記事アイデア受付プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

現在、多くの企業がブログや SNS を通じて自社のサービスや製品の情報を発信しています。

こうした、更新のペースが重視されるメディアでは、コンスタントに多くの記事を制作することが必要となります。しかし、ここでネタ切れ内容のマンネリ化といった課題も発生してきます。

この『記事アイデア受付プロセス』は、記事のアイデアを社内から広く収集するためのワークフローです。

基本は「社員がアイデアを投稿し、編集者に届ける」というワークフローですが、このフローには、特定の部署の社員だけでなく、アルバイトや派遣社員など、ワークフローに参加する ID を持っていない従業員もアイデアを投稿しやすい工夫が盛り込まれています。

『記事アイデア受付プロセス』は、さまざまな人がアイデアを投稿できるようにすることでネタ切れやマンネリ化を防ぎ、アイデアの選別プロセスを自動化することで、記事の制作プロセスをスムーズにするツールといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:記事アイデア受付プロセス

用途:アイデアの収集・選別

作成難易度:低

拡張性・汎用性:メール投稿によってスタートするプロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • メールでアイデアを投稿できる
  • 過去のアイデアがすべて記録される

ポイント1:「メールでアイデアを投稿できる」について

『記事アイデア受付プロセス』では、ワークフローにアイデアを流すだけでなく、メールからも投稿をおこなえます。

メールによる投稿を可能にすることで、ワークフローにログインできない(=ログインする権限を持っていない)人からもアイデアを収集できるのは大きなメリットといえます。特に、ライターやエディター、デザイナーといった専門職においては、派遣社員などの非正規雇用が多い傾向がありますが、こうした人たちもアイデア募集に参加できる体制を簡単に構築できるのが、このフローの強みといえるでしょう。

さらに、編集者からアイデアに対してコメントがあった場合には、投稿者にメール通知がおこなわれるため、投稿者と編集者のやり取りもスムーズです。

また、今回のサンプルはメールでの投稿を想定して作成されていますが、このフローに「公開フォームでの開始」を追加することも可能です。

ポイント2:「過去のアイデアがすべて記録される」について

制作関連の業務においては、「担当者以外は業務のことがわからない」という業務の属人性が問題となるケースがあります。

このワークフローでは過去のアイデアや、そのアイデアについてのやり取りがすべて記録され、こうしたデータに権限のある人なら誰でもアクセスできます。そのため、編集の方針に迷ったときや、新たなスタッフが入ったときには、過去の事例を参考にして業務を進められます。

ちなみに、こうしたデータについては、Google Workspace と連携してGoogle  スプレッドシートに追記したり、あるいは Office365 との連携により Excell に追記したりといったことも可能です。

こうした過去データに対するアクセスのしやすさや検索性の高さ、外部との連携による拡張性の高さは Questetra BPM Suite の特長のひとつといえるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

メッセージ開始イベント(メール)

・外部システムからのメールを受信した際にプロセスを自動起動
・Fromアドレス・メールSubject・本文などを、プロセスデータとして格納する事が可能

7

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

8 コンバータ (Email-Str to Quser)

・文字列型データ(Email文字列)をユーザ型データに変換する
・いずれの登録アドレスにも一致しない場合は変換されない(ユーザ型データ項目は更新されない)
・文字列型データが複数行の場合は先頭行から順に判定し、一致するユーザが発見された時点で更新し終了する

9 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

アイデア名を件名として入力

2 ▼アイデア▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 アイデア 文字(複数行

アイデアの内容をテキストで入力

q_Idea
4 関連ファイル ファイル アイデアに関連する画像などのファイルを添付できる q_File
5 (メールアドレス) 文字(単一行) 送信者のメールアドレスを自動セット q_Email
6 ▼アイデアについてのコメント▼ ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

7 評価 選択(ラジオボタン) アイデアを「あまり参考にならなかった」から「かなり参考になった」まで3段階で評価できる q_Rating
8 ▼アイデアに関連した社内議論▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
9 アイデア投稿者 ユーザ プロセスを開始したユーザを自動セット q_Opinion
10 依頼メッセージ&コメント 掲示板 テキストでやり取りできる掲示板 q_Message

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. アイデア投稿 件名 / アイデア / 関連ファイル / 依頼メッセージ&コメント ▼アイデア▼ / ▼アイデアに関連した社内議論▼ (メールアドレス) / ▼アイデアについてのコメント▼ / 評価 / アイデア投稿者
2 2. アイデアに対するコメント 件名 / 評価 / 依頼メッセージ&コメント ▼アイデア▼ / アイデア / 関連ファイル / ▼アイデアについてのコメント▼ / ▼アイデアに関連した社内議論▼ / アイデア投稿者 (メールアドレス) 
3 3. 問合に回答 件名 / アイデア / 関連ファイル / 依頼メッセージ&コメント ▼アイデア▼ / ▼アイデアに関連した社内議論▼ (メールアドレス) / ▼アイデアについてのコメント▼ / 評価 / アイデア投稿者

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

組織の中で「企画を担当し、アイデアを出す」というのは重要な役割ですが、「アイデアを受け付ける」という業務プロセスは意外と運用されていません。

しかし、特にブログや SNS のように更新頻度が重要とされるメディアの運営においては、組織全体に広くアンテナを張り巡らし、組織として「読者の望む記事」をコンスタントに発信できる体制を維持したいものです。そうした意味で、この『記事アイデア受付プロセス』は、絶好のツールといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。アイデアの収集や選別を効率化し、過去のアイデアの参照も容易にする『記事アイデア受付プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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