資料請求対応フロー(アドオン):無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

公開 Web フォームなどで顧客から受け付けた「資料請求」。営業的に考えても、カタログやパンフレットの送付は迅速におこないたいところです。

さて、こうした資料請求への対応業務では、送付先の住所や会社名を間違えるという「人的ミス」が往々にして見られます。こうしたミスは企業の信用にも関わりますし、「リストからの情報入力がズレてしまった」ようなケースでは、思わぬ「個人情報漏洩」につながるおそれもあります。

この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、「受付担当」が名前・住所・会社名などの情報をチェックした後に、「送付状 PDF」が自動生成されるワークフローです。「郵送担当」は、その PDF を印刷して資料を発送すればよいため、「人手による記載ミス」が起こる可能性は低くなります。

一方、情報漏洩リスクの高い「リスト」を作らずに、顧客に資料の発送をおこなえるのも『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きなメリットといえます。送付に使用された住所や宛名などの情報は、「送り状の印刷〜発送」の工程が完了すると自動的にクラウド型データベース(kintone)に追加されるため、顧客情報の管理や参照も容易になります。

なお本フローでは、営業による急ぎ対応(資料送付とあわせた見積など)が必要な場合に、「受付担当」から「営業担当」に依頼できるルートも設定されています。この「分流」は、「部署をまたいで依頼する」というやり取りの手間を省き、顧客対応をより迅速なものにしてくれるでしょう。


【概要】
テンプレート名:資料請求対応フロー(アドオン)

用途:資料請求の受付~発送の管理、および顧客情報の登録

作成難易度:低

拡張性・汎用性:kintone との連携(データベースへの登録)を必要とするプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  •  送り状 PDF が自動生成される
  • kintone と連携して顧客情報を登録できる

ポイント1:送り状 PDF が自動生成される」について

本フローでは、「受付担当」が送り先の情報を確認すると、送り状の PDF が自動生成されます。

プロセスの流れとしては、まず顧客が入力フォームに記載した内容が自動で複製され、それを「受付担当」が必要に応じて編集します。送り状のタイトル・送付元の情報・メッセージなどは、あらかじめ雛形がセットされているので、通常は手を加える必要はありません。こうした自動処理により、担当者の入力の負担は軽減され、入力ミスは起こりにくくなります。

「郵送担当」はこれらの情報を元に自動生成された PDF を印刷すればよく、送り状を作成する手間は大幅に軽減されます。

ポイント2:kintone と連携して顧客情報を登録できる」について

『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きな特長として、kintone との連携が挙げられます。

これは、本フローで〔送り状の印刷〜発送〕の工程を処理すると、自動で顧客情報が kintone のクラウド型データベースに追加されるというものです(事前に kintone アプリとの連携設定が必要)。

このように、リストを作らずにデータベースに顧客情報を格納していくことで、個人情報漏洩のリスクを回避しつつ、データを管理・参照することが容易になります。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 並列(AND)ゲートウェイ ・複数進路の全てに分離して進む (プロセスの分離)
・同時並行処理になる
7 メッセージ開始イベント(フォーム)

・入力フォームを外部に公開でき、ホームページやブログに設置する事が可能
・入力フォームからデータを受信し、プロセスを自動起動

8 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

スクリプトタスク

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・ECMAスクリプトを使った複雑なデータ加工を行う

10

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

11

データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

12


サービスタスク(アドオン):kintone: レコード追加

 


・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・kintone アプリにレコードを1件追加

13 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

プロセス開始日時とフォームに入力された情報から件名を自動セット

2 ▼Webフォーム入力情報▼ ガイドパネル
3 郵送先郵便番号 文字(単一行)

郵送先の郵便番号をセット

q_Zip

4 (住所検索) 選択(検索セレクトボックス)

マスタを参照し、選択したデータを自動入力

q_Address_Search
5 郵送先ご住所 文字(単一行) 郵送先の住所をセット q_Address
6 郵送先会社名

文字(単一行)

