資料請求対応フロー(アドオン)
利用シーン
公開 Web フォームなどで顧客から受け付けた「資料請求」。営業的に考えても、カタログやパンフレットの送付は迅速におこないたいところです。
さて、こうした資料請求への対応業務では、送付先の住所や会社名を間違えるという「人的ミス」が往々にして見られます。こうしたミスは企業の信用にも関わりますし、「リストからの情報入力がズレてしまった」ようなケースでは、思わぬ「個人情報漏洩」につながるおそれもあります。
この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、「受付担当」が名前・住所・会社名などの情報をチェックした後に、「送付状 PDF」が自動生成されるワークフローです。「郵送担当」は、その PDF を印刷して資料を発送すればよいため、「人手による記載ミス」が起こる可能性は低くなります。
一方、情報漏洩リスクの高い「リスト」を作らずに、顧客に資料の発送をおこなえるのも『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きなメリットといえます。送付に使用された住所や宛名などの情報は、「送り状の印刷〜発送」の工程が完了すると自動的にクラウド型データベース(kintone)に追加されるため、顧客情報の管理や参照も容易になります。
なお本フローでは、営業による急ぎ対応(資料送付とあわせた見積など)が必要な場合に、「受付担当」から「営業担当」に依頼できるルートも設定されています。この「分流」は、「部署をまたいで依頼する」というやり取りの手間を省き、顧客対応をより迅速なものにしてくれるでしょう。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- 送り状 PDF が自動生成される
- kintone と連携して顧客情報を登録できる

ポイント1:「送り状 PDF が自動生成される」について
本フローでは、「受付担当」が送り先の情報を確認すると、送り状の PDF が自動生成されます。
プロセスの流れとしては、まず顧客が入力フォームに記載した内容が自動で複製され、それを「受付担当」が必要に応じて編集します。送り状のタイトル・送付元の情報・メッセージなどは、あらかじめ雛形がセットされているので、通常は手を加える必要はありません。こうした自動処理により、担当者の入力の負担は軽減され、入力ミスは起こりにくくなります。
「郵送担当」はこれらの情報を元に自動生成された PDF を印刷すればよく、送り状を作成する手間は大幅に軽減されます。
ポイント2:「kintone と連携して顧客情報を登録できる」について
『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きな特長として、kintone との連携が挙げられます。
これは、本フローで〔送り状の印刷〜発送〕の工程を処理すると、自動で顧客情報が kintone のクラウド型データベースに追加されるというものです(事前に kintone アプリとの連携設定が必要)。
このように、リストを作らずにデータベースに顧客情報を格納していくことで、個人情報漏洩のリスクを回避しつつ、データを管理・参照することが容易になります。
テンプレート設定項目
データ項目(データの入れ物)
番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
---|---|---|---|---|
1 | 件名 |
プロセス開始日時とフォームに入力された情報から件名を自動セット |
||
2 | ▼Webフォーム入力情報▼ | ガイドパネル | ||
3 | 郵送先郵便番号 | 文字(単一行) |
郵送先の郵便番号をセット |
q_Zip |
4 | (住所検索) | 選択(検索セレクトボックス) |
マスタを参照し、選択したデータを自動入力 |
q_Address_Search |
5 | 郵送先ご住所 | 文字(単一行) | 郵送先の住所をセット | q_Address |
6 | 郵送先会社名 |
文字(単一行) |
郵送先の会社名をセット |
q_Company |
7 |
郵送先部署名 |
文字(単一行) |
郵送先の部署名をセット |
q_Dept |
8 | 宛先お名前 |
文字(単一行) |
宛先の氏名をセット |
q_Customer |
9 | 電話番号 | 文字(単一行) | 郵送先の電話番号をセット | q_Phone |
10 | メールアドレス | 文字(単一行) |
郵送先のメールアドレスをセット |
q_Email |
11 | ご要望等 | 文字(複数行) |
資料請求に伴う顧客からの要望等を入力 |
q_Request |
12 | ▼送り状の宛先▼ | ガイドパネル |
フォーム上に表示される区切り |
|
13 | 郵便番号 | 文字(単一行) | 宛先の郵便番号を自動セット | q_Zip2 |
14 | 住所 | 文字(複数行) | 宛先の住所を自動セット | q_Address2 |
15 | 会社名 | 文字(複数行) | 郵送先の会社名を自動セット | q_Company2 |
16 | 部署名 | 文字(複数行) | 郵送先の部署名を自動セット | q_Dept2 |
17 | お名前 | 文字(複数行) | 宛先の氏名を自動セット | q_Customer2 |
18 | ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
19 | 送り状タイトル | 文字(単一行) | 初期値では「パンフレット送付」とセット | q_Title |
20 | 受付日 | 文字(単一行) | 初期値ではプロセス開始年月日をセット | q_Date |
21 | 送り状送信元 | 文字(複数行) | 送信元の情報をセット | q_Sender |
22 | 送り状メッセージ | 文字(複数行) | 送り状に記載するメッセージをセット | q_Message |
23 | (PDFのファイル名) | 文字(単一行) | PDF のファイル名を自動セット | q_PDF |
24 | 送付状PDF | ファイル | 送付状PDF を自動生成 | q_Cover |
25 | ▼フローコントロール▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | q_Acquisition |
26 | 対応 | 選択(ラジオボタン) | 「営業対応」「通常対応」「対応しない」のいずれかにチェックを入れる | q_Reaction |
27 | 通知アドレス | 文字(単一行) | 営業担当の通知用アドレスを指定 | q_Notifying |
28 | ▼社内コミュニケーション▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
29 | 社内メモ | 掲示板 | テキストでやり取りできる掲示板 | q_Memo |
30 | (JSONテキスト) | 文字(複数行) |
JSON テキストを自動生成 |
q_JSON |
31 | (通信レスポンス) | 文字(複数行) |
通信レスポンスを記録 |
q_Response |
32 | (通信エラー) | 文字(複数行) |
通信エラーを記録 |
q_Error |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
顧客からの資料請求への対応は、迅速さと正確さが同時に求められる作業です。さらに昨今では、顧客の個人情報を扱う以上、その管理にも細心の注意を払う必要があります。
この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、顧客が入力した情報を複製し、PDF を自動生成することで入力や送り状作成の負担を軽減し、クラウド型データベースとの連携により、安全な顧客管理をサポートしていくワークフローです。
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