受託〜納品フロー:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

どのような業種にせよ、顧客と取り決めた「納品日」を守ることは、企業にとって信頼にかかわる重要な課題です。

しかし、それだけ重要な納品日も、チーム全体で見ると意外に共有されていないケースも多いようです。なぜなら、個々のメンバは「自分が処理する工程」のみに目が行きがちであり、なかなか業務全体を俯瞰して見ることができないからです。

この『受託〜納品フロー』では、リーダが納期を確認すると、自動的に Google カレンダーに納品日を書き込むワークフローです。カレンダー上で納品日が共有されることで、チームのメンバはもとより、取締役や監査役といった人たちも、カレンダーを見ればいつでも締切の状況を確認できます。

ちなみに、Google カレンダーと連携するメリットとしては、「納品日の分布」を俯瞰できることも挙げられます。たとえば、複数の案件が同時進行している場合には、カレンダーを見るだけで、誰もが「納品日が集中している時期」を把握できます。

こうして各自が「全体の納期」を意識して業務にあたれば、仕事の優先順位や緊急性の判断もしやすくなり、納期の遅延は起こりにくくなるでしょう。


【概要】
テンプレート名:受託〜納品フロー

用途:案件の「受注~納品」の管理

作成難易度:低

拡張性・汎用性:Google カレンダーとの連携を活用できるプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • Google カレンダーに『納品日』が自動登録される
  • 複数の案件の納品日を Google カレンダーで一覧できる

ポイント1:Google カレンダーに『納品日』が自動登録される」について

予定を簡単に共有できることなどから、現在では多くの企業が業務に Google カレンダーを利用しています。

通常、Google カレンダーに予定を書き込む場合は、手作業で入力することになりますが、こうした手作業による入力には、どうしても入力ミスや入力漏れが付いてまわります。たとえば、人的ミスにより「間違った納品日がカレンダーに入力されていた」というような場合には、大きな問題に発展してしまう可能性もあります。

しかし『受託〜納品フロー』を使用して、カレンダーへの登録を自動化すれば、手作業による入力の手間がなくなるだけでなく、こうした人的ミスをゼロにすることも可能になります。

ポイント2:複数の案件の納品日を Google カレンダーで一覧できる」について

チーム内で複数の案件が同時進行しているようなケースでは、「チーム全体の仕事の状況」を把握することが困難な場合もあります。

『受託〜納品フロー』を使用すると、ひとつのカレンダーに複数の案件を登録し、各案件の納品日を 一覧することが可能になります。これにより、関係者は「チーム全体としてどれぐらい仕事が立て込んでいるか」を容易に把握できます。

こうして納期がチーム内で適切に共有されれば、チーム内の「忙しさ」と「納期」から逆算して優先順位を決め、「納期遅れ」を回避するように仕事を進められるでしょう。  


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

6

メッセージ送信中間イベント(HTTP)

・プロセスが到達した際に、自動的にHTTPリクエストを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を含む事ができる

7

データ更新


・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

 

8 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

件名をテキストで入力
(初期値では「●●社様●●案件」+プロセス開始日を自動セット)

2 ▼受注データ▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 受注案件名 文字(単一行)

「お客様名+案件タイトル」をテキストで入力

q_Title

4 納期 日付(年月日) 案件の納期をカレンダーから選択 q_Date
5 担当営業 ユーザ 初期値では「プロセス開始ユーザ」を自動セット q_Sales
6 受注概要

文字(単一行)

受注の概要をテキストで入力

q_Summary

7

受注関連ファイル

ファイル

受注に関連するファイルを添付

q_File

8 ▼納品データ▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

9 進捗メモ 掲示板 進捗状況についてテキストでやり取りできる q_Memo
10 納品概要 文字(複数行)

納品の概要をテキストで入力

q_Delivery

11 納品関連ファイル ファイル

納品に関連するファイルを添付

q_File2
12 (quickAddText) 文字(単一行)

自動生成されたカレンダーへの送信データをセット

q_Text

13 (HTTP Error) 文字(複数行) HTTP エラーの内容を保存 q_Error
14 (HTTP Response) 文字(複数行) HTTP レスポンスの内容を保存 q_Response

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1  1. 受注情報入力 件名 / 受注案件名 / 納期 / 担当営業 / 受注概要 / 受注関連ファイル / 進捗メモ  ▼受注データ▼ / ▼納品データ▼ 納品概要 / 納品関連ファイル / (quickAddText) / (HTTP Error) / (HTTP Response)
2 1x. 指摘修正 件名 / 受注案件名 / 納期 / 担当営業 / 受注概要 / 受注関連ファイル / 進捗メモ  ▼受注データ▼ / ▼納品データ▼ 納品概要 / 納品関連ファイル / (quickAddText) / (HTTP Error) / (HTTP Response)
3 2. 納期等確認 件名 / 進捗メモ  ▼受注データ▼ / 受注案件名 / 納期 / 担当営業 / 受注概要 / 受注関連ファイル / ▼納品データ▼ 納品概要 / 納品関連ファイル / (quickAddText) / (HTTP Error) / (HTTP Response)
4 3. 進捗記録/完成報告 件名 / 進捗メモ / 納品概要 / 納品関連ファイル ▼受注データ▼ / 受注案件名 / 納期 / 担当営業 / 受注概要 / 受注関連ファイル / ▼納品データ▼ (quickAddText) / (HTTP Error) / (HTTP Response)
5 4. 完成確認 件名 / 進捗メモ ▼受注データ▼ / 受注案件名 / 納期 / 担当営業 / 受注概要 / 受注関連ファイル / ▼納品データ▼ / 納品概要 / 納品関連ファイル (quickAddText) / (HTTP Error) / (HTTP Response)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

顧客に商品やサービスを適切に届ける上で、受注から納品までのプロセスを適切に管理することは欠かせません。

この『受託〜納品フロー』は、Google カレンダーという汎用性の高いツールと連携することにより、少ない労力で簡単に納品日や繁忙期を共有し、業務の進捗を管理しやすくするワークフローです。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。受託~納品のプロセスをわかりやすく「見える化」して、納品の確実性を高める『受託〜納品フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

Scroll to Top
%d人のブロガーが「いいね」をつけました。