DX 推進に BPM ツールが果たす役割とは？

DX とは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略語であり、もともとは「IT の浸透が人々の生活をより良くしていく」という概念を指す言葉でした。

しかし、近年のビジネスシーンでは、「企業が社会の変化に応じて、デジタル化を手段とした新たなビジネスモデルを創出する」という意味で DX という言葉が使われるようになっています。

国内の状況は？

いまや、DX は企業が躍進するために欠かせない重要なキーワードとまでいわれるようになりました。

しかし国内には、DX の前提となるデジタル化やペーパーレス化すら、なかなか進んでいない現状もあります。たとえば、株式会社 MS-Japan が2020年8月から9月にかけて実施した「経費精算」に関する調査では、約半数にあたる企業が、いまでも「手書き」や「エクセルで作成して印刷」といった紙のプロセスで経費精算をおこなっていることが判明しています。

参考　

進まぬ日本のDX　経費精算システムの導入率は約47%／PR TIMES

国内企業の DX については、政府も2019年に『「DX 推進指標」とそのガイダンス』を作成し、公表しています。同資料の中では、やはり日本企業において DX がいまひとつ進んでいないことが指摘されていますが、その原因としては、

手段が目的になってしまっている
将来に対する危機感が共有されていない
DX を実現するための環境が整っていない

といった理由が挙げられていました。

参考

『DX推進指標』とそのガイダンス＜PDF＞／経済産業省

「デジタル化」を成功させるには

上記の政府の資料でも述べられていますが、DX において「デジタル化」はあくまで手段であり、目的ではありません。

しかし、デジタル化の成功なくして、DX の達成があり得ないのも事実です。たとえば、ペーパーレス化や自動化を実施する際には、「どのポイントをデジタル化するか？」という見極めを正確にしなければなりません。そこで役立つのが BPM の手法です。

BPM（Business Process Management）とは、継続的に業務を最適化すべくアプローチする経営管理の考え方です。

具体的には、業務プロセスを「見える化」（モデリング）して、業務における課題や問題を洗い出し、それらを分析して新たなプロセスを策定・実行します。そして、それが「最適なプロセス」かどうかを継続的に管理・検討します。このように、業務プロセスを現場で実際に運用しながら、恒常的に最適化していくのも BPM の大きな特徴です。

BPM の手法は、業務プロセスを整理・把握・共有するのに適しており、企業が「デジタル化するポイント」を見極める上でも大いに役立ちます。

BPM は部門の垣根を越えて作用する

現場主導で業務改善をおこなう際に、部門の垣根が文字通り障壁となる場合があります。部門間の連携が上手くいっておらず、問題や課題が共有されていない状況では、業務の改善や効率化は狭い範囲にとどまってしまうでしょう。

しかし、BPM によって業務プロセスを「見える化」していれば、プロセスだけでなく、業務上の問題点や課題も部門を越えて共有しやすくなります。こうした作業は、最初から DX を見据えて、全社的にデジタル化をおこなうような場合にも欠かせません。

部門をまたがった自動化や業務効率化を実践する場合、事前にプロセスを「見える化」して共有しておくことは大前提であり、またプロセスを共有することで部門間の連携も強化されるでしょう。

業務プロセスをどうやって「見える化」するか？

BPM で業務プロセスを「見える化」するには、さまざまな表記法があります。

たとえば、国際規格であるBPMN（Business Process Model and Notation）の場合、下図のように工程を角の丸い四角形で表し、それを矢印でつないでプロセスを図式化します。

こうして作成されたワークフロー図では、その作業を「誰がどのタイミングでおこなうのか」といったことや、それぞれがおこなう「仕事の範囲」を視覚的に把握でき、理解しやすくなります。

BPM ツールで「見える化」をよりスムーズに

上の項で述べたようなワークフロー図は、表記法を学習すれば、紙とペンを使っても作成できます。しかし、BPM ツールと呼ばれるソフトウェアを使用すれば、「見える化」に費やす人的コストや手間を削減して、「見える化」の効果を飛躍的に高めることができます。

BPM ツール（BPMS/BPM Suite）は、パソコン上でワークフロー図を簡単に作成でき、作成したワークフロー図に沿って業務を進められるソフトウェアです。

BPM ツールでは、「見える化」した業務プロセスの変更や共有もスピーディーにおこなえます。これは、複数の部門にまたがる業務プロセスを実行する際にも極めて有効な機能です。ほかにも、メンバが抱えている仕事の量や、業務プロセスの中で「いま誰が作業をしているか」といったことが、BPM ツールでは一目瞭然になります。