ここ数年、新たな働き方として注目されているテレワーク。
国内でも、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言を受けて、多くの企業が急速にテレワークを導入しました。2020年7月現在、緊急事態宣言は解除されていますが、今後もテレワークを継続していくことを発表している企業も多く見られます。勤務における導入の割合や方法はともかくとして、現在は多くの企業や団体においてテレワークの定着が予測される状況といえるでしょう。
しかし、導入はしたものの、実際にテレワークを効果的に運用していくことについては、企業側・働く側の双方が課題を感じるケースも多いようです。そこで本稿では、テレワークを進める上で多くの人が直面する課題や、そうした課題を解決するために BPM ツールを活用する方法について解説していきます。
テレワークのこれから
マーケティングリサーチ会社であるインテージが2020年4月末におこなった調査では、回答者のオフィスワーカー（※）の約6割の職場で、新型コロナウイルス感染症をきっかけにテレワークが導入されたというデータが出ています。また、このように多くの企業がテレワークを導入している現状からは、今後こうした「新しい働き方」が世の中に定着していくことも予想されます。
※固定のオフィスを拠点に、デスクワークや外出をする内勤職や営業職など。
参考
3000人に聞いた今・これからの働き方：「テレワークを継続したい」が「継続したくない」を大きく上回る／Think with Google
たとえば、2020年5月時点での全社における平均在宅勤務率が約7割という日立製作所では、今後も在宅勤務などの新たな働き方を継続していくための施策を打ち出しています。また同社以外でも、IT系の Twitter や square といった企業が、在宅勤務を無期限で継続する方針を発表しています。
参考
ちなみに上記の調査では、今回テレワークを経験したオフィスワーカーの約半数（49.3%）が「今後も（テレワークを）継続したい」と回答したことも報告されています。これは、「継続したくない」と回答した人（23.1％）の約2倍にあたる数字ですね。この調査からは、企業側だけでなく、テレワークという選択肢が増えたことで、働く側のワークスタイルに対する考え方も変化してきていることがわかります。
テレワークにおける課題
このように、企業の間ではテレワークの波が広がってきていますが、実際にテレワークを進める上では、クリアしなければならない課題があるのも事実です。
たとえば、雇用者・管理者側にとっては、次のような課題が見られます。
社員がちゃんと働いているかどうかわからない
テレワークでは、メンバが仕事をしている様子を直接見ることができません。そのため、雇用者や管理者からは「メンバが就業時間中にちゃんと働いているのか不安になる」という声も聞かれます。また、その対策として、ビデオチャットなどで勤務状況をリアルタイムで確認する企業もあるようです。
作業の進捗がわからない
オフィスにおける業務では、同じ場所にチームが集まっているため、作業の状況をリアルタイムで共有することはさほど難しくありません。しかしテレワークにおいては、メンバはそれぞれの環境で作業をおこなっており、各々の進捗状況が把握しづらいという問題が生じる場合もあります。さらに、多くの業務プロセスを管理するリーダにとっては「誰にどのような作業を依頼しているのか」という担当者の管理・把握が困難になってしまうケースもあります。
紙ベースでの承認が多い
テレワークを導入していても「承認作業においては捺印が必要」など、紙ベースの業務プロセスが根強く残っている企業・団体は多いようです。このような組織においては、テレワークをおこなっているメンバが、承認プロセスのためだけにオフィスに出勤しなければならないなど、本末転倒な事態を招いてしまう可能性もあります。
上記はテレワークにおける課題の一例ですが、こうしたケースがあてはまる場合、勤怠管理や進捗状況の把握に余計なコストがかかってしまうため、管理者側はあまりテレワークのメリットを実感できないかもしれません。また、承認作業など紙ベースのプロセスが多く残っている組織の場合、働く側もごく限られたプロセスのために出社しなければならず、効率的とはいえない状況が生まれてしまいます。
テレワークは育児や介護との両立がしやすく、持病などがある人にとっても働きやすい環境で仕事ができることから、働く側にとってはメリットを感じやすいワークスタイルといえます。しかし、せっかく導入するのであれば、企業側にとっても業務効率化やコスト削減などのメリットを実感できるようにテレワークを運用したいものです。
テレワークの課題を解決するBPM ツール
上の項で述べたような「テレワークにおける課題」の解決に役立つのが BPM ツールと呼ばれるソフトウェアです。BPM ツールを活用すれば、たとえば下記のような作業を簡単に実行できるようになります。
作業進捗の可視化
BPM ツールでは業務の流れが可視化されるため、作業の進捗管理が容易になります。これは、ツールにアクセスするだけで、「いま誰がどのような作業をしているのか」「作業がどの程度進行しているのか」を容易に把握できるためです。また、メンバそれぞれの業務進捗状況や抱えている仕事の量がひと目で確認できることから、「忙しい人」「トラブルが起きていそうな人」「手が空いている人」などを管理者が判別しやすくなります。
作業アサインの効率化
テレワークでは、上の項でも述べたように、メンバそれぞれの業務進捗状況が把握しづらいため、リーダによる作業のアサインが困難になる場合があります。そこで BPM ツールを活用すれば、進捗状況の把握が容易になり、作業のアサインもスムーズになります。またメンバにとっても、自分が抱えているタスクが明確になるため、作業の優先順位を決めやすくなり、効率的に業務を進めることができます。
ナレッジの共有
テレワークでは、直接的なコミュニケーションが減少することもあり、業務についてのノウハウの共有などが難しくなるケースがあります。こうした場合、BPM ツールには業務プロセスのデータが蓄積されているため、新たにその業務に取り組むメンバは、過去の事例を参考に業務を進めることができます。また、BPM ツールのこうした機能は、新人が業務プロセスを理解するための研修などにも活用できるでしょう。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite でテレワークを効率化
Questetra BPM Suite は、Web 上でワークフローを作成し、業務の流れを「見える化」する BPM ツールです。作成したワークフローは簡単に共有できるほか、描いたワークフローにあわせて自動的にシステムが構築されるため、業務プロセスがスムーズに流れるようになります。
多くの BPM ツールは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はクラウドサービスとして提供されているため、お申し込み後すぐに利用することが可能です。また、導入のコストを抑えられるだけでなく、インターネットに繋がってさえいれば、自宅だろうと移動中だろうと、どこでも簡単にオフィスと同じシステムにアクセスして作業することができるという大きなメリットもあります。こうした特徴を持つクラウド型ワークフローは、まさにテレワークに適したソフトウェアといえるでしょう。
現在、テレワークは多くの企業にとって検討しなければならない大きな流れとなっています。しかし、その導入・運用には勤怠管理や業務進捗状況の把握など、さまざまな課題があるのも実情です。こうした課題を解決し、効果的にテレワークを導入するためにも、まずは着手しやすいプロセスから、無料でスタートできる Questetra BPM Suite を試してみてはいかがでしょうか。