デザイン依頼対応プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

デザイン依頼対応プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

企業において「デザイン」を担当するチームは、さまざまな部署から依頼を受けて業務をおこなうことが想定されます(受動的なタスクが発生する)。

しかし、このように「受け身」の体制で業務をおこなう部門においては、受託形式と自発的な開始が混在するケースも多く、

・仕事のスタート(起点)やゴール(完了)がわかりにくい

といった課題も出てきます。

このように、起点や完了がハッキリしない状態で業務をおこなっていると、リーダは「誰が」「どのくらい」仕事を抱えているか把握しづらくなります。また、場当たり的に「受け身」で業務をこなしていると、業務プロセスが見直される機会は無くなり、プロセスが改善されることもありません。

この『デザイン依頼対応プロセス』は、デザイン依頼に対応する工程を可視化することで、メンバの仕事負荷状況や業務の進捗状況を簡単に把握できるようにします。また、このように独立した「デザイン業務のプロセス」が定義されることで、業務のスタートは明確になり、プロセスの改善もおこないやすくなります。

一方、デザインの品質向上には、アウトプットに対するフィードバックが重要となりますが、他部署からのフィードバックには明確な基準がなく、内容や評価の方法もバラバラ、というケースも少なくありません。それどころか、そもそもフィードバックが無い場合もあるでしょう。

こうした点を踏まえ、チーム内で成果物を評価する仕組みを盛り込んでいるのも、このフローのポイントです。


【概要】
テンプレート名:デザイン依頼対応プロセス

用途:社内からのデザイン依頼への対応

作成難易度:中

拡張性・汎用性:組織構造から切り離した業務プロセスの構築

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • デザイン制作工程のさまざまな要素を可視化できる
  • 他部署からの『依頼受付』を開始ポイントにできる
  • アンケート形式で成果物の評価を受けられる

ポイント1:「デザイン制作工程のさまざまな要素を可視化できる」について

さまざまな部門から、さまざまなタイミングで業務を依頼されるデザインチームにおいては、作業の現状を把握することが困難になるケースが多々あります。

しかし、この『デザイン依頼対応プロセス』を使用すると、業務の進捗状況や、「誰が」「どんな仕事を」「どれぐらい」抱えているかが、ひと目でわかるように可視化されます。さらに、デザイナごとの「担当総額」も可視化されるため、総合的に個々のメンバの仕事量を把握できるようになります。

ポイント2:「他部署からの『依頼受付』を開始ポイントにできる」について

『デザイン依頼対応プロセス』には、他の部署がこのフローを呼び出して自動起動するための仕組みが用意されています。

デザインを依頼したい部署は、デザイン依頼というアプリを利用することで『デザイン依頼対応プロセス』を呼び出し、業務プロセスの途中に「業務を依頼して、成果物を受け取る」ことを組み込めます。

デザインを依頼される側では、アプリ経由で他部署から依頼を受けると自動的に業務プロセスが開始します。このように依頼の受付が自動化されることで、業務のスタートが明確になり、スムーズに作業に着手できます。

ポイント3:「アンケート形式で成果物の評価を受けられる」について

デザイン業務において、メンバのスキルや業務の品質を高めるためには、成果物に対する評価は欠かせません。

こうした、スキルアップや品質向上につながる仕組みを構築するため、『デザイン依頼対応プロセス』には、同僚などに「デザインレビュー」を依頼できる工程が盛り込まれています。

この工程で依頼を受けた人は、デザイン担当者自身が感じている「デザイン上の反省および不安」について、

  • そう思う
  • ややそう思う
  • あまり思わない
  • 全く思わない
  • 分からない

から選択して評価をおこない、コメントをします。

この「デザインレビュー」工程は、メンバ同士が切磋琢磨し、チームとしてのスキルを向上させていく上で役立つ機能といえるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

メッセージ送信中間イベント(HTTP)

・プロセスが到達した際に、自動的にHTTPリクエストを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を含む事ができる

9 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

仕事の依頼概要を件名として入力

2 ▼依頼元情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 依頼者 ユーザ

仕事の依頼者を入力

q_Requester

4 接続元プロセスの受信イベントURL 文字(単一行) 「サブプロセス」として呼び出された場合の接続元プロセスの受信イベントURL q_URL
5 接続元プロセスの案件ID 文字(単一行) 「サブプロセス」として呼び出された場合の接続元プロセスの案件ID q_Process
6 接続元プロセス受信イベントのKey 文字(単一行)

「サブプロセス」として呼び出された場合の接続元プロセス受信イベントのKey

q_Key

7

▼依頼内容▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

8 仕事の種類

選択(セレクトボックス)

