを入力 q_Email
11 ▼見積情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
12 見積担当者 ユーザ 見積担当者の名前を入力 q_Person
13 (承認上司) ユーザ 承認をおこなう上司の名前をセット q_Approved
14 サービス内容 選択(ラジオボタン) サービス内容をラジオボタンで選択 q_Service
15 取引条件 選択(セレクトボックス) プルダウンから取引の条件を選択 q_Trade
16 見積書発行日付 日付(年月日)

カレンダーから見積書の発行年月日を入力
(初期値はプロセス開始日の3日後に設定)

q_Issuance
17 見積書有効期限 日付(年月日) カレンダーから見積書の有効期限を入力
(初期値はプロセス開始日の17日後に設定)
q_Expiration
18 ◆明細テーブル テーブル 「摘要」「数量」「単価」などの明細を入力 ​q_Details
19 合計表示1 文字(単一行)

税抜きの小計を入力

q_Label1

20 小計 数値 「◆明細テーブル」の金額欄の合計値がセットされる q_Subtotal
21 合計表示2 文字(単一行) 通常は空白。必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを入力 q_Label2
22 値引等2 数値 通常は空白のまま q_Discount
23 合計表示3 文字(単一行) 消費税を入力 q_Label3
24 消費税等 数値 「◆明細テーブル」から税額を自動で算出 q_Tax
25 総計表示 文字(単一行)

請求合計を入力

q_Label_Total

26 総計 数値 「小計」+「値引等2」+「消費税等」の金額を自動セット q_Total
27 ◆見積書下部メッセージ 文字(複数行) 見積書に添付するメッセージを全角60文字×12行以内で入力 q_Footer
28 PDFファイル名 文字(単一行)

PDFファイル名を自動セット

q_PDF_Name

29 PDFファイル ファイル

PDFファイルを自動生成

q_PDF_File

30 ▼客先提出記録▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

 

31 見積提出日 日付(年月日)

見積書を顧客に提出した日付をカレンダーから入力

q_Submission

32 ▼商談結果▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

 

33 結果判明日 日付(年月日)

商談結果が判明した日付をカレンダーから入力

q_Date

34 受注失注 選択(ラジオボタン)

商談結果を「受注」「再提出」「失注」「その他」の4つから選んでチェックを入れる

q_Win

35 Open Chat 投稿 文字(複数行)

受注した場合、社内ソーシャルに自動投稿

q_Open_Chat

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1.見積内容の起案 件名 / 案件特記事項 / 見積提出先会社名 / 担当者部署名+肩書 / 見積提出先担当者氏名 / 郵便番号+住所 / 見積提出先電話番号 / 見積提出メール / 見積担当者 / サービス内容 / 取引条件 / 見積書発行日付 / 見積書有効期限 / ◆明細テーブル / 合計表示1/ 小計 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等 / 総計表示 / 総計 / ◆見積書下部メッセージ  ▼社内コミュニケーション▼ / ▼提出先の情報▼ / ▼見積情報▼ / (承認上司)   PDFファイル名 / PDFファイル / ▼客先提出記録▼ / 見積提出日 / ▼商談結果▼ / 結果判明日 / 受注失注 / Open Chat 投稿
2 1x. 差戻対応 件名 / 案件特記事項 /  見積提出先会社名 / 担当者部署名+肩書 / 見積提出先担当者氏名 / 郵便番号+住所 / 見積提出先電話番号 / 見積提出メール / 見積担当者 / サービス内容 / 取引条件 / 見積書発行日付 / 見積書有効期限 / ◆明細テーブル / 合計表示1/ 小計 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等 / 総計表示 / 総計 / ◆見積書下部メッセージ / PDFファイル名 ▼社内コミュニケーション▼ / ▼提出先の情報▼ / ▼見積情報▼ / (承認上司)  / PDFファイル  ▼客先提出記録▼ / 見積提出日 / ▼商談結果▼ / 結果判明日 / 受注失注 / Open Chat 投稿
3 2.見積案の承認 件名 / 案件特記事項  ▼社内コミュニケーション▼ / ▼提出先の情報▼ / 見積提出先会社名 / 担当者部署名+肩書 / 見積提出先担当者氏名 / 郵便番号+住所 / 見積提出先電話番号 / 見積提出メール / ▼見積情報▼ / 見積担当者 / サービス内容 / 取引条件 / 見積書発行日付 / 見積書有効期限 / ◆明細テーブル / 合計表示1/ 小計 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等 / 総計表示 / 総計 / ◆見積書下部メッセージ / PDFファイル名 / PDFファイル (承認上司) / ▼客先提出記録▼ / 見積提出日 / ▼商談結果▼ / 結果判明日 / 受注失注 / Open Chat 投稿
4 3.見積提出 件名 / 案件特記事項 / 見積提出日 ▼社内コミュニケーション▼ / ▼提出先の情報▼ / 見積提出先会社名 / 担当者部署名+肩書 / 見積提出先担当者氏名 / 郵便番号+住所 / 見積提出先電話番号 / 見積提出メール / ▼見積情報▼ / 見積担当者 / (承認上司) / サービス内容 / 取引条件 / 見積書発行日付 / 見積書有効期限 / ◆明細テーブル / 合計表示1/ 小計 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等 / 総計表示 / 総計 / ◆見積書下部メッセージ / PDFファイル名 / PDFファイル / ▼客先提出記録▼ ▼商談結果▼ / 結果判明日 / 受注失注 / Open Chat 投稿
5 4.受注失注報告 件名 / 案件特記事項 / 結果判明日 / 受注失注 ▼社内コミュニケーション▼ / ▼提出先の情報▼ / 見積提出先会社名 / 担当者部署名+肩書 / 見積提出先担当者氏名 / 郵便番号+住所 / 見積提出先電話番号 / 見積提出メール / ▼見積情報▼ / 見積担当者 / (承認上司) / サービス内容 / 取引条件 / 見積書発行日付 / 見積書有効期限 / ◆明細テーブル / 合計表示1/ 小計 / 合計表示2 / 値引等2 / 合計表示3 / 消費税等 / 総計表示 / 総計 / ◆見積書下部メッセージ / PDFファイル名 / PDFファイル / ▼客先提出記録▼ / 見積提出日 / ▼商談結果▼ Open Chat 投稿

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

見積書の作成承認は「人間依存度」の高い業務ですが、その中でも自動化できる部分はあります。

たとえば、今回のフローでは「見積書 PDF ファイルを作成する」「承認をメールで通知する」「成果を社内ソーシャルに投稿する」といった工程を、完全にコンピュータに任せています。このように、「自動化のポイントを見極める」ことは、業務を自動化して効率化する上で大切なことですね。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。見積書の作成や承認をスムーズにして、セールスのプロセスを効率化する『見積書作成承認プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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