受託〜納品フロー
利用シーン
どのような業種にせよ、顧客と取り決めた「納品日」を守ることは、企業にとって信頼にかかわる重要な課題です。
しかし、それだけ重要な納品日も、チーム全体で見ると意外に共有されていないケースも多いようです。なぜなら、個々のメンバは「自分が処理する工程」のみに目が行きがちであり、なかなか業務全体を俯瞰して見ることができないからです。
この『受託〜納品フロー』では、リーダが納期を確認すると、自動的に Google カレンダーに納品日を書き込むワークフローです。カレンダー上で納品日が共有されることで、チームのメンバはもとより、取締役や監査役といった人たちも、カレンダーを見ればいつでも締切の状況を確認できます。
ちなみに、Google カレンダーと連携するメリットとしては、「納品日の分布」を俯瞰できることも挙げられます。たとえば、複数の案件が同時進行している場合には、カレンダーを見るだけで、誰もが「納品日が集中している時期」を把握できます。
こうして各自が「全体の納期」を意識して業務にあたれば、仕事の優先順位や緊急性の判断もしやすくなり、納期の遅延は起こりにくくなるでしょう。
【概要】
テンプレート名：受託〜納品フロー
用途：案件の「受注～納品」の管理
作成難易度：低
拡張性・汎用性：Google カレンダーとの連携を活用できるプロセス
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- Google カレンダーに『納品日』が自動登録される
- 複数の案件の納品日を Google カレンダーで一覧できる
ポイント1：「Google カレンダーに『納品日』が自動登録される」について
予定を簡単に共有できることなどから、現在では多くの企業が業務に Google カレンダーを利用しています。
通常、Google カレンダーに予定を書き込む場合は、手作業で入力することになりますが、こうした手作業による入力には、どうしても入力ミスや入力漏れが付いてまわります。たとえば、人的ミスにより「間違った納品日がカレンダーに入力されていた」というような場合には、大きな問題に発展してしまう可能性もあります。
しかし『受託〜納品フロー』を使用して、カレンダーへの登録を自動化すれば、手作業による入力の手間がなくなるだけでなく、こうした人的ミスをゼロにすることも可能になります。
ポイント2：「複数の案件の納品日を Google カレンダーで一覧できる」について
チーム内で複数の案件が同時進行しているようなケースでは、「チーム全体の仕事の状況」を把握することが困難な場合もあります。
『受託〜納品フロー』を使用すると、ひとつのカレンダーに複数の案件を登録し、各案件の納品日を 一覧することが可能になります。これにより、関係者は「チーム全体としてどれぐらい仕事が立て込んでいるか」を容易に把握できます。
こうして納期がチーム内で適切に共有されれば、チーム内の「忙しさ」と「納期」から逆算して優先順位を決め、「納期遅れ」を回避するように仕事を進められるでしょう。
テンプレート設定項目
データ項目（データの入れ物）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
件名をテキストで入力 |
||
| 2 | ▼受注データ▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 3 | 受注案件名 | 文字（単一行） |
「お客様名＋案件タイトル」をテキストで入力 |
q_Title |
| 4 | 納期 | 日付（年月日） | 案件の納期をカレンダーから選択 | q_Date |
| 5 | 担当営業 | ユーザ | 初期値では「プロセス開始ユーザ」を自動セット | q_Sales |
| 6 | 受注概要 |
文字（単一行） |
受注の概要をテキストで入力 |
q_Summary |
| 7 |
受注関連ファイル |
ファイル |
受注に関連するファイルを添付 |
q_File |
| 8 | ▼納品データ▼ |
ガイドパネル |
フォーム上に表示される区切り |
|
| 9 | 進捗メモ | 掲示板 | 進捗状況についてテキストでやり取りできる | q_Memo |
| 10 | 納品概要 | 文字（複数行） |
納品の概要をテキストで入力 |
q_Delivery |
| 11 | 納品関連ファイル | ファイル |
納品に関連するファイルを添付 |
q_File2 |
| 12 | (quickAddText) | 文字（単一行） |
自動生成されたカレンダーへの送信データをセット |
q_Text |
| 13 | (HTTP Error) | 文字（複数行） | HTTP エラーの内容を保存 | q_Error |
| 14 | (HTTP Response) | 文字（複数行） | HTTP レスポンスの内容を保存 | q_Response |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
顧客に商品やサービスを適切に届ける上で、受注から納品までのプロセスを適切に管理することは欠かせません。
この『受託〜納品フロー』は、Google カレンダーという汎用性の高いツールと連携することにより、少ない労力で簡単に納品日や繁忙期を共有し、業務の進捗を管理しやすくするワークフローです。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。受託～納品のプロセスをわかりやすく「見える化」して、納品の確実性を高める『受託〜納品フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。