郵送先の会社名をセット

q_Company

7

郵送先部署名

文字(単一行)

郵送先の部署名をセット

q_Dept

8 宛先お名前

文字(単一行)

宛先の氏名をセット

q_Customer

9 電話番号 文字(単一行) 郵送先の電話番号をセット q_Phone
10 メールアドレス 文字(単一行)

郵送先のメールアドレスをセット

q_Email

11 ご要望等 文字(複数行)

資料請求に伴う顧客からの要望等を入力

q_Request
12 ▼送り状の宛先▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

13 郵便番号 文字(単一行) 宛先の郵便番号を自動セット q_Zip2
14 住所 文字(複数行) 宛先の住所を自動セット q_Address2
15 会社名 文字(複数行) 郵送先の会社名を自動セット q_Company2
16 部署名 文字(複数行) 郵送先の部署名を自動セット q_Dept2
17 お名前 文字(複数行) 宛先の氏名を自動セット q_Customer2
18 ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
19 送り状タイトル 文字(単一行) 初期値では「パンフレット送付」とセット q_Title
20 受付日 文字(単一行) 初期値ではプロセス開始年月日をセット q_Date
21 送り状送信元 文字(複数行) 送信元の情報をセット q_Sender
22 送り状メッセージ 文字(複数行) 送り状に記載するメッセージをセット q_Message
23 (PDFのファイル名) 文字(単一行) PDF のファイル名を自動セット q_PDF
24 送付状PDF ファイル  送付状PDF を自動生成 q_Cover
25 ▼フローコントロール▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り q_Acquisition
26 対応 選択(ラジオボタン) 「営業対応」「通常対応」「対応しない」のいずれかにチェックを入れる q_Reaction
27 通知アドレス 文字(単一行) 営業担当の通知用アドレスを指定 q_Notifying
28 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
29 社内メモ 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Memo
30 (JSONテキスト) 文字(複数行)

JSON テキストを自動生成

q_JSON
31 (通信レスポンス) 文字(複数行)

通信レスポンスを記録

q_Response

32 (通信エラー) 文字(複数行)

通信エラーを記録

q_Error

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1  1. 住所確認/対応判断 件名 / 郵送先郵便番号 / (住所検索) / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / 対応 / 通知アドレス / 社内メモ ▼Webフォーム入力情報▼ / ▼送り状の宛先▼ / ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ / (PDFのファイル名) / 送付状PDF / ▼フローコントロール▼ / ▼社内コミュニケーション▼  (JSONテキスト) / (通信レスポンス) / (通信エラー)
2 2. 送り状の印刷~発送 件名 / 社内メモ ▼Webフォーム入力情報▼ / 郵送先郵便番号 / (住所検索) / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / ▼送り状の宛先▼ / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 /  ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / (PDFのファイル名) / 送付状PDF /  ▼フローコントロール▼ / 対応 / 通知アドレス / ▼社内コミュニケーション▼  (JSONテキスト) / (通信レスポンス) / (通信エラー)
3 3. 引受/対応結果の記録 件名 / 社内メモ ▼Webフォーム入力情報▼ / 郵送先郵便番号 / (住所検索) / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / ▼送り状の宛先▼ / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 /  ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / (PDFのファイル名) / 送付状PDF /  ▼フローコントロール▼ / 対応 / 通知アドレス / ▼社内コミュニケーション▼  (JSONテキスト) / (通信レスポンス) / (通信エラー)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

顧客からの資料請求への対応は、迅速さと正確さが同時に求められる作業です。さらに昨今では、顧客の個人情報を扱う以上、その管理にも細心の注意を払う必要があります。

この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、顧客が入力した情報を複製し、PDF を自動生成することで入力や送り状作成の負担を軽減し、クラウド型データベースとの連携により、安全な顧客管理をサポートしていくワークフローです。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。資料請求への対応プロセスを自動化して、安全で効率のよい顧客管理を実現する『資料請求対応フロー(アドオン)』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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