仕事の種類をプルダウンから選択

q_Type

9 依頼元予算 選択(セレクトボックス) 依頼元の予算の範囲をプルダウンから選択 q_Budget
10 納品希望日 日付(年月日) 納品希望日をカレンダーから入力 q_Due
11 納品ファイル形式の指定 文字(単一行) 指定された納品ファイルの形式を入力 q_Format
12 依頼仕事の目的 文字(複数行) 依頼仕事の目的をテキストで入力 q_Purpose
13 依頼仕事の作業詳細 文字(複数行) 依頼仕事の作業についての詳細をテキストで入力 q_Details
14 関連ファイル ファイル 依頼仕事に関連する画像などのファイルを添付 q_Related
15 ▼コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
16 社内通信 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Memo
17 ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
18 窓口担当者 ユーザ デザインチームの窓口になる担当者名を入力 q_Receptant
19 依頼受入金額(契約額) 数値

依頼仕事の契約額を入力

q_Contract

20 成果物テキスト 文字(複数行) 成果物ファイルについての説明(確認済み) q_Text
21 成果物ファイル ファイル 成果物のファイル(確認済み) q_deliverableFile
22 デザイン報告 文字(複数行) システムが「作業担当者」や「窓口担当者」「受入金額」などのデータを挿入して報告文を自動生成 q_reportText
23 ▼作業担当▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り  
24 作業担当者 ユーザ 作業担当者の名前を入力 q_Designer
25 成果物テキスト案 文字(複数行)

成果物ファイルについての説明(確認前)

q_Text_Draft

26 成果物ファイル案 ファイル 成果物のファイル(確認前) q_File_Draft
27 デザイン上の反省および不安 文字(複数行) 成果物に対しての反省点や不安な点を作業担当者が入力 q_Reluctance
28 「デザイン上の反省および不安」について 選択(ラジオボタン)

成果物に対してのレビューを5つの項目から選択

q_Review

29 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント 文字(複数行)

レビューについての説明や補足をテキストで入力

q_Comment

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. デザイン依頼 件名 / 依頼者 / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル  ▼依頼元情報▼ / ▼依頼内容▼  接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey / ▼コミュニケーション▼ / 社内通信 / ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ / 窓口担当者 / 依頼受入金額(契約額) / 成果物テキスト / 成果物ファイル / デザイン報告 / ▼作業担当▼ / 作業担当者 / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 / 「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント
2 1x. 差戻に対応 件名 / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / 社内通信 ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / ▼依頼内容▼ / 窓口担当者 / 依頼受入金額(契約額) 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey /  ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ /  成果物テキスト / 成果物ファイル / デザイン報告 / ▼作業担当▼ / 作業担当者 / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 / 「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント
3 2. 担当者の指名 件名 / 社内通信 / 窓口担当者 / 依頼受入金額(契約額)/ 作業担当者 ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / ▼依頼内容▼ / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / ▼コミュニケーション▼ / ▼作業担当▼ 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey /  ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ /  成果物テキスト / 成果物ファイル / デザイン報告  / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 / 「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント
4 3. 成果物の制作 件名 / 社内通信 / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / ▼依頼内容▼ / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / ▼コミュニケーション▼ / 窓口担当者 / 依頼受入金額(契約額)/ ▼作業担当▼ / 作業担当者 / 「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey /  ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ /  成果物テキスト / 成果物ファイル / デザイン報告
5 3b.デザインレビュー 件名 / 社内通信 /「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / ▼依頼内容▼ / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / ▼コミュニケーション▼/ 窓口担当者 / 依頼受入金額(契約額)/ ▼作業担当▼ / 作業担当者 / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey /  ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ /  成果物テキスト / 成果物ファイル / デザイン報告
6 4.成果物の確認 件名 / 社内通信 / 依頼受入金額(契約額)/ 成果物テキスト / 成果物ファイル / 作業担当者 ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / ▼依頼内容▼ / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / ▼コミュニケーション▼  /  ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ / 窓口担当者 / ▼作業担当▼ / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 /「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey
7 5.デザイン確認 件名  ▼依頼内容▼ / 仕事の種類 / 依頼元予算 / 納品希望日 / 納品ファイル形式の指定 / 依頼仕事の目的 / 依頼仕事の作業詳細 / 関連ファイル / ▼コミュニケーション▼ / 社内通信 / ▼チーム窓口修正後の最終成果物▼ / 成果物ファイル / デザイン報告 ▼依頼元情報▼ / 依頼者 / 接続元プロセスの受信イベントURL / 接続元プロセスの案件ID/  接続元プロセス受信イベントのKey / 成果物テキスト / ▼作業担当▼ / 成果物テキスト案 / 成果物ファイル案 / デザイン上の反省および不安 /「デザイン上の反省および不安」について / 「デザイン上の反省および不安」に対するコメント

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

たとえ、「受け身」で業務を進めざるを得ない部門であっても、独立した業務プロセスを定義し、業務や成果物の品質を向上させるために、プロセスを継続的に改善していくことは大切です。

『デザイン依頼対応プロセス』は、業務のプロセスや実績を可視化することで、業務の状況把握やメンバの成果計測を容易にし、プロセスの改善を実践できるツールです。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。独立した業務プロセスを構築しつつ、他部署とのやり取りもスムーズ化する『デザイン依頼対応プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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