ワークフローシステムの導入およびリプレース検討の際、以下のどちらのタイプにするかを悩まれると思います。

  • クラウド型(Cloud、サービス提供型)
  • オンプレミス型(On-Premises、社内設置型)

ここではワークフロー化(ペーパーレス化・電子化)自体のメリットではなく、クラウド型であることについてのメリットにフォーカスして整理してみます。自分は推したいけど、頭のかたいウチの上司を説得するために・・・とお悩みの方のヒントになれば幸いです。

 

クラウド型ワークフローによるメリット

 

どこからでもアクセス可能(テレワーク・リモートワーク対応が容易)

 

オンプレミス型・クラウド型のいずれであっても、社外からのアクセスを可能にすることはできます。
ただ、オンプレミス型の場合には、そのためのネットワーク設定変更やセキュリティの考慮など、相応のコスト・スキル・期間が必要となります。
一方、クラウド型の場合には、もともとがインターネット上にあるサービスですので、社外からのアクセスの実現が容易です。

社外からスマホ・タブレットを使ったアクセスが可能となることで、例えば、
 - 上司が出張先から承認決裁できる
 - 営業担当者が訪問後に自社に戻らなくても報告や作業依頼ができる
といった活用ケースが想定されます。忘れないうちにすぐに報告・処理する/場所にとらわれずに業務を進められる、といったメリットがあります。

また社外からアクセスすることが可能=「テレワーク対応」ということで、
 - 指示を受けた在宅ワーカが自宅で都合のいい時間に作業を進める
 - 作業場所が離れているという理由で、これまで働くことができなかった人が働けるようになる
といったケースも想定されます。時間や場所の制約を取り払って、これまで十分に活かしきれなかった人材を活用できるメリットがあります。
※実際に在宅での作業を認めるかどうかについては、就業規則等のルールの見直しも必要となるケースがあります。

ちなみに、時間の節約や業務場所の制約をなくすことは、「長時間労働の是正」・「柔軟な働き方がしやすい環境整備」・「子育て・介護等と仕事の両立」に貢献でき、「働き方改革」を進める施策の1つだと言うことができます。
※参考リンク:働き方改革実行計画

 

システムの保守・運用の負担が抑えられる

 

オンプレミス型の場合には、
 - サーバハードや OS(最近は仮想環境が多いかもしれませんが、いずれにしてもインフラが必要)
 - ミドルウェアおよびソフトウェアの保守
 - バックアップ・運用監視・障害対応
が必要となります。利用しているミドルウェアやライブラリの脆弱性が発見された場合に、急なバージョンアップ・検証が必要となり、突発的に情報システム担当のリソースが取られることもあります。
一方、クラウド型の場合には、それらはサービスに含まれますので、利用者としては考慮不要です(メンテナンスフリー)。

またオンプレミス型の場合には、年数が経過すると最新バージョンとは機能差ができてしまいます(経年による陳腐化)。バージョンアップするとなると検証等が必要となり、対応作業の負担は小さなものではありません。
一方、クラウド型の場合には、常に最新バージョンが利用でき、そのような問題は発生しません。

 

初期投資が抑えられる・導入が早い

 

オンプレミス型の場合、サーバおよびソフトウェア調達コスト・環境構築コストなど、大きな初期投資が必要となります。
一方、クラウド型の場合、調達・環境構築が不要で、初期ライセンスコストも無料、もしくはオンプレミス型より安価なケースが多いです。また構築が不要ということで、導入自体を短期間で実現できる、というメリットもあります。

また、クラウドの場合は、パイロットプロジェクトによる小規模導入(PoC:概念検証、スモールスタート)から始めて拡大していく、といった方式も可能です。実際に使ってみたもののフィットしなかったという場合でも、初期投資が小さいので乗り換えする判断もしやすく、導入時のリスクを下げることができます。

※参考リンク:Questetra 価格体系

 

クラウド型ワークフローの利用事例

クラウド型ワークフローシステム「Questetra BPM Suite」(以下「Questetra」とします、読みは「クエステトラ」)がどう活用され、どうメリットが出ているのか、事例を紹介します。

株式会社TMJ
約2000名での利用。
グループウェア移行時にワークフロー部分を業務の可視化・標準化ができるクラウド BPM ワークフローに切替。押捺依頼の処理時間は 40% 短縮。
拠点ごとの業務改善プラットフォームとしても活用。
三菱鉛筆株式会社
Notes ワークフローからのシステム移行。
稟議フローを始めとして、総務系・人事系など約30以上の業務で活用。
10~20名の少人数での試運転から段階的に増やしていき、約800名で利用。
サイバートラスト株式会社
「経費」と「申請」の電子化から始まって「営業支援」など社内のあらゆる業務で Questetra を利用。
Google Sheets や kintone、Box といったクラウドサービスと組み合わせて利用。
東日本大震災時にも平常通り運用できた実績あり。
株式会社河野コンサル
スマホ/タブレット(iPhone/iPad)だけで日常業務がまわるよう G Suite と組み合わせてテレワーク環境を構築。
「経費精算」や「各種申請承認業務」だけでなく本業の「コンサルティング業務」の進捗管理にも利用。契約書等の帳票自動生成も実施。在宅スタッフ(テレワーカ)のみで対応している業務も。
株式会社サーバーワークス
Questetra で様々な「自動化」を実現して AWS 運用業務の省力化と品質向上を実現。
申請が上司承認され次第、Questetra から自動的に G Suite の API 呼出するなど連携して活用。
また Slack、Salesforce、Backlog 等の他サービスとも連携して利用。

 

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クラウド型ワークフロー Questetra の特長

クラウド型であることのメリットとは異なる観点で Questetra の3つの特長を紹介します。

ドラッグ&ドロップでフローが組みやすい

 

  • フローを作る部品をドラッグ&ドロップで配置して、グラフィカルに業務フローが設計できるので、直感的でわかりやすい!
  • フローを組む人はもちろん、フローを使う人にとっても業務の流れが見渡せるのでわかりやすい!
  • 複雑な業務フローにも対応でき、Notes で作成した高度な業務フローの移行実績もあり!

業務の進捗が可視化できる

 

  • 様々なグラフから業務の進捗状況や処理時間を可視化!
  • 可視化されたデータを元にして、業務のスピードアップや遅延防止など、様々な改善が可能!

様々なシステムと連携して利用できる

 

  • G Suite や Office365(Azure Active Directory)ほか SAML2.0 によるシングルサインオン連携が可能
  • REST API を使って Salesforce や Box や Slack など多くのクラウドサービスとの連携実績が多数あり!

 

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