見積書作成承認プロセス

利用シーン

営業職にとって見積書作成は大切な業務であり、手間のかかる作業でもあります。

新規・既存を問わず、顧客に見積書を提出するためには「上司の承認」や「PDFファイルの作成」など、さまざまな工程を経なければなりません。

しかし、見積書の「作成」や「承認」に時間がかかり、提出が遅くなると

・営業担当は商機を逃す可能性がある

という問題が起こってきます。

そのため、営業担当としては見積書の「作成」「承認」に費やす時間コストを減らし、できるだけ迅速かつスムーズにセールスのプロセスを進めたいところです。

この『見積書作成承認プロセス』は、「起案」「承認」「提出」「受注の有無」といった見積業務の工程を可視化し、PDFを自動生成することで、見積書作成や見積業務の進捗管理を容易にします。

また、本フローでは見積業務の進行が自動化されるため、「対応モレ」や「報告モレ」の心配もありません。上司はオフィス以外でも「承認」できるようになり、「承認待ち」の時間コストは軽減されます。

なお、『見積書作成承認プロセス』で見積業務を管理することにより、見積情報の共有や、過去の見積データの参照も容易になります。こうした機能を活用することで、見積書の作成作業はよりスムーズになるでしょう。

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ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

ポイント1：「PDFが自動生成される」について

『見積書作成承認プロセス』では、起案した見積書の PDF ファイルが自動で生成されます。

PDF ファイルは、フローの入力画面の情報から作成されるため、Excel で見積書を作ったり、PDF に変換したりといった手間が省けます。

また、差し戻しを受けて、見積りの「やり直し」をおこなった場合にも、その都度あらたなPDF ファイルが作られるため、修正や作り直しの手間もありません。

ポイント2：「承認がおこなわれるとメールで通知される」について

本フローでは、上司が見積書を承認するとメールで通知がおこなわれます。

この機能により、営業担当は外出先でも見積書が承認されたことを確認できるため、次の工程（「見積提出」）へと業務を進められます。

また上司の側も、オフィスにいなくてもスマートフォンやタブレットから処理をおこなえるため、より迅速に承認作業をおこなえます。

ポイント3：「結果が社内ソーシャルに自動投稿される」について

『見積書作成承認プロセス』では、作成した見積書によって受注に成功した場合、その内容が『オープンチャット（Questetra ワークフロー基盤の社内ソーシャル）』に自動で投稿されます。

投稿は、案件関与者のタイムラインに表示され、業務の進捗状況がリアルタイムで共有されます。

また、営業成果に対して社内ソーシャルを通じてリアクションがあれば、営業担当のモチベーション向上にもつながるでしょう。

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テンプレート設定項目

データ項目（データの入れ物）

番号	設定上の名称	タイプ	用途・備考	フィールド名
1	件名		顧客名・案件名を件名として入力
2	▼社内コミュニケーション▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
3	案件特記事項	掲示板	見積案件についての特記事項をテキストで入力	q_Remarks
4	▼提出先の情報▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
5	見積提出先会社名	文字（単一行）	見積を提出する企業名を入力	q_Company
6	担当者部署名＋肩書	文字（複数行）	見積担当者の所属部署および肩書を入力	q_Assignment
7	見積提出先担当者氏名	文字（単一行）	見積を提出する企業の担当者名を入力	q_Representative
8	郵便番号＋住所	文字（複数行）	見積を提出する企業の住所と郵便番号を入力	q_Post_Address
9	見積提出先電話番号	文字（単一行）	見積を提出する企業の電話番号を入力	q_Phone
10	見積提出メール	文字（単一行）	見積の提出先となるメールアドレスを入力	q_Email
11	▼見積情報▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
12	見積担当者	ユーザ	見積担当者の名前を入力	q_Person
13	(承認上司)	ユーザ	承認をおこなう上司の名前をセット	q_Approved
14	サービス内容	選択（ラジオボタン）	サービス内容をラジオボタンで選択	q_Service
15	取引条件	選択（セレクトボックス）	プルダウンから取引の条件を選択	q_Trade
16	見積書発行日付	日付（年月日）	カレンダーから見積書の発行年月日を入力 （初期値はプロセス開始日の3日後に設定）	q_Issuance
17	見積書有効期限	日付（年月日）	カレンダーから見積書の有効期限を入力 （初期値はプロセス開始日の17日後に設定）	q_Expiration
18	◆明細テーブル	テーブル	「摘要」「数量」「単価」などの明細を入力	​q_Details
19	合計表示１	文字（単一行）	税抜きの小計を入力	q_Label1
20	小計	数値	「◆明細テーブル」の金額欄の合計値がセットされる	q_Subtotal
21	合計表示２	文字（単一行）	通常は空白。必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを入力	q_Label2
22	値引等２	数値	通常は空白のまま	q_Discount
23	合計表示３	文字（単一行）	消費税を入力	q_Label3
24	消費税等	数値	「◆明細テーブル」から税額を自動で算出	q_Tax
25	総計表示	文字（単一行）	請求合計を入力	q_Label_Total
26	総計	数値	「小計」＋「値引等2」＋「消費税等」の金額を自動セット	q_Total
27	◆見積書下部メッセージ	文字（複数行）	見積書に添付するメッセージを全角60文字×12行以内で入力	q_Footer
28	PDFファイル名	文字（単一行）	PDFファイル名を自動セット	q_PDF_Name
29	PDFファイル	ファイル	PDFファイルを自動生成	q_PDF_File
30	▼客先提出記録▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
31	見積提出日	日付（年月日）	見積書を顧客に提出した日付をカレンダーから入力	q_Submission
32	▼商談結果▼	ガイドパネル	フォーム上に表示される区切り
33	結果判明日	日付（年月日）	商談結果が判明した日付をカレンダーから入力	q_Date
34	受注失注	選択（ラジオボタン）	商談結果を「受注」「再提出」「失注」「その他」の4つから選んでチェックを入れる	q_Win
35	Open Chat 投稿	文字（複数行）	受注した場合、社内ソーシャルに自動投稿	q_Open_Chat

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

見積書の作成承認は「人間依存度」の高い業務ですが、その中でも自動化できる部分はあります。

たとえば、今回のフローでは「見積書 PDF ファイルを作成する」「承認をメールで通知する」「成果を社内ソーシャルに投稿する」といった工程を、完全にコンピュータに任せています。このように、「自動化のポイントを見極める」ことは、業務を自動化して効率化する上で大切なことですね。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。見積書の作成や承認をスムーズにして、セールスのプロセスを効率化する『見積書作成承認プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。