資料請求対応フロー(アドオン)

利用シーン

公開 Web フォームなどで顧客から受け付けた「資料請求」。営業的に考えても、カタログやパンフレットの送付は迅速におこないたいところです。

さて、こうした資料請求への対応業務では、送付先の住所や会社名を間違えるという「人的ミス」が往々にして見られます。こうしたミスは企業の信用にも関わりますし、「リストからの情報入力がズレてしまった」ようなケースでは、思わぬ「個人情報漏洩」につながるおそれもあります。

この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、「受付担当」が名前・住所・会社名などの情報をチェックした後に、「送付状 PDF」が自動生成されるワークフローです。「郵送担当」は、その PDF を印刷して資料を発送すればよいため、「人手による記載ミス」が起こる可能性は低くなります。

一方、情報漏洩リスクの高い「リスト」を作らずに、顧客に資料の発送をおこなえるのも『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きなメリットといえます。送付に使用された住所や宛名などの情報は、「送り状の印刷〜発送」の工程が完了すると自動的にクラウド型データベース(kintone)に追加されるため、顧客情報の管理や参照も容易になります。

なお本フローでは、営業による急ぎ対応(資料送付とあわせた見積など)が必要な場合に、「受付担当」から「営業担当」に依頼できるルートも設定されています。この「分流」は、「部署をまたいで依頼する」というやり取りの手間を省き、顧客対応をより迅速なものにしてくれるでしょう。


【概要】
テンプレート名:資料請求対応フロー(アドオン)

用途:資料請求の受付~発送の管理、および顧客情報の登録

作成難易度:低

拡張性・汎用性:kintone との連携(データベースへの登録)を必要とするプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  •  送り状 PDF が自動生成される
  • kintone と連携して顧客情報を登録できる

ポイント1:送り状 PDF が自動生成される」について

本フローでは、「受付担当」が送り先の情報を確認すると、送り状の PDF が自動生成されます。

プロセスの流れとしては、まず顧客が入力フォームに記載した内容が自動で複製され、それを「受付担当」が必要に応じて編集します。送り状のタイトル・送付元の情報・メッセージなどは、あらかじめ雛形がセットされているので、通常は手を加える必要はありません。こうした自動処理により、担当者の入力の負担は軽減され、入力ミスは起こりにくくなります。

「郵送担当」はこれらの情報を元に自動生成された PDF を印刷すればよく、送り状を作成する手間は大幅に軽減されます。

ポイント2:kintone と連携して顧客情報を登録できる」について

『資料請求対応フロー(アドオン)』の大きな特長として、kintone との連携が挙げられます。

これは、本フローで〔送り状の印刷〜発送〕の工程を処理すると、自動で顧客情報が kintone のクラウド型データベースに追加されるというものです(事前に kintone アプリとの連携設定が必要)。

このように、リストを作らずにデータベースに顧客情報を格納していくことで、個人情報漏洩のリスクを回避しつつ、データを管理・参照することが容易になります。


テンプレート設定項目

データ項目(データの入れ物)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

プロセス開始日時とフォームに入力された情報から件名を自動セット

2 ▼Webフォーム入力情報▼ ガイドパネル
3 郵送先郵便番号 文字(単一行)

郵送先の郵便番号をセット

q_Zip

4 (住所検索) 選択(検索セレクトボックス)

マスタを参照し、選択したデータを自動入力

q_Address_Search
5 郵送先ご住所 文字(単一行) 郵送先の住所をセット q_Address
6 郵送先会社名

文字(単一行)

郵送先の会社名をセット

q_Company

7

郵送先部署名

文字(単一行)

郵送先の部署名をセット

q_Dept

8 宛先お名前

文字(単一行)

宛先の氏名をセット

q_Customer

9 電話番号 文字(単一行) 郵送先の電話番号をセット q_Phone
10 メールアドレス 文字(単一行)

郵送先のメールアドレスをセット

q_Email

11 ご要望等 文字(複数行)

資料請求に伴う顧客からの要望等を入力

q_Request
12 ▼送り状の宛先▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

13 郵便番号 文字(単一行) 宛先の郵便番号を自動セット q_Zip2
14 住所 文字(複数行) 宛先の住所を自動セット q_Address2
15 会社名 文字(複数行) 郵送先の会社名を自動セット q_Company2
16 部署名 文字(複数行) 郵送先の部署名を自動セット q_Dept2
17 お名前 文字(複数行) 宛先の氏名を自動セット q_Customer2
18 ▼送り状のタイトル/メッセージ▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
19 送り状タイトル 文字(単一行) 初期値では「パンフレット送付」とセット q_Title
20 受付日 文字(単一行) 初期値ではプロセス開始年月日をセット q_Date
21 送り状送信元 文字(複数行) 送信元の情報をセット q_Sender
22 送り状メッセージ 文字(複数行) 送り状に記載するメッセージをセット q_Message
23 (PDFのファイル名) 文字(単一行) PDF のファイル名を自動セット q_PDF
24 送付状PDF ファイル  送付状PDF を自動生成 q_Cover
25 ▼フローコントロール▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り q_Acquisition
26 対応 選択(ラジオボタン) 「営業対応」「通常対応」「対応しない」のいずれかにチェックを入れる q_Reaction
27 通知アドレス 文字(単一行) 営業担当の通知用アドレスを指定 q_Notifying
28 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
29 社内メモ 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Memo
30 (JSONテキスト) 文字(複数行)

JSON テキストを自動生成

q_JSON
31 (通信レスポンス) 文字(複数行)

通信レスポンスを記録

q_Response

32 (通信エラー) 文字(複数行)

通信エラーを記録

q_Error

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

顧客からの資料請求への対応は、迅速さと正確さが同時に求められる作業です。さらに昨今では、顧客の個人情報を扱う以上、その管理にも細心の注意を払う必要があります。

この『資料請求対応フロー(アドオン)』は、顧客が入力した情報を複製し、PDF を自動生成することで入力や送り状作成の負担を軽減し、クラウド型データベースとの連携により、安全な顧客管理をサポートしていくワークフローです。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。資料請求への対応プロセスを自動化して、安全で効率のよい顧客管理を実現する『資料請求対応フロー(アドオン)』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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