BPO受託プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

BPO(Business Process Outsourcing)を成功させるためには、委託元と外注先の連携が重要であることは、『ピッキング&発送業務-HTTP接続』のページでも述べました。

『ピッキング&発送業務-HTTP接続』は BPO をおこなう委託元が使用するワークフローでしたが、ここでご紹介する『BPO 受託プロセス』は、BPO を受託した企業がスムーズに業務をおこなうためのツールといえます。

BPO に限らずアウトソーシング全般において、業務を受託した企業は、委託元に受託作業の進捗状況を適切なタイミングで報告する必要があります。しかし、こうした報告作業に手間がかかると担当者の負担になってしまいますし、報告遅れや報告漏れは受託会社の信用にも関わります。

この『BPO 受託プロセス』は、HTTP 通信で委託元からの納品情報を受信すると自動スタートするワークフローです。

本フローでは、委託元に HTTP 通信で業務の進捗が報告されます。また、委託元が入力したデータを元に納品書 PDF が自動生成されるため、受託側はこれを印刷して封入するだけで発送作業に移れます。こうした機能は、委託元・受託側の双方の負担を軽減し、受注-梱包-発送のプロセスをよりスムーズにしてくれるでしょう。


【概要】
テンプレート名:BPO受託プロセス

用途:梱包・検査・発送業務の受託

作成難易度:低

拡張性・汎用性:外部ワークフローからの呼び出しで自動スタートするプロセス、HTTP 連携が有効となるプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 委託元からの指示で自動スタートする
  • フローを通じて進捗状況を報告できる

ポイント1:委託元からの指示で自動スタートする」について

この『BPO受託プロセス』は、委託元が使用する『ピッキング&発送業務-HTTP接続』フローと連携できるのが特長です。

委託元で一定の段階まで出荷指示の工程が進むと、本フローが HTTP 経由で呼び出され、自動でスタートします。そのため、受託側は速やかに業務に取りかかることができます。

また、受託側が出荷指示を確認すると、委託元が入力していた情報を元に納品書 PDF が自動生成されるため、あらためて書類を作成する必要もありません。

ポイント2:フローを通じて進捗状況を報告できる」について

本フローでは、作業の完了をリアルタイムで委託元に報告できます。

担当者がフローにおける〔梱包完了〕の工程を処理すると、委託元のワークフロー(『ピッキング&発送業務-HTTP接続』)に HTTP 通信で報告がおこなわれます。また、オプションで「検査」が指示された場合には、検査を実施してから、同様に作業の完了を報告します。

このように、進捗状況の報告が自動でおこなわれることにより、報告漏れや報告遅れを防ぎつつ、スムーズに受託業務を完了できるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 排他ゲートウェイ(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

6

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

7 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8

PDF ファイル生成


・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

9 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値ではプロセスを開始した月・日などを自動セット

2 連絡事項 ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 連絡事項 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Note

4 ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

5 ◆配送希望時刻 日時 指定された配送希望日と時刻を表示 q_Delivery_Time
6 検針検査

選択(チェックボックス)

検針検査の要・不要を表示

q_Xray

7 発送完了時間 日時 発送完了時間をセット q_Ship
8 ▼納品書▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
9 ◆会社名 文字(単一行)

納品書(郵送)に記載する顧客の会社名を表示

q_Company

10 ◆部署名+氏名 文字(複数行)

納品書(郵送)に記載する顧客の所属部署と氏名を表示

q_Customer
11 ◆郵便番号+住所 文字(複数行)

納品書(郵送)に記載する顧客の郵便番号・住所を表示

q_Address

 12 納品書発行日 日付(年月日)

