資料請求対応フロー（アドオン）：無料でダウンロードできるワークフローテンプレート
利用シーン
公開 Web フォームなどで顧客から受け付けた「資料請求」。営業的に考えても、カタログやパンフレットの送付は迅速におこないたいところです。
さて、こうした資料請求への対応業務では、送付先の住所や会社名を間違えるという「人的ミス」が往々にして見られます。こうしたミスは企業の信用にも関わりますし、「リストからの情報入力がズレてしまった」ようなケースでは、思わぬ「個人情報漏洩」につながるおそれもあります。
この『資料請求対応フロー（アドオン）』は、「受付担当」が名前・住所・会社名などの情報をチェックした後に、「送付状 PDF」が自動生成されるワークフローです。「郵送担当」は、その PDF を印刷して資料を発送すればよいため、「人手による記載ミス」が起こる可能性は低くなります。
一方、情報漏洩リスクの高い「リスト」を作らずに、顧客に資料の発送をおこなえるのも『資料請求対応フロー（アドオン）』の大きなメリットといえます。送付に使用された住所や宛名などの情報は、「送り状の印刷〜発送」の工程が完了すると自動的にクラウド型データベース（kintone）に追加されるため、顧客情報の管理や参照も容易になります。
なお本フローでは、営業による急ぎ対応（資料送付とあわせた見積など）が必要な場合に、「受付担当」から「営業担当」に依頼できるルートも設定されています。この「分流」は、「部署をまたいで依頼する」というやり取りの手間を省き、顧客対応をより迅速なものにしてくれるでしょう。
【概要】
テンプレート名：資料請求対応フロー（アドオン）
用途：資料請求の受付～発送の管理、および顧客情報の登録
作成難易度：低
拡張性・汎用性：kintone との連携（データベースへの登録）を必要とするプロセス
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- 送り状 PDF が自動生成される
- kintone と連携して顧客情報を登録できる
ポイント1：「送り状 PDF が自動生成される」について
本フローでは、「受付担当」が送り先の情報を確認すると、送り状の PDF が自動生成されます。
プロセスの流れとしては、まず顧客が入力フォームに記載した内容が自動で複製され、それを「受付担当」が必要に応じて編集します。送り状のタイトル・送付元の情報・メッセージなどは、あらかじめ雛形がセットされているので、通常は手を加える必要はありません。こうした自動処理により、担当者の入力の負担は軽減され、入力ミスは起こりにくくなります。
「郵送担当」はこれらの情報を元に自動生成された PDF を印刷すればよく、送り状を作成する手間は大幅に軽減されます。
ポイント2：「kintone と連携して顧客情報を登録できる」について
『資料請求対応フロー（アドオン）』の大きな特長として、kintone との連携が挙げられます。
これは、本フローで〔送り状の印刷〜発送〕の工程を処理すると、自動で顧客情報が kintone のクラウド型データベースに追加されるというものです（事前に kintone アプリとの連携設定が必要）。
このように、リストを作らずにデータベースに顧客情報を格納していくことで、個人情報漏洩のリスクを回避しつつ、データを管理・参照することが容易になります。
テンプレート利用パーツ、設定項目、権限
利用パーツ（テンプレートに使用しているパーツ）
| 番号 | 工程アイコン | 名称 | 用途・備考 |
|---|---|---|---|
| 1 |  |
スイムレーン | ・同じ割当ルールの『タスク』（仕事）をグルーピングする ・内部に配置されたタスクを処理する１人を定義する ・「組織の内の誰か」と言う定義も可能 |
| 2 |  |
開始イベント |
・接続している『タスク』が業務プロセス（ワークフロー）の先頭タスクとなる |
| 3 |  |
ヒューマンタスク | ・業務プロセス（ワークフロー）を構成する作業工程（仕事） ・業務プロセスは、通常は１つ以上の『タスク』（仕事）から構成される ・１つの『タスク』（仕事）につき、１つの「入力フォーム」が定義される ※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ |
| 4 |  |
フロー | ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする |
| 5 |  |
結合ゲートウェイ |
・複数に分かれた進路を集約する |
| 6 |  |
並列（AND）ゲートウェイ | ・複数進路の全てに分離して進む （プロセスの分離） ・同時並行処理になる |
| 7 |  |
メッセージ開始イベント（フォーム） |
・入力フォームを外部に公開でき、ホームページやブログに設置する事が可能 |
| 8 |  |
メッセージ送信中間イベント（メール） |
・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する |
| 9 |  |
スクリプトタスク |
・業務プロセス（ワークフロー）を構成する自動処理工程 |
| 10 |  |
PDF ファイル生成 |
・業務プロセス（ワークフロー）を構成する自動処理工程 |
| 11 |  |
データ更新 |
・業務プロセス（ワークフロー）を構成する自動処理工程 |
| 12 |  |
|
|
| 13 |  |
終了イベント | ・プロセス（業務）が正常終了する |
データ項目（テンプレートにて設定済みの内容）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
プロセス開始日時とフォームに入力された情報から件名を自動セット |
||
| 2 | ▼Webフォーム入力情報▼ | ガイドパネル | ||
| 3 | 郵送先郵便番号 | 文字（単一行） |
郵送先の郵便番号をセット |
q_Zip |
| 4 | （住所検索） | 選択（検索セレクトボックス） |
マスタを参照し、選択したデータを自動入力 |
q_Address_Search |
| 5 | 郵送先ご住所 | 文字（単一行） | 郵送先の住所をセット | q_Address |
| 6 | 郵送先会社名 |
文字（単一行） |
郵送先の会社名をセット |
q_Company |
| 7 |
郵送先部署名 |
文字（単一行） |
郵送先の部署名をセット |
q_Dept |
| 8 | 宛先お名前 |
文字（単一行） |
