社員個人情報の申請受付:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

近年、以前にも増して、企業には顧客等の「個人情報の管理」を徹底することが求められています。これは従業員の個人情報についても同様ですが、その管理についてはさまざまな課題も見られます。

たとえば、紙の書類で「労働者名簿」を作成している場合、流出や紛失のリスクは高まるでしょう。また紙ベースに限らず、エクセルで作成した名簿からメーリングリストまで、「リスト」には流出のリスクが付き物といえます。さらに、エクセルによる社員情報の管理には、「入力に手間がかかる」「複数人で同時編集できない」といった課題も見られます。

この『社員個人情報の申請受付』は、社員の氏名・住所・電話番号といった個人情報の新規申請や変更申請を処理するワークフローですが、リスト化せずに人事担当が社員の最新情報にアクセスできるという大きな特長を持っています。

本フローを利用すれば、人事部は「必要であれば該当者の最新の申請を検索・参照」し、「必要なければ一切アクセスしない」というスタンスで、情報漏洩のリスクを回避できます。

また、本フローには必要に応じてワークフロー基盤の「社員マスター」を自動更新する機能も盛り込まれています。これは、「マスターを呼び出して更新する」という作業の手間をカットし、担当者の負担を軽減してくれるでしょう。


【概要】
テンプレート名:社員個人情報の申請受付

用途:社員情報の追加・更新を管理し、必要な際は社員マスターを更新する

作成難易度:低

拡張性・汎用性:申請記録を参照して利用する業務、マスターの自動更新を必要とするプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  •  リストを作らずに社員情報を参照できる
  • 社員マスターを自動で更新できる
  • プライベートな情報を閲覧できる人が限られている

ポイント1:リストを作らずに社員情報を参照できる」について

本フローでは、「社員からの最新の申請記録を呼び出して参照する」ことが可能です。

たとえば、人事部が「在職証明書」や「退職証明書」を発行する際に必要であれば、過去の申請データにピンポイントでアクセスすればよく、社員から個人情報の変更申請があるたびに、新たに労働者名簿を更新・作成する必要もありません。

個人情報については、「リストを作る=流出のリスクが高まる」という図式もありますが、本フローの場合は、ワークフロー内ですべてを完結することで、情報漏洩のリスクを回避できます。

ポイント2:社員マスターを自動で更新できる」について

『社員個人情報の申請受付』では、必要に応じてワークフロー基盤の「社員マスター」を自動更新できます。

このワークフローは、社員が個人情報の追加・更新を申請し、上司が内容を確認するという流れになっています。その後、人事部も社員の個人情報を確認しますが、このときに必要であればワークフロー基盤の「社員マスター」を自動更新させることも可能です。

こうした「社員マスター」は、たとえば「ワークフロー基盤にログインアカウントを持たない社員に通知メールが送られる仕組み」などを作る際に活用されますが、自動更新により、担当者による更新作業の負担を軽減しているのも大きなポイントです。

ポイント3:プライベートな情報を閲覧できる人が限られている」について

本フローでは、社員が申請した個人情報を、まず上司が確認しますが、その際に上司が閲覧できるのは基本情報(社員番号・通称氏名・入社年月日など)のみであり、よりプライベートな情報(戸籍氏名・住所・電話番号など)は見ることができません。

もちろん、必要であれば上司が「本人から連絡先を聞く」といったことはあるでしょう。しかし、プライベートな情報へのアクセスを制限するのは、個人情報保護の観点からも必要といえます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

スクリプトタスク

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・ECMAスクリプトを使った複雑なデータ加工を行う

6

選択肢マスタ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・選択型データの選択肢設定内容を、「選択肢マスタ」アドオンとして保存する

7

データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

8 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

第1工程終了後、件名を自動セット
(例: [社員マスター] 鈴木 一郎)

2 申請理由 文字(複数行) 申請の理由をテキストで入力
(例: 入社、退職、転居、改名)
q_Reason
3 ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

4 社員番号 文字(単一行)

社員番号を入力
(新入社員の場合は空白でも可)

q_Number
5 業務用アドレス 文字(単一行) 申請者の業務用メールアドレスを入力 q_Email
6 通称氏名

文字(単一行)

通称氏名をテキストで入力
(戸籍名と同じ場合も記入)

q_Name

7

通称氏名ふりがな

文字(単一行)

通称氏名のふりがなをテキストで入力
(戸籍名と同じ場合も記入)

q_Phonetic

8 入社年月日

日付(年月日)

入社年月日をカレンダーから選択

q_Hire

9 退職年月日 日付(年月日) 退職年月日をカレンダーから選択 q_Retirement
10 退職事由 文字(単一行)

