請求プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

経理担当者にとって、請求書の作成や入金管理は大きな負担となる作業です。

紙ベースの請求書については、作成や送付のコストの大きさが課題となっており、その流れで 近年では Web 請求書を導入する企業も増えつつあります。しかしたとえば、エクセルを使用して請求データの入力から請求書の作成を一括でおこなおうとすると、 VBA などプログラミングの知識が必要となります。

この『請求プロセス』は、「請求データの入力」から「請求書 PDF の生成」、「入金の確認」といった一連のプロセスを自動で進行するワークフローです。業務の受け渡しが自動化されるだけでなく、プログラミングの知識がなくても、請求や入金の管理を一括でおこなえることから、経理担当者の負担を軽減し、人的・時間的コストをカットできるシステムといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:請求プロセス

用途:請求データの入力、請求書の作成、入金確認

作成難易度:低

拡張性・汎用性:入力されたデータを元に PDF ファイルを自動生成、他プロセスからの呼び出しで自動スタート

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 請求から入金確認までを一元管理できる
  • 入力されたデータを元に請求書 PDF を自動生成する

ポイント1:請求から入金確認までを一元管理できる」について

『請求プロセス』の大きなメリットとして、「請求」から「入金確認」までを同じワークフローで一元管理できることが挙げられます。

ワークフローは使う人にとって「わかりやすい」ことも重要なポイントですが、この『請求プロセス』は「請求」と「入金確認」という工程を統合してシンプルにしたものです。人が処理する工程(ヒューマンタスク・ワークフロー内にある青色の角丸四角形)が目立ちやすい構造になっているため、処理担当者はひと目見て「自分がおこなう作業」を簡単に判別できます。

また、初期値では「お支払い期限の翌日12時」に「入金確認」のタスクが担当者に流れるように設定されており、適切なタイミングで担当者は「入金確認」をおこなえます。

ポイント2:入力されたデータを元に請求書 PDF を自動生成する」について

『請求プロセス』では、請求書作成者が入力したデータを元に、請求書 PDF を自動生成します。

本フローは、「注文」「納品」「請求」についての情報を、入力フォームの項目を埋める形で記載する仕組みになっており、入力した数値を元に請求金額も自動で計算します。

また、請求書に添付する定型メッセージも設定できるため、請求書作成の手間は大幅に軽減されるでしょう。

「未入金」に対応する拡張フロー

請求業務において顧客の「未入金」が発生した場合には、社内報告や督促といった新たなプロセスが必要となります。

そこで、たとえば「入金期限の翌日12時」に入金が確認できない場合、

  1. 自動的に関係者にエスカレーションする定型メールが届く
  2. 「督促タスク」を営業担当者に自動で割り当てる
  3. 督促の進捗状況を自動で記録する

といった工程を追加し、『請求プロセス』をベースとした拡張フローを作成することも可能です。

ワークフローが長くなると、それだけプロセスが複雑化してしまうおそれもありますが、業務の現場で実際に運用しながら、こうした改良を重ねていくことも、ワークフローを活用した「業務の最適化」においては重要といえるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

データ更新

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

7

メッセージ開始イベント(HTTP)

・外部システムからのメッセージ(HTTPリクエスト)を受信した際にプロセスを自動起動
・HTTPリクエスト内の受信データを、プロセスデータとして格納する事が可能

8

PDF ファイル生成

・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

9 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値では担当営業・エンドユーザの名前を自動セット

2 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 社内通信 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Correspondence

4 社内通信添付ファイル ファイル 通信に関連するファイルを添付できる q_Files
5 ▼エンドユーザ情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
6 エンドユーザ名 文字(単一行)

エンドユーザの名前を入力(「件名」に自動セットされる)

q_End_User

7

▼注文情報▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

8 担当営業

ユーザ

担当営業の名前を入力(「件名」に自動セットされる)

q_Salesperson

9 注文受領日 日付(年月日) 営業部が注文を受領した日付を入力 q_Date
10 注文書ファイル ファイル

押印済注文書のスキャン PDF を添付(10万円未満は原紙Excelも可)

q_Order
11 サービス内容 選択(セレクトボックス)  選択肢からあてはまるサービス内容にチェックを入れる q_Article
12 サービス納期 日付(年月日)

受注したサービスの納期を入力

q_Delivery

13 ▼納品情報▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
14 開発担当 ユーザ 開発部の担当者名を入力 q_Developer
15 納品日 日付(年月日) サービスの納品日を入力 q_Delivery2
16 検収完了日 日付(年月日) 発注元の検収が完了した日付を入力 q_Acceptance
17 納品物の内容 文字(複数行) 納品物の内容をテキストで入力 q_Contents
18 納品書 ファイル 納品書のファイルを添付 q_Statement
19 検収報告書 ファイル 検収報告書のファイルを添付 q_Acceptance_Report
 20 ▼▼この案件による請求▼▼ ガイドパネル  フォーム上に表示される区切り  
 21 ◆請求先会社名 文字(単一行)  請求先の企業名を入力 q_Company
 22 ◆郵便番号+住所 文字(複数行) 請求先企業の郵便番号と住所を入力 q_Address
23 ◆担当者部署名+氏名 文字(複数行)   請求先企業の担当者の所属部署と氏名を入力 q_Personnel
 24 ◆請求書発行元  文字(複数行) 請求書の発行元となる企業の情報を入力 q_Invoice

