テレワークにおける問題を解決するには

2020年、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言を受けて、多くの企業がテレワークを導入しました。

しかし、テレワークの運用については、課題や問題も指摘されています。

テレワークは導入したが…

インテージが2020年4月末におこなった調査では、回答者のオフィスワーカー（※）の約6割の職場で、コロナ禍をきっかけにテレワークが導入されたというデータが出ています。

ところが、東京商工会議所が同年9月～10月にかけておこなった調査では、テレワーク経験のある都内企業788社のうち、約3割にあたる企業が「現在は取りやめている」と回答していることが明らかになりました。

※固定のオフィスを拠点に、デスクワークや外出をする内勤職や営業職など。

参考

テレワークを「取りやめた理由」

上に述べた東京商工会議所の調査において、テレワークを取りやめた理由としてもっとも多くあげられていたのは「業務の生産性が下がる」、次いで「機器やネットワークの整備」でした。また、この調査では、テレワークを継続している企業の多くが「社内のコミュニケーション」を課題に挙げていることも報告されています。

たしかに、テレワークにおいては導入時のコストや、従業員の勤怠管理が課題となることが多いようです。また、オフィスで一緒に仕事をしていないことが、業務の確認や申請・承認といった作業を複雑にしてしまうケースもあるでしょう。

特に、紙の書類ベースで多くの業務を進めている企業や団体にとっては、テレワークを導入しつつ、業務の効率を上げるのは、ハードルの高い作業になるかもしれません。「在宅勤務なのに、上司のハンコをもらうために出社しなければならない」といった類の問題は、コロナ禍で「テレワーク」という言葉が一般化した当初から言われていました。

テレワークに向かない業種もある？

テレワークには業種や業務の種類によって、向き不向きがあるのでしょうか？

たとえば上記の調査では、建設業や卸売業が、テレワークの「取りやめ率」が高い業種として報告されていました。しかし、テレワークが不向きに思える業種であったとしても、見積や申請・承認といった業務をデジタル化することにより、オフィス以外での作業が可能となり、業務を効率化できた例もあります。

＜Questetra BPM Suite を用いた申請・承認のワークフローの例＞

参考

【事例記事】株式会社一条工務店仙台／株式会社クエステトラ

テレワークの課題を解決する BPM ツール

業務をデジタル化するポイントを見極めるためには、ワークフロー図を描き、業務の流れを「見える化」して、整理・把握する方法が有効です。

業務の「見える化」においては BPM ツール（BPMS/BPM Suite）といわれるソフトウェアを活用すれば、より効果的に業務を整理・把握し、効率化することができます。BPM ツールでは、パソコン上でワークフロー図を簡単に作成でき、作成したワークフロー図に沿って業務を進行できます。

BPM ツールで業務の流れが可視化されれば、業務の進捗やメンバが抱えている仕事の量の把握が容易になります。また作業をする人にとっては、自分のタスクが明確になり、作業の優先順位も決めやすくなります。BPM ツールのこうした機能は、テレワークにおける勤怠や業務の管理、効率化に大いに役立ちます。

BPM ツールを用いれば、「見える化」した業務プロセスの変更や共有も簡単にできます。また、BPM ツールには遂行した業務プロセスに伴うデータも蓄積されるため、メンバは自宅にいても過去の事例を参考にして業務を進められます。こうした BPM ツールの機能は、テレワークにおけるコミュニケーションの問題を軽減してくれるでしょう。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite でテレワークを効率化

Questetra BPM Suite は、クラウド型の BPM ツールです。

クラウド型の最大のメリットは、インターネットに繋がってさえいれば、自宅だろうと移動中だろうと、どこでも簡単にオフィスと同じシステムにアクセスして作業ができることです。また、多くの BPM ツールは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、クラウドサービスとして提供されている Questetra BPM Suite なら、お申し込み後すぐに利用することが可能です。