「日次報告フロー」:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

日報の有用性は、ビジネスの現場では立証済みかと思います。

しかし、実際の運用においては「報告モレ」や、日報提出に対する「フィードバック忘れ」などの問題が発生しがちです。そして、こうした運用上の問題解決は、なかなか一筋縄ではいきません。

「日次報告フロー」は、こうした問題をスムーズに解決に導くツールといえます。


【概要】
テンプレート名:日次報告フロー

用途:日々の業務報告

作成難易度:低

拡張性・汎用性:定時に自動でおこなわれるべき作業(日次、週次、月次作業)、報告→承認作業

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 報告モレを低減できる
  • フィードバックを簡単に送信できる

ポイント1:「報告モレの低減」について

紙ベースによる報告にしろ、メールでの報告にしろ、日報には「報告モレ」が起こりやすいという課題があります。「報告モレ」が発生すると、チーム内の情報共有が適切におこなわれず、業務の管理者も進捗把握ができなくなってしまいます。

報告モレが発生するおもな理由としては、

  • 他の業務に追われて報告を忘れていた
  • オフィス以外で業務をおこなっていたため、報告ができなかった

などのケースが考えられます。

このフローでは、毎朝決まった時間に自動で工程がスタートし、全メンバに「日報記入タスク」が割り当てられるため、報告を忘れるリスクを減らせます。

また、クラウド型のワークフローには、インターネット環境さえあれば、どこからでも「オフィスにいるときと同じシステム」に簡単にアクセスできるという特長もあります。タスクの処理はスマートフォンやタブレットからもおこなえるため、自宅にいても移動中でも「日報」を提出できます。

ポイント2:「フィードバックの送信」について

日々作成される日報も、上司からのフィードバックが無いと、惰性で「ただ書くだけ」のものになってしまいがちです。特に新入社員などの新しいメンバーにとっては、適切なフィードバックは、モチベーションを上げ、業務の品質を向上させる役割も担っています。

このワークフローには、フィードバックをおこないやすいように、日報の提出後に、管理者が報告者に対して「回答コメントを送信」する工程が盛り込まれています。コメントがある場合には報告者にメールが自動で送信され、報告内容の修正等が必要な場合にはが報告者にタスクが差し戻されます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

6 タイマー開始イベント

・日・週・月・年など、繰り返し開始されるべきプロセス(業務)を自動的に起動する
・月末申請、日報報告など

7 タイマー境界イベント

・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

 

8 データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

9 メッセージ送信中間イベント(HTTP)

・プロセスが到達した際に、自動的にHTTPリクエストを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を含む事ができる

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名 文字 出勤日と名前が自動で入力される
2 ▼日報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 報告者 ユーザ(検索セレクトボックス) 報告者の名前を入力(登録済みユーザから選択) q_Reporter
4 報告日 日付(年月日) 報告した日を入力 q_Date
5 業務報告 文字 報告日の作業内容等をテキストで入力 q_Report
6 関連ファイル ファイル 日報に関連するファイルを添付できる q_File
7 ▼社内通信▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
8 助言コメント 文字 日報に対するフィードバックをテキストで入力できる q_Comment
9 社内通信メモ 掲示板 テキストでのやり取りが可能な掲示板 q_Memo
10 報告期限 日時 日報の締切日を設定 q_Deadline

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 日報記入 件名 / 報告者 / 報告日 / 業務報告 / 関連ファイル / 社内通信メモ  ▼日報▼ / ▼社内通信▼  助言コメント / 報告期限
2 1x. 差し戻し対応 件名 / 報告者 / 報告日 / 業務報告 / 関連ファイル / 社内通信メモ  ▼日報▼ / ▼社内通信▼ 助言コメント / 報告期限
3 2. 日報の確認 件名 / 助言コメント  / 社内通信メモ ▼日報▼ / 報告者 / 報告日 / 業務報告 / 関連ファイル / ▼社内通信▼ 報告期限

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Advanced および Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

日報にワークフローを活用すれば、管理者側は業務の進捗状況を把握しやすくなります。また、「日次報告フロー」を「出退勤報告フロー」と組み合わせることで、より効率的な勤怠管理がおこなえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。ワークフローに慣れるための入門用としても最適な「日次報告フロー」を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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