 25

請求書発行日 日付(年月日)

請求書の発行日( 原則として「納入物検収日」)を入力

q_Issuance

26

◆請求書発行日表示 文字(単一行)

『請求書発行日』を自動でテキスト化

q_Indication

27 ◆請求書の文書ID 文字(単一行) 請求書の文書IDを生成して自動セット q_Invoice_ID
28 お支払期限 日付(年月日) 支払期限の日付を入力 q_Payment
29 ◆請求書メッセージ上 文字(複数行) お支払期限』を自動セットした請求書メッセージを自動生成 q_Header
30 明細テーブル テーブル 受注したサービスの明細を入力 q_Table
31 小計等の文言1 文字(単一行) 初期値では「小計(税別)」と表示 q_Description1
32 小計1 数値 『明細テーブル』の数値から小計を自動セット q_Subtotal
33 値引等の文言2 文字(単一行)

必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを入力
(通常は空白)

q_Description2

34 値引等2 数値 通常は空白のまま q_Discount
35 消費税等の文言3 文字(単一行) 初期値では「消費税」と表示 q_Description3
36 消費税等3 数値 『明細テーブル』の数値から消費税を算出して自動セット q_Tax
37 総計等の文言 文字(単一行) 初期値では「請求合計」と表示 q_Description_Amount
38 総計等 数値 「小計1」+「値引等2」+「消費税3」の合計を算出して自動セット q_Total
 39 ◆請求書メッセージ下 文字(複数行)  請求書末尾の文章を自動セット q_Message
 40 PDFファイル生成日時  日時 PDFファイルの生成日時を自動セット q_PDF_Date
 41 PDFファイル名 文字(単一行)  PDFファイル名を自動セット q_PDF_Name
 42 PDFファイル  ファイル 

PDFファイルを自動生成してセット

q_PDF
 43 お支払期限の翌日12時  日時  入金確認の締め切り時刻を自動生成 q_Noon
 44 (お支払期限の翌日)   日時 『お支払期限』として入力した日付の1日後を締め切りとしてセット q_Next_Day

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. データ入力/確認 件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル / エンドユーザ名 / 担当営業 / 注文受領日 / 注文書ファイル / サービス内容 / サービス納期 / 開発担当 / 納品日 / 検収完了日 / 納品物の内容 / 納品書 / 検収報告書 / ◆請求先会社名 / ◆郵便番号+住所 / ◆担当者部署名+氏名 / ◆請求書発行元 / 請求書発行日 / ◆請求書発行日表示 / お支払期限 / ◆請求書メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / ◆請求書メッセージ下 ▼社内コミュニケーション▼ / ▼エンドユーザ情報▼ / ▼注文情報▼ / ▼納品情報▼ / ▼▼この案件による請求▼▼ / ◆請求書の文書ID / PDFファイル生成日時 / PDFファイル名 / PDFファイル お支払期限の翌日12時 / (お支払期限の翌日)
2 2. 請求書PDF の確認と印刷 件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル / ◆請求先会社名 / ◆郵便番号+住所 / ◆担当者部署名+氏名 / ◆請求書発行元 / 請求書発行日 / ◆請求書発行日表示 / お支払期限 / ◆請求書メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / ◆請求書メッセージ下 / PDFファイル ▼社内コミュニケーション▼ / ▼エンドユーザ情報▼ / エンドユーザ名 / ▼注文情報▼ / 担当営業 / 注文受領日 / 注文書ファイル / サービス内容 / サービス納期 / ▼納品情報▼ / 開発担当 / 納品日 / 検収完了日 / 納品物の内容 / 納品書 / 検収報告書 /  ▼▼この案件による請求▼▼ / ◆請求書の文書ID / PDFファイル生成日時 / PDFファイル名 お支払期限の翌日12時 / (お支払期限の翌日)
3 3. 入金確認  件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル / PDFファイル ▼社内コミュニケーション▼ / ▼エンドユーザ情報▼ / エンドユーザ名 / ▼注文情報▼ / 担当営業 / 注文受領日 / 注文書ファイル / サービス内容 / サービス納期 / ▼納品情報▼ / 開発担当 / 納品日 / 検収完了日 / / 納品物の内容 / 納品書 / 検収報告書 /  ▼▼この案件による請求▼▼ / ◆請求先会社名 / ◆郵便番号+住所 / ◆担当者部署名+氏名 / ◆請求書発行元 / 請求書発行日 / ◆請求書発行日表示 / ◆請求書の文書ID / お支払期限 / ◆請求書メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / ◆請求書メッセージ下 / PDFファイル生成日時 / PDFファイル名  お支払期限の翌日12時 / (お支払期限の翌日)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

「請求データの入力は面倒、請求書の管理は煩雑」というのがひと昔前の常識でしたが、近年ではWeb 請求書や会計システムの普及により、状況は改善されつつあります。

この『請求プロセス』も、進捗状況の把握や過去データの参照を容易にすることで、請求・入金管理に伴うさまざまな負担を軽減するツールといえます。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。「請求書作成」から「入金確認」までの工程を自動化することで経理業務を効率化する『請求プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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