納品書の発行日をカレンダーから選択

q_Delivery

13 納品書のファイル名 文字(単一行) 納品書 PDF のファイル名を表示 q_Invoice_Name
14 納品書ファイル ファイル 自動生成された納品書 PDF を添付 q_Invoice
15 明細テーブル テーブル 商品・サービスについての明細を表示 q_Details
16 合計表示1 文字(単一行) 初期値では「小計(税抜)」と表示 q_Label1
17 小計(税別) 数値 明細テーブルの「金額」の合計を表示 q_Subtotal
18 合計表示2 文字(単一行) 必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを表示(PDF表示用・通常は空白) q_Label2
19 値引き等2 数値 通常は空白のまま q_Discount
20 合計表示3 文字(単一行) 初期値では「消費税」と表示 q_Label3
21 消費税 数値 設定されている税率で算出された「小計(税別)」の税額を表示 q_Tax
22 総計表示 文字(単一行) 初期値では「請求合計」と表示 q_Label_Total
23 総計 数値  「小計(税別)」+「値引き等2」+「消費税」の数値を表示 q_Total
24 メッセージ 文字(複数行) 納品書に添付する定型メッセージを表示 q_Footer
25 ▼委託元情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
26 プロセスID(委託元) 文字(単一行) 委託元のプロセスIDを表示 q_ID
27 URL(梱包完了) 文字(単一行) メッセージ受信中間イベント (HTTP)「梱包完了」の接続先となる URL を表示 q_URL_Pack
28 URL(検査完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「検査完了」の接続先となる URL をセット

q_URL_Check

29 key(梱包完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「梱包完了」の API key を表示

q_Key_Pack

30 key(検査完了) 文字(単一行)

メッセージ受信中間イベント (HTTP)「検査完了」の API key をセット

q_Key_Check

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 指示確認 件名 / 連絡事項 / 納品書発行日 連絡事項(ガイドパネル) / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / ◆配送希望時刻 / 検針検査 / 発送完了時間 / ▼納品書▼ / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / 納品書ファイル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 /メッセージ 納品書のファイル名 / 明細テーブル / ▼委託元情報▼ / プロセスID(委託元) /  URL(梱包完了) / URL(検査完了) / key(梱包完了) / key(検査完了)
2 2. 梱包完了/発送 件名 / 連絡事項 連絡事項(ガイドパネル) / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / ◆配送希望時刻 / 検針検査 / 発送完了時間 / ▼納品書▼ / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / 納品書発行日 / 納品書のファイル名 / 納品書ファイル / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 /メッセージ / ▼委託元情報▼ / プロセスID(委託元) /  URL(梱包完了) / URL(検査完了) / key(梱包完了) / key(検査完了)
3 3. 検査完了/発送 件名 / 連絡事項 / 納品書発行日 連絡事項(ガイドパネル) / ▼注文情報(納品書事項を除く)▼ / ◆配送希望時刻 / 検針検査 / 発送完了時間 / ▼納品書▼ / ◆会社名 / ◆部署名+氏名 / ◆郵便番号+住所 / 納品書のファイル名 / 納品書ファイル / 明細テーブル / 合計表示1 / 小計(税別) / 合計表示2 / 値引き等2 / 合計表示3 / 消費税 /  総計表示 / 総計 /メッセージ ▼委託元情報▼ / プロセスID(委託元) /  URL(梱包完了) / URL(検査完了) / key(梱包完了) / key(検査完了)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

BPO 受託会社にとって、委託元に BPO のメリットや安全性を伝えることは重要な課題です。

この『BPO 受託プロセス』(および『ピッキング&発送業務-HTTP接続』)は、Questetra BPM Suite という共通のワークフロー基盤を使用しながら、それぞれのワークフロー(業務プロセス)が完全に独立しているのも大きな特長です。こうした形でワークフローを運用することにより、委託元・受託側の双方が、情報漏洩などのセキュリティリスクを回避しつつ、業務の自動化・効率化を安全に進められるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。BPO で受託した業務の品質や精度を高め、安全に自動化・効率化をサポートする『BPO受託プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

Scroll to Top
%d人のブロガーが「いいね」をつけました。