退職事由をテキストで入力

q_Reason_Retirement

11 死亡年月日 日付(年月日)

死亡年月日をカレンダーから選択

q_Date_Death
12 死亡事由 文字(単一行)

死亡事由をテキストで入力

q_Reason_Death

13 ▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
14 戸籍氏名 文字(単一行) 戸籍氏名をテキストで入力
(通称名と同じ場合も記入)
q_Name_Family
15 戸籍氏名ふりがな 文字(単一行) 戸籍氏名のふりがなをテキストで入力
(通称名と同じ場合も記入)
q_Phonetic_Family
16 生年月日 日付(年月日) 生年月日をカレンダーから選択 q_DOB
17 性別 選択(ラジオボタン) 性別を選択 q_Gender
18 履歴 文字(複数行) 最終学歴および主な職歴をテキストで入力 q_History
19 住所 文字(複数行) 現住所をテキストで入力 q_Address
20 緊急連絡用私用電話番号 文字(単一行) 緊急連絡用の私用電話番号を入力 q_Emergency_Phone
21 緊急連絡用私用アドレス 文字(単一行) 緊急連絡用の私用メールアドレスを入力 q_Emergency_Email
22 ▼コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
23 社内メッセージ 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Message
24 ▼社員マスター(人事部限定)▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
25 社員一覧取得日 日付(年月日) 社員マスターの取得日を自動セット q_Acquisition
26 社員一覧 テーブル 社員情報の追加/変更/削除をおこなう
(tsv データの利用も可能)
q_Employee
27 (tsvデータ) 文字(複数行) 大量の情報を一括で更新する場合、ここに tsv データフォーマットで作成したデータを入力し、「TSV読込」に進む q_TSV
28 id_list 文字(複数行) 「社員一覧(テーブル型)」の内容を自動セット q_ID
29 label_list 文字(複数行) 「社員一覧(テーブル型)」の内容を自動セット q_Label
30 staff-master_select 選択(セレクトボックス)

システムはこの内容でマスタを更新

q_Staff

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1  1. 社員情報の追加・更新 件名 / 申請理由 / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / 社内メッセージ ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ /▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / ▼コミュニケーション▼ ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 / 社員一覧 / (tsvデータ) / id_list / label_list / staff-master_select
2 1x. 上司差戻に対応 件名 / 申請理由 / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / 社内メッセージ ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ /▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / ▼コミュニケーション▼ ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 / 社員一覧 / (tsvデータ) / id_list / label_list / staff-master_select
3 1x. 人事差戻に対応 件名 / 申請理由 / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / 社内メッセージ ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ /▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / ▼コミュニケーション▼ ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 / 社員一覧 / (tsvデータ) / id_list / label_list / staff-master_select
4 2. 基本情報の確認 件名 / 社内メッセージ 申請理由 / ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / ▼コミュニケーション▼ ▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 / 社員一覧 / (tsvデータ) / id_list / label_list / staff-master_select
5 3. 社員情報の確認  件名 / 社内メッセージ 申請理由 / ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / ▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / ▼コミュニケーション▼ ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 / 社員一覧 / (tsvデータ) / id_list / label_list / staff-master_select
6 4.社員マスターの更新 件名 / 社内メッセージ / 社員一覧 / (tsvデータ) 申請理由 / ▼社員基本情報(マスターXMLの追加・更新・削除)▼ / 社員番号 / 業務用アドレス / 通称氏名 / 通称氏名ふりがな / 入社年月日 / 退職年月日 / 退職事由 / 死亡年月日 / 死亡事由 / ▼最新の個人情報(上司も閲覧不可)▼ / 戸籍氏名 / 戸籍氏名ふりがな / 生年月日 / 性別 / 履歴 / 住所 / 緊急連絡用私用電話番号 / 緊急連絡用私用アドレス / ▼コミュニケーション▼ / ▼社員マスター(人事部限定)▼ / 社員一覧取得日 id_list / label_list / staff-master_select

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

『社員個人情報の申請受付』は、申請者が入力フォームの項目を埋めて処理すれば、上司→人事部と工程が自動で流れていき、企業における個人情報が上書きされるワークフローです。

人事担当は、必要に応じて社員マスターを更新することもできますが、不要なリスト化はおこなわず、プライベートな情報へのアクセスは上司でも制限されています。これは、安全性を確保しつつ効率化をおこなうために有効な仕様といえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。社員情報の追加・更新プロセスを効率化して、情報流出のリスクも回避する『社員個人情報の申請受付』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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