契約書承認プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

企業同士の取り決めを文書化する契約書の作成は、重要度が高く、なおかつ手間のかかる業務です。

たとえば、受託事業をおこなっている会社であれば、契約行為はそれこそ毎日のように発生するでしょう。契約書を作成するにあたっては、それ相応のチェック体制が必要ですが、契約書の「承認」や「確認」といった工程は、その内容から「スグに処理できない」ことが多いのも実情です。

また、チェックには「差戻しに対応する」という工程が付き物ですが、こうした工程が「後回し」にされてしまうケースは多く、このことが契約書の作成・承認業務を煩雑かつ時間のかかるものにしてしまっている側面もあります。

この『契約書承認プロセス』では、契約書の「草案作成」から、上司や法務による「承認」を経て、契約の「結果報告」や契約書の「郵送依頼」までを自動で進行させるワークフローです。単に業務の流れを自動化するだけでなく、業務が「滞留」する原因になりがちな「手戻り」の工程を独立化し、管理や把握をしやすくしているのも、本フローの大きな特長といえるでしょう。

『契約書承認プロセス』を使えば、契約書作成や契約交渉の進捗状況をリアルタイムで把握できます。上司の視点でいえば、このフローを使用することで「契約がどこまで進んでいるのか?」はもちろんのこと、自分が差し戻した案件が「どこで」「何件」滞留しているかといったことも一目でわかるようになります。


【概要】
テンプレート名:契約書承認プロセス

用途:契約書の作成・承認

作成難易度:低

拡張性・汎用性:独立した「差戻しルート」を必要とするプロセス、『郵便物郵送プロセス』との連携

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 『差戻し』が独立したルートになっている
  • 『郵便物郵送プロセス』と連携できる

ポイント1:『差戻し』が独立したルートになっている」について

このフローは、〔2.上司承認〕の工程から〔1x.上司指摘への対応〕という差戻し専用の工程に流す独立したルートを設けています。

単純に〔1.契約書案の登録〕に差戻さず、あえてこのようなルートを設定したことにより、

  • 差戻し工程に「到達の24時間後にアラーム」などの設定をする
  • 現在の工程を一覧し、滞留している案件をヒートマップで確認する

といった運用上の工夫が可能になります。

こうした工夫をすることで、差戻し工程が「後回し」にされることを回避しつつ、責任者は作業の進捗状況の管理や把握をおこないやすくなるでしょう。

ポイント2:『郵便物郵送プロセス』と連携できる」について

本フローの〔4.交渉結果の登録〕処理画面において、〔交渉結果報告&郵送依頼〕を選択すると、『郵便物郵送プロセス』を呼び出せます。

『郵便物郵送プロセス』は、送付状 PDF を自動生成し、総務担当者が送付状を印刷して投函すると、投函完了を依頼者にメール通知するシステムです。同プロセスと連携することで、「契約書の作成」から「先方への契約書郵送」までの一連の流れを自動化でき、業務やデータの受け渡しの手間をカットできます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

契約先や種別を件名として入力

2 ▼契約先の情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 会社名 文字(単一行)

契約先の企業名を入力

q_Company

4 担当者部署名+氏名 文字(複数行 契約先の担当者名と所属部署を入力 q_Contact
5 郵便番号+住所 文字(複数行 契約先企業の郵便番号と住所を入力 q_Address
6 契約先電話番号 文字(単一行)

契約先企業の連絡先となる電話番号を入力

q_Phone

7

契約先メール

文字(単一行)

契約先企業の連絡先となるメールアドレスを入力

q_Email

8 ▼契約書情報▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

9 契約書の原案 選択(ラジオボタン) 契約書の原案について選択してチェックを入れる
(初期値は「当方雛形」または「先方作成」)
q_Draft
10 契約種類 選択(ラジオボタン)

契約の種類を選択してチェックを入れる
(初期値は「NDA」「パートナー契約」「その他」

q_Type
11 契約概要+気になる点 文字(複数行 契約概要や気になる点をテキストで入力 q_Overview
12 契約書ファイル ファイル

契約書のファイルを添付

q_File
13 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
14 コメント 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Comment

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 契約書案の登録 件名 / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / コメント ▼契約先の情報▼ / ▼契約書情報▼ / ▼社内コミュニケーション▼ 
2 1x. 上司指摘への対応 件名 / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / コメント ▼契約先の情報▼ / ▼契約書情報▼ / ▼社内コミュニケーション▼ 
3 1y. 法務指摘への対応 件名 / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / コメント ▼契約先の情報▼ / ▼契約書情報▼ / ▼社内コミュニケーション▼ 
4 2. 上司承認  件名 / コメント

▼契約先の情報▼ / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼契約書情報▼ / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / ▼社内コミュニケーション▼ 

5 3.  法務承認 件名 / コメント

▼契約先の情報▼ / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼契約書情報▼ / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / ▼社内コミュニケーション▼ 

6 4. 交渉結果の登録 件名 / 契約書ファイル / コメント

▼契約先の情報▼ / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼契約書情報▼ / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / ▼社内コミュニケーション▼

 
7 5.交渉結果の確認 件名 / コメント

▼契約先の情報▼ / 会社名 / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 契約先電話番号 / 契約先メール / ▼契約書情報▼ / 契約書の原案 / 契約種類 / 契約概要+気になる点 / 契約書ファイル / ▼社内コミュニケーション▼ 

 

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

「契約」についての業務では、責任者がその進捗状況を把握することが特に重要となります。

『契約書承認プロセス』を使用すれば、契約書の確認や修正といった作業の進捗状況は、関係者のあいだで一目瞭然となります。また、過去のデータが蓄積されていくことから、特定の会社と「過去にどの様な契約をしているか/どの様な契約をしようとしたか」を、いつでも検索できるようになります。これもワークフローを使用する大きなメリットといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。作業の受け渡しを自動化するだけでなく、業務の進捗状況を「見える化」し、把握・管理をおこないやすくする『契約書承認プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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