宛先の氏名をセット |
q_Customer |
| 9 | 電話番号 | 文字（単一行） | 郵送先の電話番号をセット | q_Phone |
| 10 | メールアドレス | 文字（単一行） |
郵送先のメールアドレスをセット |
q_Email |
| 11 | ご要望等 | 文字（複数行） |
資料請求に伴う顧客からの要望等を入力 |
q_Request |
| 12 | ▼送り状の宛先▼ | ガイドパネル |
フォーム上に表示される区切り |
|
| 13 | 郵便番号 | 文字（単一行） | 宛先の郵便番号を自動セット | q_Zip2 |
| 14 | 住所 | 文字（複数行） | 宛先の住所を自動セット | q_Address2 |
| 15 | 会社名 | 文字（複数行） | 郵送先の会社名を自動セット | q_Company2 |
| 16 | 部署名 | 文字（複数行） | 郵送先の部署名を自動セット | q_Dept2 |
| 17 | お名前 | 文字（複数行） | 宛先の氏名を自動セット | q_Customer2 |
| 18 | ▼送り状のタイトル／メッセージ▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 19 | 送り状タイトル | 文字（単一行） | 初期値では「パンフレット送付」とセット | q_Title |
| 20 | 受付日 | 文字（単一行） | 初期値ではプロセス開始年月日をセット | q_Date |
| 21 | 送り状送信元 | 文字（複数行） | 送信元の情報をセット | q_Sender |
| 22 | 送り状メッセージ | 文字（複数行） | 送り状に記載するメッセージをセット | q_Message |
| 23 | （PDFのファイル名） | 文字（単一行） | PDF のファイル名を自動セット | q_PDF |
| 24 | 送付状PDF | ファイル | 送付状PDF を自動生成 | q_Cover |
| 25 | ▼フローコントロール▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | q_Acquisition |
| 26 | 対応 | 選択（ラジオボタン） | 「営業対応」「通常対応」「対応しない」のいずれかにチェックを入れる | q_Reaction |
| 27 | 通知アドレス | 文字（単一行） | 営業担当の通知用アドレスを指定 | q_Notifying |
| 28 | ▼社内コミュニケーション▼ | ガイドパネル | フォーム上に表示される区切り | |
| 29 | 社内メモ | 掲示板 | テキストでやり取りできる掲示板 | q_Memo |
| 30 | （JSONテキスト） | 文字（複数行） |
JSON テキストを自動生成 |
q_JSON |
| 31 | （通信レスポンス） | 文字（複数行） |
通信レスポンスを記録 |
q_Response |
| 32 | （通信エラー） | 文字（複数行） |
通信エラーを記録 |
q_Error |
フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限
| 番号 | 工程名 | 各項目のフォーム上での権限 | ||
|---|---|---|---|---|
| 編集可能 | 表示のみ | 非表示 | ||
| 1 | 1. 住所確認/対応判断 | 件名 / 郵送先郵便番号 / （住所検索） / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / 対応 / 通知アドレス / 社内メモ | ▼Webフォーム入力情報▼ / ▼送り状の宛先▼ / ▼送り状のタイトル／メッセージ▼ / （PDFのファイル名） / 送付状PDF / ▼フローコントロール▼ / ▼社内コミュニケーション▼ | （JSONテキスト） / （通信レスポンス） / （通信エラー） |
| 2 | 2. 送り状の印刷～発送 | 件名 / 社内メモ | ▼Webフォーム入力情報▼ / 郵送先郵便番号 / （住所検索） / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / ▼送り状の宛先▼ / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 / ▼送り状のタイトル／メッセージ▼ / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / （PDFのファイル名） / 送付状PDF / ▼フローコントロール▼ / 対応 / 通知アドレス / ▼社内コミュニケーション▼ | （JSONテキスト） / （通信レスポンス） / （通信エラー） |
| 3 | 3. 引受／対応結果の記録 | 件名 / 社内メモ | ▼Webフォーム入力情報▼ / 郵送先郵便番号 / （住所検索） / 郵送先ご住所 / 郵送先会社名 / 郵送先部署名 / 宛先お名前 / 電話番号 / メールアドレス / ご要望等 / ▼送り状の宛先▼ / 郵便番号 / 住所 / 会社名 / 部署名 / お名前 / ▼送り状のタイトル／メッセージ▼ / 送り状タイトル / 受付日 / 送り状送信元 / 送り状メッセージ / （PDFのファイル名） / 送付状PDF / ▼フローコントロール▼ / 対応 / 通知アドレス / ▼社内コミュニケーション▼ | （JSONテキスト） / （通信レスポンス） / （通信エラー） |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
顧客からの資料請求への対応は、迅速さと正確さが同時に求められる作業です。さらに昨今では、顧客の個人情報を扱う以上、その管理にも細心の注意を払う必要があります。
この『資料請求対応フロー（アドオン）』は、顧客が入力した情報を複製し、PDF を自動生成することで入力や送り状作成の負担を軽減し、クラウド型データベースとの連携により、安全な顧客管理をサポートしていくワークフローです。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。資料請求への対応プロセスを自動化して、安全で効率のよい顧客管理を実現する『資料請求対応フロー（アドオン）』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。
